Las personas naturales tienen la obligación de entregar cada año a sus agentes de retención, un certificado o documento en el cual relacionen una serie de información que permita establecer la categoría tributaria a la cual pertenecen. La fecha límite para entregar dicho documento es el 31 de marzo de cada año gravable.
El artículo 1 del Decreto 1070 del 2013 establece que las personas naturales residentes en el país deben reportar anualmente a sus empleadores, pagadores o agentes de retención un certificado que contenga la información necesaria que permita determinar la categoría tributaria a la cual pertenecen, a más tardar el 31 de marzo del año gravable. Así pues, se entiende que la entrega del certificado es una obligación que tiene la persona natural, y no la empresa; por tanto, esta última no es quien debe solicitar la información a la persona natural, sino que es el beneficiario del pago quien debe presentarla.
Con respecto a la fecha que plantea el decreto, cabe señalar que si la carta o certificado fue entregado por la persona natural, por ejemplo, el 30 de marzo del 2015, la misma tiene vigencia hasta el 30 de marzo del 2016. Con la información contenida en la carta o certificado, el empleador, pagador o agente de retención puede categorizar a la persona y determinar de qué manera debe calcularle la retención en la fuente mensualmente. Asimismo, durante los tres primeros meses del 2016 −es decir, enero, febrero y marzo− el agente retenedor puede seguir practicando la retención en la fuente con la información contendida en el documento entregado por la persona natural el 30 o 31 de marzo del año anterior.
El documento o carta que debe entregar la persona natural debe informar:
En lo referente a la determinación del 80% del total de los ingresos obtenidos por la persona natural, es importante tener en cuenta que se deben sumar los ingresos provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria, los ingresos provenientes del ejercicio de profesiones liberales y los provenientes de la prestación de servicios técnicos. Adicionalmente, el parágrafo 1, del artículo 4, del Decreto 3032 del 2013, señala que los ingresos provenientes de pensiones de jubilación, invalidez, sobrevivientes y sobre riesgos labores se asemejan a rentas salariales, y se deben tener en cuenta al momento de determinar el límite del 80% o más de los ingresos totales de la persona.
Respecto a los ingresos que no se deben tener en cuenta para determinar este límite, el artículo 4 del Decreto 3032 del 2013 menciona las ganancias ocasionales y los retiros parciales o totales de los aportes voluntarios a fondos de pensiones y de cuentas AFC, cuando estos ingresos se hayan recibido y destinado en un período o períodos fiscales distintos a aquel en el cual se efectúa el retiro del fondo o la cuenta.
Así pues, si una persona natural es asalariada, pero adicionalmente recibe ingresos por honorarios o ingresos por la prestación de servicios técnicos que cumplan las características ya mencionadas, y además tiene ingresos por alguna pensión, debe sumar todos estos ingresos y establecer si dichos valores representan el 80% o más del total de los ingresos que recibió durante el año.
Es importante que los empleadores, pagadores o agentes retenedores permitan que sea la misma persona quien entregue la carta con la información necesaria para la clasificación tributaria, pues en caso de que la entidad la elabore a manera de cuestionario para que la persona responda y firme, es posible que no se realice el análisis correspondiente para suministrar de manera correcta la información que le permita determinar si pertenece a la categoría de empleados, trabajadores por cuenta propia u otros.