Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Tanto los declarantes obligados a llevar contabilidad como los no obligados, deben tener presente que el valor de los depósitos bancarios es el del saldo en el último día del año o período gravable. Por otra parte, el valor de los depósitos en cajas de ahorros es el del saldo en el último día del año o período gravable, incluida la corrección monetaria, cuando fuere el caso, más el valor de los intereses causados y no cobrados.
El artículo 268 del E.T., que se aplica por igual tanto para los declarantes obligados a llevar contabilidad como a los no obligados, establece:
“Artículo 268. Valor de los depósitos en cuentas corrientes y de ahorro. El valor de los depósitos bancarios es el del saldo en el último día del año o período gravable. El valor de los depósitos en cajas de ahorros es el del saldo en el último día del año o período gravable, incluida la corrección monetaria, cuando fuere el caso, más el valor de los intereses causados y no cobrados.”
Por consiguiente, las Personas Jurídicas tienen que declarar como valor fiscal el mismo saldo que figure en el extracto a diciembre 31, sin importar el hecho de que existan partidas conciliatorias válidas entre el saldo en libros y el saldo en extracto (como “consignaciones en banco y sin identificar”, o “cheques girados y pendientes de cobro”), pues lo mismo le puede pasar al declarante no obligado a llevar contabilidad y no se afecta la administración tributaria cuando ello sucede.
Incluso, solo si declara el saldo en extracto, es como podrá haber perfecta armonía con los cruces de reportes de información exógena tributaria (ver la Resolución DIAN 228 de octubre 31 de 2013), pues lo que el contribuyente reporte como “activo” (su saldo positivo en extracto a diciembre 31), o como “pasivo” (su saldo negativo en el extracto bancario a diciembre 31), será el mismo valor que a su turno el banco reportará o como “pasivo” o como “activo”, según el caso. Adicionalmente, con ello se evita la complejidad de no saber definir con qué beneficiario se reportaría en la misma información exógena aquellos sobregiros que son solo contables.
A continuación ilustramos algunos casos.
Caso 1
Supóngase que el saldo contable a diciembre 31 del 2014 para una cuenta corriente en el Banco de Occidente es de $10.000.000 (saldo positivo) y en el extracto es de $18.000.000 (igualmente saldo positivo).
Sin embargo, el saldo contable está afectado por unos cheques girados en diciembre 18 del 2014 pero que no habían sido entregados a diciembre 31, por valor de $8.000.000, y que fueron registrados para el pago de unos pasivos de proveedores que con dicho registro quedaron con un saldo crédito a diciembre del 2014 por valor de $5.000.000. ¿Cuáles son los valores que se deben declarar fiscalmente a diciembre 31 del 2014 para el activo “cuenta corriente bancaria” y el pasivo de “proveedores”? ¿Y cómo se llevaría al formato 1012, de información exógena tributaria de la Resolución 228 de octubre de 2013, el valor del saldo fiscal para la “Cuenta corriente bancaria”?
Veamos los siguientes cuadros: 
Al momento de reportar ese valor en el formato 1012 de información exógena tributaria 2014 a la DIAN (ver numeral 33.1 del artículo 33 de la Resolución DIAN 228 de octubre 31 de 2013), dicho formato quedaría así:
Caso 2
Supóngase que el saldo contable a diciembre 31 del 2014 para la cuenta corriente en el Banco de Occidente es de “Pasivo-Sobregiro $10.000.000”. Y en el extracto es de $18.000.000 saldo positivo. El saldo contable está afectado por 5 cheques girados y entregados antes de diciembre del 2014, que suman $28.000.000, pero que a diciembre 31 seguían pendientes de ser cobrados en el banco. ¿Cuáles son los valores que se deben declarar fiscalmente a diciembre 31 del 2014 para el activo “Cuenta corriente bancaria” y el pasivo de “Sobregiro-Bancario”? ¿Y cómo sería el reporte en el formato 1012?
Veamos los siguientes cuadros:
El ajuste efectuado no se hace en el interior de la contabilidad de la empresa, es decir, contablemente no se afectan los libros de contabilidad de la empresa. Solamente es un registro que se hace en las hojas de trabajo como la ilustrada anteriormente para poder definir el valor fiscal del activo y del pasivo. En este caso incluso, no importa que no haya “partida doble” en la hoja de trabajo. De lo que se trata es solamente de llegar al saldo fiscal que nos pide la norma para los dineros en bancos. Y si el valor fiscal del activo se creció y con ello se afecta la conciliación patrimonial entre 2013 y 2014 (ver artículo 239 del E.T.), entonces se puede usar como partida justificatoria de este incremento la explicación de “Pasivo contable por sobregiro de $10.000.000 que se debía declarar como activo fiscal por $18.000.000 por ser éste último el saldo del extracto”, y colocando un valor de $28.000.000.
En el formato 1012 el reporte sería:
Si en el saldo fiscal se hubiera dejado el mismo saldo negativo contable, en ese caso se hubiera llevado a la declaración de renta un pasivo por $10.000.000, que no se sabría con qué beneficiario se reportaría dentro del formato 1009 de información exógena mencionado en la Resolución 228 de 2013 para el reporte de los pasivos. No podría ser “con el banco”, pues el banco va a reportar que tiene un saldo positivo con la empresa, es decir, el banco es el que dirá que tiene “un pasivo” para con la empresa y por ello la empresa tiene que reportar un “activo”. Y tampoco se hubiera podido decir que el pasivo era “con los terceros a los que se les giraron los cheques”, ya que dichos terceros pudieron haber incluso endosado el cheque a otros (incluso, si la empresa que los giró es una empresa que hace fraudes, tales cheques los pudo haber girado y luego recogido a los beneficiarios cambiándoselos por efectivo con el dinero de la segunda contabilidad, para formar así pasivos ficticios).
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