Certificados Tributarios y Contables que deben emitirse en el 2005

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  • Publicado: 9 febrero, 2005

Artículo 769 del Estatuto Tributario

Certificados con valor de copia auténtica

Los certificados tienen el valor de copias auténticas, en los casos siguientes:

a) Cuando han sido expedidos por funcionarios públicos, y hacen relación a hechos que consten en protocolos o archivos oficiales;

b) Cuando han sido expedidos por entidades sometidas a la vigilancia del Estado y versan sobre hechos que aparezcan registrados en sus libros de contabilidad o que consten en documentos de sus archivos, y

c) Cuando han sido expedidos por las cámaras de comercio y versan sobre asientos de contabilidad, siempre que el certificado exprese la forma como están registrados los libros y dé cuenta de los comprobantes externos que respaldan tales asientos.

Certificados Tributarios

Certificados y plazos para expedirlos

Artículo 34 Decreto 4345 del 22 de Diciembre de 2004. Agente retenedor del impuesto sobre la renta y complementarios.

Plazo máximo : 15 de marzo del año 2005

Los certificados de ingresos y retenciones por concepto de pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria a que se refiere el artículo 378 del Estatuto Tributario.

Los certificados de retenciones por conceptos distintos a pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, a que se refiere el artículo 381 del Estatuto Tributario.

  1. La certificación del valor patrimonial de los aportes y acciones, deberá expedirse cuando los respectivos socios o accionistas así lo soliciten.
  2. Los certificados sobre la parte no gravada de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores, a que se refiere el artículo 622 del Estatuto Tributario, deberán expedirse y entregarse dentro de los quince (15) días calendario, siguientes a la fecha de la solicitud por parte del ahorrador.
  3. Cuando se trate de autorretenedores, el certificado deberá contener la constancia expresa sobre la fecha de la declaración D.R. 836/91.

Forma de expedir los Certificados de retención en la fuente .

Las personas jurídicas podrán entregar los certificados de retención en la fuente, en forma continua impresa por computador, sin necesidad de firma autógrafa.

Decreto Reglamentario 460/86. Artículo 8º. Los certificados de ingresos y retenciones deberán expedirse en original y tres copias, que se distribuirán así:  

a) Original y dos copias para el retenido, y
b) Una copia reposará en los archivos del retenedor.

Conservación de los certificados:

Tanto el retenedor como el retenido deberán conservar, por un período de cinco (5) años, una copia del certificado para ser exhibida cuando la Administración de Impuestos así lo requiera.
En la copia para el retenedor bastará que consten los datos y certificaciones a cargo del mismo.

Estos certificados servirán también a quienes sí están obligados a presentar declaración de renta, para los efectos de anexarlos como sustento de la misma, casos en los cuales los datos a cargo del asalariado no deberán ser diligenciados.

Decreto Reglamentario 460/86. Artículo 9º.

Formato del Certificado.

El formato del certificado de ingresos y retenciones a que se refiere este decreto, podrá ser diseñado por los mismos retenedores para su expedición como formas continuas, siempre y cuando incluya, en el mismo orden y con idéntico texto y distribución, los datos y certificaciones previstos en el modelo oficial.

Artículo 381 del Estatuto Tributario

Certificados por otros conceptos .

Cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones que contendrá:

a) Año gravable y ciudad donde se consignó la retención;
b) Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor;
c) Dirección del agente retenedor;
d) Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención;
e) Monto total y concepto del pago sujeto a retención;
f) Concepto y cuantía de la retención efectuada, y
g) La firma del pagador o agente retenedor.

A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado anual.

Sustitución del Certificado cuando estos no hubieren sido expedidos

Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los certificados a que se refiere el presente artículo, cuando éstos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan identificados los conceptos antes señalados.

Autorización al Gobierno Nacional: podrá eliminar la obligación de expedir el certificado de retenciones a que se refieren éste y el artículo anterior, creando mecanismos automáticos de imputación de la retención que los sustituyan.

Artículo 35 Decreto 4345 del 22 de Diciembre de 2004 .

Agente retenedor de timbre. Por causación y pago

A más tardar el último día del mes siguiente a aquel en el cual se causó el impuesto de timbre y debió efectuarse la retención.

Artículo 36 Decreto 4345 del 22 de Diciembre de 2004

Retenedor del impuesto sobre las ventas.

Plazo: Dentro de los quince (15) días calendario siguientes al bimestre en que se practicó la retención

Requisito del Certificado: Los previstos en el l artículo 7º del Decreto 380 de 1996 y 23 del Decreto 522 de 2003, según el caso.

