No se practica Retención en la Fuente (RTF) si el Salario se causa pero no se paga

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  • Publicado: 14 julio, 2008

Además, cuando llegue el momento de pagarlos se debe efectuar un procedimiento especial para poder definir y practicar la retención.

A diferencia de los demás pagos a terceros que se realicen en las empresas del sector privado, los que se realizan por concepto de salarios son erogaciones en los cuales la Retención en la Fuente a título del Impuesto de Renta se debe practicar solamente en el momento de su pago y no en el momento de su causación.

Así lo establece las normas contenidas en los art.383, 385 y 386 del ET. Por ejemplo en el inciso primero del art. el art.385 del ET se lee lo siguiente:

ART. 383.—. Tarifa. La retención en la fuente aplicable a los pagos gravables, efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, será la que resulte de aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retención en la fuente”

(los subrayados son nuestros)

Se debe aclarar que fue hasta junio de 1992 cuando esas normas contemplaban que la retención en la fuente sobre pagos labores sí se practicaría en los “pagos o abonos en cuenta”. Pero el art.140 de la ley 6 de 1992 derogó la expresión “abonos en cuenta” que estaban contenidas en tales normas.

En consecuencia, cuando cada mes en una empresa se tenga que causar el gasto por los salarios de un trabajador, y tal salario es uno de los que arrojaría base gravable para que se le practiquen Retenciones en la Fuente, es necesario asegurar si ese salario va a ser o no pagado en ese mismo mes. Solo cuando haya de ser pagado se contabiliza, declara y paga a la DIAN tal retención.

Además, aun cuando no se hayan practicado Retención en la Fuente sobre salarios causados (y no pagados), estos sí serían deducibles en la renta del empleador siempre y cuando tal empleador haya pagado los respectivos aportes de seguridad social y parafiscales antes de la presentación de la declaración inicial de renta (ver art. 108 y 664 del ET; también el concepto DIAN 17312 de marzo 24 de 2004).

La medida tiene su lógica

Es de entender que esa medida se estableció en razón a que los asalariados son contribuyentes que frente al impuesto de renta solo denuncian sus ingresos en el momento en que los reciban efectivamente (ya que son contribuyentes no obligados a llevar contabilidad; ver art.27 del ET).

En consuencia, lo más lógico es que en el año en que el trabajador deba denunciar en su Declaración de Renta su ingreso por salarios (porque se lo pagaron efectivamente) y liquide Impuesto de Renta sobre tales ingresos, también debería poder usar la Retención en la Fuente que les haría su empleador.

Se deben hacer cálculos especiales cuando se paguen los salarios en forma acumulativa

Sin embargo, hay que aclarar que cuando en una empresa se hayan acumulado varias mensualidades de los salarios de un trabajador, y llegue el momento de hacer los pagos de esos salarios acumulados, la Retención en la Fuente no se practica sobre el monto total de los salarios acumulados sino sobre el valor del salario mensual promedio que se calcule sobre esos pagos acumulados.

Así lo estableció la DIAN en su concepto 19120 de jul 26 de 1984 donde dijo:

«El valor de la retención en el caso de que al trabajador se le paguen salarios de meses anteriores, deberá corresponder a la sumatoria de las retenciones referentes al salario de un mes, en lugar de aplicar la retención que aparezca en la tabla frente al valor acumulado de todos los salarios gravables y que corresponde a varios meses, pues esto último resultaría inequitativo”.

Para más detalle de cómo se debe practicar esa retención en los pagos de salarios acumulados, la DIAN emitido varios conceptos. Así, en el concepto 47441 de julio de 2005 tal entidad hace la siguiente cita tomada del concepto 57622 de septiembre de 2003:

“La Retención en la fuente del Impuesto sobre la renta debe liquidarse estableciendo qué porcentaje del pago gravable retroactivo le corresponde a cada mes. Para el efecto el monto total de los pagos retroactivos gravables se divide por el número de meses que corresponde a la retroactividad; a este resultado se le restara el promedio mensual de los intereses y corrección monetaria o de los gastos de salud y educación, debidamente certificados y que legalmente correspondan, según el caso, y la diferencia será la base para establecer la retención en la fuente.
El porcentaje que figure en la tabla de retención en la fuente (vigente al momento del pago) frente al valor obtenido de acuerdo con lo previsto en el párrafo anterior, se aplica a la totalidad de los pagos gravables retroactivos. La cifra resultante será el valor a retener
Debe tenerse en cuenta que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario (modificado por el articulo 17 de la Ley 788 de 2002) el veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales es exento, limitado mensualmente a $ 4.000.000. En consecuencia el valor correspondiente no forma parte de la sumatoria para calcular la base mensual de retención, como tampoco para aplicar el porcentaje a que nos hemos referido anteriormente.”.

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