Buenas prácticas para auditar la toma física de inventarios de fin de año – Auditool

Objetivo

De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), vigente a partir del 1 de enero de 2010,  el objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de la existencia y condición del inventario.

Requisitos según la guía 501

El inventario es un rubro de importancia relativa en los estados financieros, el auditor deberá obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condición del inventario por medio de:

a) Presencia en el conteo físico del inventario, a menos que no sea factible para:

i) Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para registrar y controlar los resultados del conteo físico del inventario

ii) Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración

iii) Inspeccionar el inventario

iv) Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la compañía; y

b) Realizar procedimientos de auditoría sobre  las cifras de los registros finales del inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario.

Responsabilidad

La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo. La responsabilidad del auditor es evaluar y observar los procedimientos físicos del cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico.

Buenas prácticas para auditar la toma física de inventarios de fin de año

a) Procedimientos previos al inventario

1. Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras. Es recomendable solicitar y revisar el instructivo en los días previos al inventario. Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades por parte del auditor que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna

2. Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo

3. Verificar si la compañía tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser así, asegurase que este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles faltantes

4. Realización de un recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciación del conteo

5. Verificar que el inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación, se encuentra debidamente identificado y separado

6. Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario)

7. Verificar que las  planillas del conteo están pre numeradas, en caso que no lo estén, determinar las implicaciones para la efectividad del conteo

8. Verificar la correcta estructuración de los grupos de conteo en donde se asegure una adecuada segregación, es decir que cada equipo de conteo incluya personal que no tiene a su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo de conteo debe incluir una persona que esté familiarizada con el inventario. Ejemplo: personal de compras

9. Verificar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas

10.  Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y verificación de lo adecuado del mismo

b) Procedimientos durante la ejecución del inventario

11.  Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones

12.  Verificar  la correcta supervisión de los equipos de conteo

13.  Verificar que no existan espacios vacios entre los ítems que se están contando

14.  Cuando el inventario está empacado, el Auditor puede solicitar la apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado

15.  Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de las  existencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor. El tamaño de la muestra debe ser directamente proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamaño de la muestra

16.  Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su conteo, puede incluir una muestra de inventario que se encuentra en la bodega y verificar que  está  registrado en el Kárdex

17.  Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la bodega

18.  Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes.

19.  Identificación y cuantificación  del inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación

c) Procedimientos finales del inventario

20.  Determinación de las diferencias entre el primer y segundo conteo

21.  Verificación de la ejecución de tercer conteo por personal diferente al que ejecutó el primer y segundo conteo

22.  Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kárdex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes.

23.  Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kárdex y el inventario físico en los estados financieros. Las diferencias deben ser adecuadamente soportadas por el personal que custodia el inventario y el ajuste autorizado por una persona de nivel adecuado que no tenga a su cargo la custodia del inventario

24.  Verificación de la conciliación del Kárdex valorizado y el libro mayor

25.  Con base en el inventario dañado, obsoleto, descontinuado o de lenta rotación, identificado en la toma física de inventarios, se debe determinar la provisión de inventarios que debe quedar a 31 de diciembre

Autor:

Vladimir Martínez R.
Director de www.auditool.org
Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
Bogotá D.C. / Colombia
vladimir.martinez@auditool.org
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