Auditoría interna, la mejor respuesta ante el fraude empresarial

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  • Publicado: 2 octubre, 2014

Auditoría interna, la mejor respuesta ante el fraude empresarial

En época de crisis económica en muchas empresas se pueden llegar a presentar fraudes. Por esta razón, la figura de la Auditoría Interna cumple un papel muy importante para evitarlos. Prevenga algo que en el futuro podría lamentar. Lo más triste de todo es que Colombia es el país de América Latina donde más fraude empresarial se presenta.

Aunque este año el país dejó la primera casilla del escalafón que tenía en el 2012, según la Encuesta global de Fraude EY, para pasar a la sexta posición entre 59 países; en América Latina, Colombia continúa liderando entre los países donde más fraude empresarial se presenta.

En la Encuesta de Fraude 2014, el 40% de los encuestados consideran que el soborno y la corrupción son comunes en el sector empresarial. En el caso Colombia, 71% de los encuestados se refirió a la existencia de prácticas antiéticas, como ofrecer regalos personales para ganar o retener negocios, y alterar los resultados financieros de las compañías, entre otras prácticas.

Como lo publica El Tiempo, los empresarios que participaron en el estudio perciben que el fraude en el sector empresarial se da en todas las escalas laborales. El 27% de los presidentes de compañías piensa que el soborno ocurre de forma frecuente en su país, mientras que uno de cada 10 ejecutivos dijo que en los últimos dos años había tenido casos en sus propias empresas.

Un 45% de las organizaciones no está mitigando los riesgos mediante la implementación de una línea ética, y menos del 50% de los entrevistados ha participado en entrenamientos de fraude, antisoborno y anticorrupción.

Auditoría, a tomar cartas en el asunto

El departamento de Auditoría es el llamado a tomar cartas en el asunto, en toda empresa, cuando se trata de combatir fraudes. Los hay Internos y Externos, pero las estadísticas indican que el tener un personal que trabaje y conviva dentro de la empresa es mucho mejor que uno externo.

Los Auditores Internos trabajan de la mano con la alta gerencia de la empresa para realizar un seguimiento a posibles conductas fraudulentas, en lugar de esperar que estas situaciones lleguen a sus manos a través de un informe. Los ejecutivos corporativos, comités de auditoría, y los inversores están al tanto de los beneficios que la experiencia de los auditores internos puede aportar en las iniciativas anti-fraude.

Libardo Bueno, Socio de Advisory Services de Ernst & Young, asegura en Dinero que “las organizaciones deben contar con esfuerzos adicionales para la detección del fraude basados en controles de los factores de riesgo y la utilización de pruebas de datos de análisis como la detección de fraude basada en el triángulo de vulnerabilidad, teoría desarrollada en los años 50 por el Dr. Ronald R. Cressey, para quien factores como: incentivo/presión, racionalización y oportunidad, son los elementos que motivan a los empleados a incurrir en acciones fraudulentas, y a su vez juegan un papel fundamental en la identificación, disuasión y detección de las mismas”.

Para Elkin Enrique Montoya, Director de Gestión en Economía Solidaria es muy importante contar con un grupo humano y no simplemente ‘casarse’ con una persona. «Cuando los procesos en la empresa son ejecutados por una sola persona, por motivos de confianza, se pueden llegar a presentar los fraudes. Cuando se le entrega una responsabilidad a una sola persona, esta se vuelve necesaria y esto es malo».

‘Modus operandi’ a la hora de los fraudes

Para Daniel Jorge Biau del Banco de la Nación Argentina existen dos ‘modus operandi’ a la hora de hablar de fraudes. Uno es en relación al dinero o bienes de la entidad: fraude por personal de la entidad, fraude por terceros, fraude por una combinación de ambos, robo liso y llano, corrupción. El otro, es en relación a la información de la entidad: fraude a la confidencialidad, engaño a terceros con información de la entidad, uso de información privilegiada

Además se puede presentar inexistencia o incumplimiento del Control Interno, desorden y/o atraso contable-operativo, desconocimiento o desprecio por la seguridad de los medios informáticos, exceso de confianza entre los miembros de la Organización, convivencia entre dos o más personas de la organización y/o con terceros ajenos a la misma y, relajación de las costumbres y pérdida de cultura organizacional y del sentido de pertenencia.

10 señales de posible fraude

  1. Alteración de documentos
  2. Pagos duplicados
  3. Partidas pendientes en conciliaciones bancarias
  4. Empleados en la nómina que no suscriben beneficios
  5. Faltantes en mercaderías entregadas
  6. Quejas de clientes
  7. Cancelaciones inusuales de cuentas por cobrar
  8. Gastos o reembolsos irracionales
  9. Faltantes o sobrantes de caja
  10. Excesivas anulaciones de créditos

Prevenga el fraude

  • Revisiones analíticas: Los Estados Financieros de toda empresa pueden ser afectados por fraude, cuando se comienzan a manipular las cuentas para que estos sean ocultados. Los delincuentes pueden estar comprometidos, creando patrones erráticos en saldos de cuentas. A través de un análisis financiero, los auditores internos pueden revelar relaciones inesperadas o la ausencia de relaciones que debieron estar presentes.
  • Revise los contratos: Esto puede ayudar a identificar posibles fraudes contractuales, incluyendo sobornos o conflictos de intereses. Ocurren cuando un proveedor toma fraudulentamente ventajas de un contrato para tener ganancias ilegales. También puede involucrar una conspiración entre personal de la entidad y proveedores.
  • Estudie las referencias de los empleados: Realizando chequeos de referencia a los empleados se puede reducir el riesgo a robos y conductas fraudulentas. Muchos empleados deshonestos pueden, antes de cambiar de trabajo, defraudar a la empresa por millones de dinero. Por esta razón, hay que revisar con teléfono en mano las referencias.
  • Que el control interno de su empresa no sea una debilidad: Los auditores internos tienen una muy buena posición a la hora de reconocer los riesgos relacionados con fraudes, y emitir medidas. Los controles deben ser comprobados y deben asegurarse que los requerimientos legales sean cumplidos.
  • Análisis económico de las amenazas de espionaje: Toda empresa debe hacer un análisis mediante el cual las amenazas se conviertan en activos intelectuales. Hay que preguntarse cómo los activos que se tienen pueden ser objeto de fraude. Para las entidades involucradas con comercio electrónico y tecnología, hay que hacer una evaluación de la exposición al espionaje económico, que involucra el robo y el abuso de los secretos comerciales y de la información confidencial del negocio.
  • Cuide de sus sistemas de información: Cuando se manipulan datos se pueden registrar entradas falsas al sistema. Por eso es recomendable que constantemente se cambie de claves y códigos. Personas claves deben tener acceso a cierta información, ya que las memorias USB se pueden llegar a convertir en el mejor amigo de los fraudulentos.

Realizar inadecuadamente el reporte de información exógena o no presentarlo,
puede ocasionar cuantiosas sanciones hasta de 15.000 UVT ($534.105.000 por el año gravable 2020)

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