Actualizado: 19 julio, 2018 (hace 6 años)
En este editorial mencionamos qué normatividad se debe tener en cuenta para realizar un proceso de auditoría de control interno, y algunos aspectos que deben atender la administración y la persona encargada de ejecutar dicha auditoría, a fin de que pueda agregar valor a la organización.
“se requiere que, a través de la auditoría de control interno, se revisen situaciones que mitiguen el riesgo y permitan identificar aspectos de mejora para las entidades”
La gestión de la nómina, a pesar de ser un proceso de apoyo administrativo en la organización, es un punto vulnerable de las entidades cuando no se atienden situaciones como pagos no autorizados, ineficiente liquidación de pagos a empleados, diferencias injustificadas entre la contabilidad y las declaraciones fiscales, desvío de dineros, y otras situaciones que pueden poner en riesgo el negocio en marcha. Por esto se requiere que, a través de la auditoría de control interno, se revisen situaciones que mitiguen el riesgo y permitan identificar aspectos de mejora para las entidades.
A continuación, mencionamos la normatividad y algunos procedimientos que debe tener presente la persona encargada de realizar la auditoría de control interno:
Normatividad relacionada
Las siguientes son algunas de las principales normas que se deben revisar al momento de realizar una auditoría de control interno, en relación con la gestión y liquidación de la nómina:
Procedimientos de auditoría de control interno
“Determinar si el proceso de nómina se realiza de forma desagregada y no existen sobrecargos de funciones a algún colaborador”
Los siguientes son los principales aspectos que deben tener en cuenta las personas encargadas del control interno de la entidad, en relación con la liquidación y gestión de la nómina:
- Verificar que la entidad cuenta con procedimientos para cada uno de los procesos asociados a la liquidación y gestión de nómina en uno o varios documentos, entre ellos, manual de funciones, manual de procesos, diagramas de flujo u otros, que permitan llevar a cabo la liquidación de nómina de forma exitosa, el registro de información contable de forma fiable y el reporte de información a terceros de forma oportuna. Asimismo, verificar que los procesos hayan sido diseñados teniendo en cuenta los objetivos estratégicos de la entidad.
- Identificar los tipos de contratos gestionados por la entidad con sus colaboradores internos y externos, qué modalidades de contrato sostiene la entidad, y verificar si las condiciones de estos han sido ejecutadas de acuerdo con los lineamientos del Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 789 de 2002 y demás normas concordantes.
- Revisar que la liquidación del salario, comisiones, auxilios, bonificaciones, horas extras, viáticos, recargos nocturnos y demás conceptos se estén calculando de forma adecuada.
- Verificar que el proceso de cálculo y registro de retención en la fuente, los rubros relacionados en la declaración de renta y las demás declaraciones tributarias, responden fielmente a los requerimientos de las normas fiscales del DUT 1625 de 2016, el Estatuto Tributario y demás normas concordantes.
- Revisar que las facturas, certificados de retenciones, reportes de planilla y demás soportes revelen los rubros reconocidos en la contabilidad de la entidad, en relación con aportes parafiscales, prestaciones sociales, seguridad social, gastos de viáticos, entre otros, de acuerdo con los parámetros del DUR 2420 de 2015. De igual manera, revisar que estos rubros estén bien relacionados como deducciones y retenciones ante las autoridades fiscales.
- Revisar los libros contables y conciliar los saldos, de acuerdo con las consignaciones y pagos que se hayan realizado a empleados, cajas de compensación, entidades prestadoras de servicios de salud, aseguradoras u otros terceros con los que la entidad tenga relación en torno a la nómina.
- Evaluar los descuentos que los empleados han autorizado para que se realicen por nómina.
- Identificar si existen embargos por alimentos, o por entidades financieras o fiscales a algunos de los empleados; asimismo, que el tratamiento que lleva a cabo la entidad sea realizado de acuerdo con los lineamientos del Código Sustantivo del Trabajo.
- Determinar si el proceso de nómina se realiza de forma desagregada y no existen sobrecargos de funciones a algún colaborador, verificando que la entidad cuente con los funcionarios idóneos y necesarios para llevar a cabo un adecuado proceso de gestión y liquidación de nómina.
- Evaluar el sistema contable de la entidad en cuanto a su parametrización, y que este satisfaga las necesidades de la entidad en cuanto a registro de información, procesamiento de datos y reporte.
- Evaluar la gestión de los registros de novedades por ausentismos, incapacidad, luto, permiso, calamidades, llegadas tarde, etc.
Material relacionado:
