Certificado laboral, ¿empleador lo puede negar? ¿Qué debe contener?

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  • Publicado: 14 diciembre, 2015

Certificado laboral, ¿empleador lo puede negar? ¿Qué debe contener?

La certificación laboral es el documento que expide el empleador a solicitud del trabajador, para constatar la existencia de un vínculo laboral y unas funciones asignadas; este certificado no debe llevar los motivos que dieron origen a la finalización del contrato.

Cuando se finaliza un contrato laboral, sin importar el motivo que dio origen a este cese, el empleador debe reconocer ciertos derechos de su trabajador, como lo es el pago de las cesantías, vacaciones causadas no pagadas o tomadas, primas, el pago de salarios adeudados, asimismo, el Código Sustantivo del Trabajo –CST– en su artículo 57, numeral 7, indica que es obligación especial del empleador, expedir a petición de su trabajador cuando culmina el contrato laboral, certificado donde conste el tiempo por el cual laboró con la empresa, el salario devengado y sus funciones.

Pero ¿el ex empleador está obligado a expedirlo posterior a la finalización del contrato?

Sí, aunque el artículo 57 del CST indique que es obligación del empleador emitir el certificado laboral a la expiración de contrato,esto no significa que posteriormente el antiguo trabajador no pueda solicitar a su anterior patrono la emisión del mismo.

¿Qué debe incluir la certificación laboral?

“la certificación laboral emitida por el empleador debe incluir, el tiempo laborado, salario devengado y funciones realizadas”

Como se dijo anteriormente, de acuerdo con el numeral 7, del artículo 57 del CST, la certificación laboral emitida por el empleador debe incluir, el tiempo laborado, salario devengado y funciones realizadas.

Sin embargo, suele nacer el interrogante sobre si ¿el empleador puede informar en la certificación la causa de finalización del contrato?, no, sin importar la causa, sea por vencimiento de los términos, despido con o sin justa causa, la certificación laboral solo debe contener lo indicado en el artículo 57 del CST, de ninguna manera, se podrá dar a conocer los motivos que dieron origen al cese de actividades en la empresa por parte de ese trabajador.

¿Tampoco aspectos positivos? recordemos que el interés de prohibir dar a conocer los motivos de finalización del contrato, es evitar un perjuicio en el trabajador, sin embargo, el indicar aspectos positivos de su actuación laboral, logros, buen desempeño, no lo afectaría.

Sobre esto, se ha pronunciado la Corte Constitucional en diversas ocasiones, recordando, que entre las obligaciones especiales del empleador, establecidas en el artículo 57, se encuentra la expedición de la certificación laboral.

Si el empleador se niega a expedirla, ¿qué se puede hacer?

Si bien, usualmente el interesado solicita la certificación para acreditar su experiencia laboral y adjuntarla para postulación de un nuevo empleo, para la solicitud del bono pensional, no obstante, en otras ocasiones, es solicitada para presentarla como medio probatorio en un proceso judicial; esto suele prevenir al empleador y por temor, niegan la certificación afectando sus derechos.

Ante esta situación, o simplemente ante la negativa del empleador de expedir la certificación, el trabajador podrá solicitar mediante derecho de petición la expedición del mismo o solicitarlo mediante acción de tutela.

¡No confunda certificado laboral con carta de recomendación!

Como hemos dicho anteriormente, el certificado laboral es el consagrado en el numeral 7 del artículo 57 del CST, mientras, la carta de recomendación es un documento expedido por el empleador a voluntad, el cual tiene por objetivo exaltar los logros del trabajador dentro de la empresa, reconocer su labor, e indicar todo aspecto positivo que considere  favorable el trabajador.

¿Se puede solicitar certificado laboral si se tiene un contrato de prestación de servicios?

Recordemos que el contrato de prestación de servicios es de origen civil o mercantil, por tanto, no crea un vínculo laboral; ahora, el artículo 57 del CST, habla de la obligatoriedad de expedir este certificado por parte del empleador para su trabajador o extrabajador, no obstante, al no existir una relación laboral, no es deber de la empresa emitir este documento.

Recuerde que en este caso, quien prestó los servicios podrá solicitar a la empresa una constancia o certificación distinta de la laboral, por ejemplo, una carta de recomendación; no obstante, este documento será emitido únicamente a voluntad de la empresa.

Y si desaparece la información que da soporte al certificado laboral, ¿se debe expedir?

El artículo 264 del CST, indica que cuando los archivos de la empresa desaparezcan o cuando no permitan probar la información solicitada, como el tiempo laborado, y el salario devengado, el interesado deberá acudir a la jurisdicción laboral, para probarla mediante cualquier otro medio legal.

CST, Artículo 264. Numeral 2. Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando no sea posible probar con ellos el tiempo de servicio o el salario, es admisible para aprobarlos cualquiera otra prueba reconocida por la ley, la que debe producirse ante el juez del Trabajo competente, a solicitud escrita del interesado y con intervención de la empresa respectiva.

La inexistencia de la información en los archivos, ¿viola el habeas data?

En virtud al principio del habeas data, toda empresa debe conservar custodiar y administrar la información que repose en sus archivos o base de datos; por tanto, es necesario que garanticen el correcto manejo, acopio y conservación de la misma para proteger los derechos del titular de la información.

Ahora, negar la expedición del certificado laboral por inexistencia de la información en los archivos, ¿viola el habeas data del titular? Recordemos lo manifestado por la Corte Constitucional en Sentencia 729 del 2002, cuando indicó que el habeas data es un derecho autónomo que:

“Otorga la facultad al titular de datos personales, de exigir a las administradoras de datos personales el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización, y certificación de los datos, así como la limitación en las posibilidades de divulgación, publicación o cesión de los mismos, conforme a los principios que informan el proceso de administración de bases de datos personales”.

Por tanto, la falta de resguardo de la información que reposa en la base de datos de la empresa  y la falta de reconstrucción del expediente, vulnera el habeas data del titular.

Sentencia T-292 del 2013. “Vulnera el derecho fundamental al habeas data negar la expedición del certificado laboral requerido (…), cuando se argumenta que los documentos que soportan los datos no reposan en los archivos, sin que se haya adelantado ninguna gestión para reconstruir la información.

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