Cambios en el documento factura – Gabriel Vásquez Tristancho

Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

Cambios en los documentos físicos

Mediante Ley 1231 de julio de 2008 se cambió la “legislación comercial” sobre las facturas y por tanto en la mayoría de los casos, los documentos físicos utilizados en las empresas deberán ajustarse para cumplir con los nuevos requisitos exigidos.  Primero, se sugiere realizar un inventario físico de los talonarios sin utilizar o en blanco, los que están en uso, el tiempo estimado de su consumo y tomar la decisión de destruir los documentos que no se irían a usar, si se quisiera aprovechar la nueva Ley, o si se dejan los que están en uso hasta su finalización y evaluar los efectos de cada alternativa. 

La decisión de no cambiar los documentos en uso, por razones de economía o de logística, tiene efectos jurídicos en lo comercial mas no en lo tributario. Sobre este tópico, la norma estableció que las facturas cambiarias de compraventa de mercancías y de transporte, libradas bajo el imperio de la legislación que se deroga, subroga o modifica, conservarán la validez y los efectos reconocidos en dicha legislación.

La Ley 1231 comenzará a regir tres meses después de su promulgación que fue el 17 de julio de 2008, por lo que el nuevo diseño o modelo de factura con los cambios en los documentos físicos y/o  programas de computador cuando se elaboren por este medio, habría plazo para su implementación hasta el 18 de octubre de 2008.

Los requisitos del documento denominado “factura”, que deben ser cumplidos en su “totalidad”, son los siguientes: 1) La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673 del Código de Comercio. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión. 2) La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley. 3) El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

Los demás requisitos fiscales exigidos, especialmente en el artículo 617 del Estatuto Tributario y 621 del Código de Comercio, continúan vigentes.

Cambios en los sistemas de información

El sistema de información contable y en especial el subsistema de cartera, deberá ser revisado y modificado para que cumpla con los siguientes parámetros de negociación, cuando el pago haya de hacerse por cuotas, por cuanto las facturas contendrán además: 1. Numero de cuotas; 2. La fecha de vencimiento de las mismas; 3. La cantidad a pagar en cada una.

Los pagos parciales se harán constar en la factura original y en las dos copias de la factura, indicando así mismo, la fecha en que fueren hechos y el tenedor extenderá al deudor los recibos parciales correspondientes. No obstante, podrán utilizarse otros mecanismos para llevar el registro de los pagos, tales como registros contables o cualquier otro medio técnicamente aceptado.

En caso de haberse transferido la factura previamente a los pagos parciales, el emisor, vendedor, prestador del servicio o el tenedor legitimo de la factura, deberán informarle de ellos al comprador o beneficiario del servicio, y al tercero al que le haya transferido la factura, según el caso, indicándole el monto recibido y la fecha de los pagos.

Estos controles en estricto sentido no son documentales sino informáticos. Pretender llevar un registro manual de todos los abonos de un sistema de financiación de cartera comercial a nivel nacional, sería una debilidad de control interno muy alta, por los riesgos inherentes al procesamiento de altos volúmenes de información, mediante instrumentos no idóneos tales como hojas de Excel.  Por tanto, lo que se verá en las facturas como documentos físicos, serán simples salidas del sistema de información.

En caso de negociación o “factoring”, adicional deberá llevarse un registro estricto de los endosos, toda vez que la transferencia de más de un original de la misma factura, constituirá delito contra el patrimonio económico en los términos del artículo 246 del código penal, o de las normas que lo adicionen, sustituyan o modifiquen.
  
Cordialmente,
GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socio Impuestos Baker Tilly Colombia Ltda.
E-mail gvasquet@yahoo.es
Bucaramanga, 11 de agosto de 2008