Bancos deben guardar pruebas de consignaciones por período mínimo de 5 años

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  • Publicado: 12 octubre, 2015

Bancos deben guardar pruebas de consignaciones por período mínimo de 5 años

Las entidades financieras deben guardar y conservar los soportes de consignaciones hechas por los usuarios para garantizarles el derecho a consultar y solicitar dicho soporte, por lo que deben conservarlas mínimo 5 años.

“Contar con la prueba de una transacción por determinado tiempo es un derecho que tienen los usuarios del sector financiero.”

Contar con la prueba de una transacción por determinado tiempo es un derecho que tienen los usuarios del sector financiero. La obligación de conservar los soportes de consignación se debe a que hacen parte de la contabilidad de la entidad financiera. Transcurridos 5 años, la entidad puede destruir los documentos, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta.

Las entidades financieras por disposición de los artículos 51 y 53 del Código de Comercio tienen la obligación de guardar y conservar todos los libros y archivos inherentes a su actividad y operación comercial. Deber también, consagrado en el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero -EOSF- donde dispone que dichos archivos y documentos deben ser conservados por un término de 5 años y que pasado dicho tiempo, puede ser destruido siempre que se garantice por medios técnicos su registro y reproducción exacta:

“Artículo 96. Conservación de Archivos y Documentos. Los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria deberán conservarse por un período no menor de cinco años (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta”.

La Superintendencia Financiera, en su Concepto 2013018316-001 del 2013, expone que la obligación que tienen las entidades vigiladas de conservar dentro de los archivos y documentos, también se aplica a todos los soportes de consignaciones hechas por los usuarios, pues tienen una relación directa con la actividad de la entidad bancaria, ya que son materia de soportes contables, expone:

“(…) los soportes de las consignaciones permiten documentar los depósitos realizados por los clientes y en esa medida, hacen parte integral de la contabilidad de las entidades vigiladas; razón por la cual, éstas deben aplicar la precitada disposición referente a la conservación de archivos”. 

Es decir que los soportes de consignaciones hechas por los usuarios deben ser guardados y conservados por las entidades bancarias por un término de 5 años desde su asiento, y al transcurrir este tiempo puede destruirlos siempre y cuando se puedan reproducir exactamente (escaneados, microfilms).

Esta medida garantiza la protección de los derechos de los usuarios y consumidores financieros, Ley 1328 del 2009, la cual ordena a las entidades financieras suministrar al cliente la información oportuna y suficiente sobre los productos financieros, constancias de estados y condiciones específicas de las cuentas e informar a los consumidores sobre todos sus derechos, obligaciones y costos.

Por su parte, respecto de la destrucción de los soportes de consignaciones, la Superintendencia recuerda que el artículo 96 del EOSF impone la obligación de asegurar su reproducción por un medio técnico adecuado, y para poder ser destruidos, debe transcurrir un período no menor de cinco años desde la fecha del último asiento, garantizando por supuesto, la reproducción de estos.

Por todo lo anterior, si usted como usuario solicita el soporte de una consignación, la entidad financiera tiene el deber de suministrar la información y el soporte de forma efectiva y sin excusas, pues tiene la obligación legal de hacerlo.

Si aun existiendo la orden expresa de suministrar toda la información y soportes de la consignación, la entidad financiera se niega a hacerlo, puede acudir al Defensor del Cliente de la entidad vigilada, o presentar una queja ante la Superintendencia Financiera, para que con ello, la entidad supervisora inicie una actuación administrativa contra la entidad vigilada.

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