Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Backup de información contable no puede exigirse si el software no es de su propiedad


Backup de información contable no puede exigirse si el software no es de su propiedad
Actualizado: 28 abril, 2017 (hace 7 años)

Puede resultar común, más no recomendable, que algunas entidades o pequeños comerciantes no obtengan un software contable y su información sea depositada en uno adquirido y controlado por un contador público o asesor contratado para tal fin.

Bien sea por obligatoriedad, por utilizar la técnica contable para la construcción de la información financiera de la entidad, o ambas, la utilización de un software de contabilidad posibilita una estructurada recopilación de la información financiera y su presentación en los estados financieros tanto de carácter general como especifico que sean requeridos por los usuarios de la información.

El numeral tercero del artículo 19 del Código de Comercio establece como una de las obligaciones del comerciante llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. Cabe recordar que la condición de comerciante, bien sea persona natural o jurídica, se da en función de la habitualidad de la realización de algunas de las actividades económicas que la ley considera como mercantiles, algunas de estas definidas en el artículo 20 de dicho código.

Frente a la obligación del comerciante de llevar contabilidad, una de las disposiciones generales sobre este registro de la información financiera se encuentra contenida en el artículo 48 del Código de Comercio. Este artículo, establece que todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general de acuerdo a las disposiciones del Código  y demás normas aplicables, además se contempla la utilización de sistemas que facilitarían la guarda de su archivo y correspondencia.

“de no adquirir dicho software a título propio y permitir la utilización de uno a través de un tercero, la entidad ostentaría un alto riesgo en cuanto a la pérdida de información”

Gestionar un proceso contable en las organizaciones, como lo indica el artículo que venimos tratando, puede requerir la utilización de un software que facilite la labor; ahora bien, adquirir uno de estos sistemas, implicará una inversión para que una casa de software dé la licencia respectiva para su uso. Si bien en el mercado existen múltiples gamas de software adaptándose a las condiciones de las entidades (tanto de complejidades, como de precio) hay que tener presente que de no adquirir dicho software a título propio y permitir la utilización de uno a través de un tercero, la entidad ostentaría un alto riesgo en cuanto a la pérdida de información, puesto que no se podrá exigir un backup de la información registrada en este sistema de no poseer la titularidad del mismo.

Dicha posición es respaldada por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en cuyo Concepto 270 de 2017 resolvió una inquietud frente a la exigencia que le hacía una entidad (propiedad horizontal) a la persona que había contratado para administrarla de suministrar un backup de la información del software contable que por iniciativa propia adquirió el contratado.

En concepto del CTCP, al encontrarse dicho software a nombre de la persona contratada y no de la entidad, este no tiene tal obligación. Así pues, la entidad conservará únicamente los documentos que soportaron las transacciones, así como los informes que antes de la fecha de finalización del contrato pudieron haber sido suministrados, mas no podrá contar con un respaldo de la información registrada en el software contable.

Como se puede observar, para evitar traumatismos y contratiempos, resulta pertinente que la entidad que tenga o desee llevar contabilidad adquiera para sí un sistema contable que se ajuste a las características y necesidades de la información financiera contando con las licencias, pero, sobre todo, con la titularidad respectiva.

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