Autorización de numeración de facturación: 28 pasos para su solicitud

Para solicitar la numeración de facturación se debe tener actualizado el RUT poniendo especial cuidado en los ítems: nombre o razón social, dirección, responsabilidad para facturar y establecimientos de comercio. Recuerde que desde el 1 de julio de este año el proceso deberá realizarse de forma virtual.

El artículo 6 de la Resolución 000055 de julio de 2016 dispuso que a partir de julio 1 de 2017 todos aquellos contribuyentes que deban realizar trámites de autorización, habilitación o inhabilitación de numeración de su facturación únicamente lo podrán hacer de forma virtual; proceso que se hace obteniendo previamente en la DIAN la respectiva firma electrónica lanzada en noviembre de 2016.

Este mismo artículo dispone que al momento en que se requiere solicitar la autorización de numeración de facturación se tendrá que adjuntar una certificación de que el solicitante sí tiene activa una cuenta (corriente o de ahorros) en el sistema financiero colombiano.

Para efectuar los trámites de autorización, habilitación y o inhabilitación de la numeración de la facturación, la DIAN tiene diseñado desde el año pasado, dentro de su plataforma MUISCA, el servicio virtual denominado “Numeración de facturación”.

A continuación, describimos los pasos sobre cómo funciona este servicio.

Verificación del sistema

1. Ingrese al portal www.dian.gov.co.
2. Para utilizar los servicios en línea es necesario realizar el proceso de verificación del sistema, haciendo clic en otros servicios y en la opción “Verificar su sistema para firma”.
3. El sistema verifica que se cumpla con los requisitos mínimos para la realización del procedimiento de firma.

Autenticación

4. Se debe autenticar ingresando la cuenta de usuario registrada. El proceso de autenticación implica que la DIAN tiene previo conocimiento sobre la persona que ingresa al portal y del tipo de servicios disponibles para ella. Para ingresar a los servicios se debe tener una cuenta de usuario creada y habilitada.Para consultar la información relacionada con la creación y habilitación de la cuenta de usuario se debe ver la cartilla Habilitación de cuenta para acceso a los Servicios en línea de la DIAN.
5. Dé clic en Usuarios Registrados, ingrese los datos de su cuenta de usuario registrado en los servicios en línea de la entidad, seleccione a nombre propio si es persona natural, o NIT si es persona jurídica, según el caso.
6. Una vez registrada su información, en la pantalla del menú inicial seleccione la opción Numeración de facturación. Cabe recordar que para solicitar la numeración de facturación debe tener actualizado el RUT, especialmente en lo relacionado con nombre o razón social, dirección, responsabilidad para facturar y establecimientos de comercio.
7. Dé clic en la opción de Numeración de facturación; una vez se despliegue el menú se seleccionaSolicitar numeración de facturación.
8. El sistema generará un aviso, información del contribuyente y recordatorio de vencimiento, siga las instrucciones.
9. En el siguiente pantallazo verá si tiene autorizaciones próximas a vencer.

Solicitud de numeración de facturación

10. Seleccione la solicitud de numeración de facturación. Autorizar Rangos.
11. Para realizar el trámite de autorización, el sistema le indica que debe registrar los datos de una cuenta bancaria del obligado a facturar para continuar con la solicitud.
12. Digite la entidad financiera, de clic en consultar, elija el tipo de cuenta, ahorros o corriente, y registre el número de cuenta.Para finalizar exitosamente, dé clic en Autorizar Cuenta.
13. El siguiente paso es la solicitud de un nuevo rango o ampliación de un rango consecutivo existente de numeración de facturación. Los obligados a facturar que posean más de un establecimiento, sede, oficina o lugares donde desarrolle su actividades económicas, deberán indicar para cada uno de ellos prefijos numéricos, alfabéticos, alfanuméricos, los cuales no debe exceder más de 4 dígitos.
14. Se debe elegir la modalidad para emitir las facturas:

• Factura por talonario o papel: pre impreso por medios litográficos o tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar conforme los requisitos legales de la factura.
• Factura por computador: emitida por medio de un software, donde interactúa la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta o servicio, entre otras, la emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, etc.
• Factura pos: máquina registradora de hardware y software que interactúa permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta.

15. Para este ítem, el nombre establecimiento carga de manera automática, conforme los que tenga inscritos en la hoja 6 del RUT.
16. Una vez registrada la información de prefijo, rango desde, rango hasta, tipo de facturación y establecimiento(s), se desplegarán tres opciones:

• Agregar: cuando la información fue plasmada correctamente.
• Limpiar: si debe realizar cambios a la información o corregirla.
• Salir: si se desiste del trámite.

17. Una vez registrada la información dé clic en agregar. Aparece un resumen de dicha información. Si la información es correcta se generará el formato 1302 en borrador.
18. Ahora, si al verificar la información esta posee errores o se debe editar podrá devolverse para hacer los cambios respectivos.
19. Aparece una pantalla que le permite ver el documento y posteriormente aceptarlo.
20. Verifique que los rangos registrados sean correctos conforme a la solicitud.
21. Al dar clic en Aceptar, nos habilita el botón “Definitivo».

Formatos 1302 y 1876

22. Una vez se da clic en la opción Definitivo, aparece un recuadro para firmar el formato 1302. Se adjunta el mecanismo digital y contraseña.
23. Seguidamente, en la pantalla se muestra si el cliente es nuevo para seleccionar el tamaño económico; elegir la opción de acuerdo al tamaño de la sociedad y luego aceptar.
24. En la siguiente pantalla se visualiza el formato 1302. Si da clic en Aceptarlo remite a la pantalla inicial para firmar el formato 1876. Recuerde que el trámite no finaliza hasta que firme el formato 1876“Autorización de numeración de facturación”.
25. Se visualiza el formato 1302 en definitivo.
26. Al dar clic en Aceptar, remite a la pantalla inicial para firmar el formato 1876. Dé clic en Firmar.
27. Una vez se da clic en la opción Firmar, aparece el recuadro para firmar el formato 1876.
28. Una vez firmado el documento se genera elformato 1876 “Autorización numeración de facturación”.

La DIAN limitará la vigencia y cantidad de numeración de facturación según el artículo 684-2 del ET y la Resolución 000055 de 2016, con base en parámetros de volumen de operaciones, patrimonio, actividad económica, establecimientos, etc.

* Con información de la DIAN.

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