Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Auditoría de cumplimiento del perfil legal en relación con los trámites ante la Cámara de Comercio


Auditoría de cumplimiento del perfil legal en relación con los trámites ante la Cámara de Comercio
Actualizado: 2 junio, 2016 (hace 8 años)

La auditoría de cumplimiento del perfil legal en relación con los trámites ante la Cámara de Comercio se ejecuta en la primera parte del proceso de auditoría, y está enmarcada en la auditoría general del cumplimiento del perfil legal de la organización que se extiende a los aspectos meramente comerciales.

En el proceso de auditoría el profesional contable debe, al finalizar la planeación del encargo de auditoría, iniciar con los primeros procedimientos, entre los que se podría destacar la revisión del perfil legal de la organización, en la que se deben considerar diversas áreas, tales como la comercial, arancelaria y todas aquellas que estén relacionadas directamente con la actividad que desarrolla la organización.

Para la revisión del cumplimiento del perfil legal comercial cada profesional contable debe haber dejado estipulado en la planeación tanto el alcance como los objetivos y, por tanto, determinar los procedimientos analíticos necesarios para el cumplimiento del encargo de auditoría.

“Revisar la inscripción, actualización y vigencia del revisor fiscal principal y suplente con el respectivo comprobante de la aceptación por parte de los profesionales”

A continuación se señalan algunos criterios bajo los que se debe ejecutar la revisión del cumplimiento legal de la organización respecto a las obligaciones que se tienen ante la Cámara de Comercio:

  • Constatar la renovación oportuna del registro mercantil, lo que significa que el trámite se haya realizado dentro de los tres primeros meses del año en curso y que se hayan reportado las modificaciones necesarias para que el documento se determine como actualizado.
  • Revisar la fecha del último certificado expedido por parte de la Cámara de Comercio de la jurisdicción a la que pertenece la empresa a fin de cotejar la vigencia del mismo.
  • Revisar las últimas reformas estatutarias por medio de las escrituras públicas expedidas por la notaría ante la cual se registró la modificación; si la sociedad se constituyó por documento privado en virtud de la Ley 1014 del 2006, la reforma se podrá hacer por documento privado, a menos que los estatutos expresen algo diferente.
  • Contrastar las reformas estatutarias con las actas en las que se aprobaron las reformas y certificar que se cumplieron con las autorizaciones requeridas dependiendo del alcance e impacto de la reforma.
  • Verificar que los datos contenidos en la matrícula mercantil correspondan a la realidad de la entidad, tales como dirección, ciudad, e-mail, entre otros.
  • Definir la concordancia de los datos de los socios registrados y la realidad de los mismos, es decir, que la totalidad se encuentren registrados y que los nombres correspondan al registro de los documentos de identidad, en contraste con el acta por medio de los que fueron nombrados.
  • Revisar la inscripción, actualización y vigencia del revisor fiscal principal y suplente con el respectivo comprobante de la aceptación por parte de los profesionales o la firma relacionada en dicha inscripción.
  • Analizar la actividad económica que ha desarrollado la empresa durante el último período de operación a fin de definir si corresponde a la actividad que se encuentra inscrita formalmente.
  • Comparar la vigencia registrada de la organización ante la Cámara de Comercio, relacionada en el certificado, y la situación actual de la organización a fin de determinar que no se encuentra inmersa en ninguna de las causales de liquidación dispuestas en el artículo 457 del Código de Comercio.
  • Identificar las limitaciones de la actuación del representante legal, a fin de evaluar si sus actuaciones se han enmarcado en los límites determinados para la ejecución de sus funciones; por ejemplo, el monto de las inversiones, contratos y convenios: es importante que se defina si los límites están relacionados con el giro normal de la organización con las operaciones extensivas.
  • En todas las empresas se debe determinar que el capital que ha sido registrado corresponda a la información contenida en los estados financieros y en las demás revelaciones contables. Para el caso de las sociedades por acciones es importante tener especial cuidado en cada una de las partidas registradas ante la Cámara de Comercio a fin de determinar que no se hayan hecho cambios sin registrar.
  • Revisar el registro oportuno de las actas del máximo órgano de dirección de la organización a la Cámara de Comercio de su jurisdicción.
  • Verificar que las actas cumplan con los mecanismos de control dispuestos por la empresa, es decir, que cuenten con las firmas requeridas para la validación y aprobación del contenido de las mismas.
  • Identificar los folios anulados y realizar el seguimiento para determinar que el proceso se ha ejecutado de manera adecuada en concordancia con los protocolos que la entidad ha dispuesto.
  • Revisar el correcto almacenamiento de las actas del organismo directivo, de modo que se facilite la consulta y el seguimiento a las decisiones y disposiciones generales de dicho órgano.
  • Hacer pruebas específicas de las actas en las que se ha autorizado la distribución de dividendos, de modo que sirvan como una prueba material y de importancia relativa para determinar el cumplimiento de los controles internos.
  • Cotejar la información reportada ante la Cámara de Comercio a través del registro mercantil y lo presentado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN–, es decir con el RUT, siempre que se cuente con la evidencia de que los dos documentos han sido oportunamente actualizados.

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