Si la retención es asumida por responsables del régimen común por operaciones realizadas con responsables del régimen simplificado,

Requisitos : debe contener la constancia expresa sobre la fecha de la declaración y pago de la retención respectiva.

Si el beneficiario del pago solicita un certificado por cada retención practicada.

Lo preparará:

el agente retenedor lo hará con las mismas especificaciones del certificado bimestral.

Artículo 27 Decreto 4345 del 22 de Diciembre de 2004 7. Declaración y pago del Impuesto de Timbre recaudado en el exterior.

Se declara y paga :

en el mes de la transferencia del dinero o cheque o transferencia por parte del Fondo Rotatorio de Relaciones Exteriores

Responsables

Los agentes consulares y los agentes diplomáticos del Gobierno Colombiano cuando cumplan funciones consulares, son responsables de efectuar la retención del impuesto de timbre causado en el exterior y de expedir certificados en los términos señalados en el Estatuto Tributario.

El Ministerio de Relaciones Exteriores, a través del Fondo Rotatorio, es responsable de presentar la declaración y pagar el impuesto de timbre.

Decreto 3803 de 2003 Artículo 7º.Los certificados sobre los intereses y corrección monetaria

Plazo : A más tardar el 15 de Abril de cada año

Para efectos de la adquisición de vivienda o costo financiero en virtud de un contrato de leasing que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del trabajador y los certificados en los que consten los pagos de salud y educación de que trata el artículo 387 del estatuto tributario y que sirven para disminuir la base de retención, deberán presentarse al agente retenedor a más tardar el quince (15) de abril de cada año.

En consecuencia, hasta la fecha indicada en el inciso precedente, los retenedores tomarán como válida la información que suministró el trabajador en el año inmediatamente anterior.

Artículo 667 del Estatuto Tributario

Sanción por no expedir certificados .

Los retenedores que, dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional, no cumplan con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, incurrirán en una multa hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos.

La misma sanción será aplicable a las entidades que no expidan el certificado de la parte no gravable de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores.

Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente, se dará traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien tendrá un término de un (1) mes para responder.

La sanción a que se refiere este artículo, se reducirá al diez por ciento (10%) de la suma inicialmente propuesta, si la omisión es subsanada antes de que se notifique la resolución de sanción; o al veinte por ciento (20%) de tal suma, si la omisión es subsanada dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se notifique la sanción. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar, ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción reducida, en el cual se acredite que la omisión fue subsanada, así como el pago o acuerdo de pago de la misma.

Certificados Contables

Resolución 074 de 2002 de la Junta Central de Contadores

Artículo 5º. Los certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios de personas naturales

Deberán contener la siguiente información:

a) Nombres y apellidos del contador público inscrito;

b) Número de cédula de ciudadanía o documento de identificación correspondiente;

c) Número de tarjeta profesional;

d) Si el profesional tiene o no vigente su inscripción ante la Junta Central de Contadores y si durante los últimos cinco (5) años, o desde su registro como contador público, presenta o no anotaciones sobre antecedentes disciplinarios;

e) Lugar y fecha de su expedición y término de su vigencia;

f) Firma mecánica del Director General de la Unidad Administrativa Especial-Junta Central de Contadores.

Los certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios de sociedades de contadores públicos y demás personas jurídicas

Deberán contener la siguiente información:

a) El nombre de la persona jurídica inscrita y su número de idntificación tributaria;

b) El nombre de su representante legal;

c) El número y la fecha del acto administrativo que autorizó su inscripción;

d) El número de la tarjeta de registro correspondiente;

e) Su naturaleza jurídica;

f) Si la sociedad de contadores públicos o persona jurídica inscrita tiene vigente su inscripción y si durante los últimos cinco (5) años o desde su registro en la Junta Central de Contadores presenta o no anotaciones sobre antecedentes disciplinarios;

g) Lugar y fecha de su expedición y término de su vigencia;

h) Firma del Director General de la Unidad Administrativa Especial-Junta Central de Contadores.

El número de la tarjeta profesional acredita la inscripción.

En nota adicional incorporada al texto de los certificados expedidos, se dejará constancia que la inscripción como contador público, sociedad de contadores públicos o persona jurídica prestadora de servicios contables, se acreditará por medio de la tarjeta profesional o la tarjeta de registro, expedidas por la Junta Central de Contadores.

