Buenas prácticas para la elaboración de papeles trabajo del auditor – Auditool

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  • Publicado: 25 octubre, 2010

Vladimir MartínezDe acuerdo con la Norma Internacional de Control de Calidad (NICC) emitida por la International Federation of Accountants  (IFAC), el quinto elemento de un sistema de control de calidad contempla la inclusión de políticas y procedimientos relacionados con la forma en la que se deben ejecutar los trabajos, de modo tal que se asegure que se hacen uniformemente y con calidad. En la primera y segunda parte,  presentamos algunos puntos importantes a la hora de ejecutar los compromisos. Continuamos con los siguientes puntos:

h) Todo el trabajo de auditoría debe ser adecuadamente documentado y soportado con evidencia valida y suficiente

NIA 230 Documentación de la Auditoría

De acuerdo con la NIA 230 se ha definido el siguiente objetivo.

El objetivo del auditor es preparar la documentación que proporciones:

a) Un registro suficiente y apropiado de las bases para el dictamen del auditor; y

b) Evidencia de que la auditoría se planeo y realizó de acuerdo con las NIA y con los requisitos legales y regulatorios que sean aplicables

La NIA 230 define la forma, contenido y extensión de la documentación de la auditoria

La forma, contenido y extensión de la documentación de la auditoria depende de factores como:

  • El tamaño y la complejidad de la entidad
  • La naturaleza de los procedimientos de auditoría por realizar
  • Los riesgos identificados de representación errónea de importancia relativa
  • La importancia de la evidencia obtenida de la auditoria
  • La naturaleza y extensión de la excepciones identificadas
  • La necesidad de documentar una conclusión o la base para una conclusión no fácilmente determinable con la documentación del trabajo realizado o la evidencia obtenida de la auditoria.
  • La metodología y herramientas de auditoría empleadas

Igualmente la NIA 230, aclara que la documentación de auditoría puede registrarse en papel o en medios electrónicos o de otro tipo.

Beneficios de una buena documentación:

La mayoría de las auditorias actuales no realizan un proceso formal de documentación de su trabajo. Es importante resaltar que este es un factor crítico de éxito en la protección y generación de valor en nuestros clientes. Algunos beneficios:

  • Acumulación de conocimiento del cliente
  • Fácil transición en caso de realizar algún cambio en el equipo de trabajo
  • Puede proporcionar evidencia suficiente y adecuada en caso que el trabajo del auditor sea cuestionado por terceros
  • Permite documentar aquellos aspectos clave a los que el auditor debe realizar seguimiento continuo.
  • Ahorro de tiempo en la ejecución de de la auditoría del año siguiente
  • Permite la supervisión y revisión continua del trabajo
  • Permite realización de auditorías de calidad por parte de miembros internos o externos.
  • Permite al auditor mantener un enfoque disciplinado del trabajo

Buenas prácticas en la elaboración de papeles trabajo del auditor

o Cada papel de trabajo debe contener como mínimo, objetivo, procedimientos, resultados y conclusiones.

o La documentación debe responder a los objetivos planteados

o La documentación debe quedar totalmente amarrada con sumarias, anexos u otros papeles

o La documentación debe ser completa, concreta, fácil de entender y no redundante.

o En caso de un litigio ese papel puede ser utilizado como defensa nuestra

o Cualquier persona la puede entender. (Ejemplo: un abogado). «los papeles de trabajo deben hablar»

o Los papeles de trabajo en cada fase de auditoría son finalizados y revisados de forma oportuna

o Es recomendable la existencia de políticas para efectuar revisiones de calidad del trabajo efectuado antes de que se entreguen los reportes

o La documentación debe quedar firmada por la persona que la elabora y la persona que la revisa con la fecha en la que se completó cada trabajo.

o Todos los temas deben quedar totalmente cerrados

o El papel de trabajo debe permitir reconstruir la prueba

o Los papeles que anexamos deben ser realmente relevantes.

o En la documentación no es necesario incluir los borradores de papeles de trabajo y de estados financieros, notas que reflejen razonamientos incompletos o preliminares.

o Los hallazgos deben quedar en los respectivos papeles de trabajo (diferencias de auditoría, recomendaciones, temas críticos, etc.)

o La evidencia de revisión de impuestos, certificaciones, y otros requerimientos es archivada y está disponible en caso de que surjan reclamaciones

o La documentación del auditor debe quedar almacenada en medios electrónicos o papel.

o Deben existir políticas de archivo y retención de los papeles de trabajo que se utilizaron para documentar el reporte emitido

Aquí finalizamos la sexta  parte de este artículo. En nuestra próxima entrega, continuaremos con este tema.

Hasta pronto,

Vladimir Martínez R.
Director de Auditool.org
Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
vladimir.martinez@auditool.org
www.auditool.org

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