Vigencia de los Certificados

Los certificados a que se refiere la presente resolución, tendrán una vigencia de tres (3) meses, contados a partir de su expedición, y su valor será el establecido en la fecha de radicación de la respectiva solicitud.

Constancia al emitir el certificado cuando es solicitado por personas jurídicas que no pueden ejercer la Revisoría Fiscal Artículo 6º.

En los términos de ley, y de conformidad con lo dispuesto en la resolución reglamentaria de la inspección y vigilancia atribuidas a la Junta Central de Contadores, el certificado de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios de personas jurídicas distintas de sociedades de contadores públicos, empresas unipersonales constituidas por contadores públicos y entidades cooperativas autorizadas para prestar tales servicios en ese sector, se incorporará el siguiente texto: “En los términos de ley, y en virtud de lo ordenado por la Junta Central de Contadores en ejercicio de sus funciones de inspección y vigilancia, esta persona jurídica no puede prestar servicios de revisoría fiscal ni de auditoría financiera. Las demás actividades inherentes a la disciplina contable las podrá desarrollar plenamente”.

Procedimiento para tramitar los certificados Artículo 7º.

Para el trámite de las solicitudes de expedición de certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios se observará el siguiente procedimiento:

a) Al formulario diligenciado suministrado por la Junta Central de Contadores, los interesados acompañarán copia al carbón del recibo de consignación del valor establecido, en atención a lo dispuesto en el parágrafo del artículo 20 de la Ley 43 de 1990;

b) Radicado el formulario de solicitud, se dispondrá a través de la dependencia encargada, el examen de la documentación e información registrada en la base de datos correspondiente al inscrito;

c) Impreso el respectivo certificado se entregará al contador público, representante legal de la sociedad de contadores públicos o persona jurídica prestadora de servicios contables, a la autoridad que lo requiera, o al particular solicitante.

Certificación de Estados Financieros Decreto 2649/93. y Ley 222 de 1.995 Artículo 33. .

Son estados financieros certificados aquellos firmados por el representante legal y por el contador público que los hubiere preparado, dando así testimonio de que han sido fielmente tomados de los libros.

Información preparada por actualicese.com

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CERTIFICADO DE RETENCION – VIA WEB

Se hace la siguiente pregunta a la DIAN:

Pregunta: La expedición de Certificados de Retención en la Fuente, en formas continuas impresas por Computador, sin firma autógrafa, regulada por el artículo 10 del Decreto 836 de 1991, se aplica a los Certificados emitidos por medio de una página web???

Respuesta:

Señora

VIVIAN DEL SOCORRO ALVAREZ JIMENEZ

Calle 16 No. 28 – 195

Medellín

REF: Consulta radicada bajo el número 5827 de 27/01/2004.

Cordial saludo, Sra Vivian.

Consulta en su escrito, si la expedición de Certificados de Retención en la Fuente, en formas continuas impresas por Computador, sin firma autógrafa, regulada por el artículo 10 del Decreto 836 de 1991, se aplica a los Certificados emitidos por medio de una página web.

En lo que respecta a la inquietud propuesta, nos permitimos manifestarle que la aplicación del artículo 10 del Decreto 836 de 1991, no es posible hacerla extensiva a los certificados de retención en la fuente emitidos a través de una p ágina web, pues este mecanismo se enmarca dentro del envio de datos por medios electrónicos, sistema que difiere sustancialmente del figura legal propuesta por el artículo en cita.

Si bien, la ley 527 de 1999, por la cual se regula el comercio electrónico, reconoce en su artículo 5º validez jurídica a los mensajes de datos, debe tenerse presente que tal reconocimiento no es de recibo legal respecto de aquellas actuaciones que se adelantan en cumplimiento de disposiciones fiscales, pues tales actuaciones deben atender en todo caso, las prescripciones legales que le son propias.

Tal es el caso de la expedición, sin firma autógrafa, de los certificados de retención en la fuente cuando estos son expedidos en formas continuas impresas por computador, los que gozan de validez jurídica en la medida que tienen expresa consagración legal.

Por lo anterior, al no existir disposición legal que así lo determine, la emisión de certificados de retención en la fuente por medios electrónicos, no es legalmente aceptable desde el punto de vista fiscal.

En los anteriores términos damos respuesta a su inquietud.

Atentamente,

CAMILO ANDRES RODRIGUEZ VARGAS
Jefe División de Normativa y Doctrina Tributaria.
Oficina Jurídica. / Proyectó: Carlos Cerón S.
*Colaboración de la Dra Vivian Del Socorro Alvarez Jimenez

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