Certificados Tributarios que deben emitirse en el 2015

  • Comparte este artículo:
  • Publicado: 3 febrero, 2015

Certificados Tributarios que deben emitirse en el 2015

Inicia una obligación para todos los agentes retenedores; expedir y no solo eso, sino también entregar, los diferentes certificados tributarios por el año gravable 2014. Existen plazos que se debe cumplir. En ocasiones algunos aunque conocen las fechas límites, las pasan por alto.

“Con las múltiples obligaciones que se deben cumplir, dar respuesta a estas solicitudes, es una tarea del día a día que en ocasiones indispone al solicitante y al obligado a entregarlos.”

Por estas fechas, la recepción de las diferentes compañías y los departamentos contables,  reciben múltiples  solicitudes (telefónicamente y por correo electrónico) de los proveedores, socios, entre otros, solicitando los certificados tributarios. Con las múltiples obligaciones que se deben cumplir, dar respuesta a estas solicitudes, es una tarea del día a día que en ocasiones indispone al solicitante y al obligado a entregarlos. Lo verdaderamente relevante, es que usted como agente retenedor también debe estar en esta misma tónica hacia sus clientes, recuerde la importancia de estos certificados para la realización de las declaraciones próximas a vencer. La mejor actitud es ayudarse mutuamente.     

Certificados Tributarios

 El artículo 40, Decreto 2623 de 2014, da a conocer las fechas límite para la entrega de los certificados tributarios. Observe:

1. Agente retenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, y del Gravamen a los Movimientos Financieros. Plazo máximo 20 de marzo del año 2015.

  •  Los certificados de ingresos y retenciones por concepto de pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria a que se refiere el artículo 378 del Estatuto Tributario.
  • Los certificados de retenciones por conceptos distintos a pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, a que se refiere el artículo 381 del Estatuto Tributario y del gravamen a los movimientos financieros.
“Cuando se trate de autorretenedores, el certificado deberá contener la constancia expresa sobre la fecha de la declaración y pago de la retención respectiva.”

a) En los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de la solicitud: La certificación del valor patrimonial de los aportes y acciones, así como de las participaciones y dividendos gravados o no gravados abonados en cuenta en calidad de exigibles para los socios o accionistas, deberá expedirse dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de la solicitud. Los certificados sobre la parte no gravada de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores, a que se refiere el artículo 622 del Estatuto Tributario, deberán expedirse y entregarse dentro de los quince (15) días calendario, siguientes a la fecha de la solicitud por parte del ahorrador. Cuando se trate de autorretenedores, el certificado deberá contener la constancia expresa sobre la fecha de la declaración y pago de la retención respectiva.

b) Forma de expedir los certificados de retención en la fuente: Las personas jurídicas podrán entregar los certificados de retención en la fuente, en forma continua, impresa por computador, sin necesidad de firma autógrafa.

c) Los certificados de ingresos y retenciones deberán expedirse en original y tres copias, que se distribuirán así (artículo 8 Decreto Reglamentario 460 de 1986):

  • Original y dos copias para el retenido, y
  • Una copia reposará en los archivos del retenedor.

En ocasiones las entidades solo generan 2, un original y una copia, justificando el ahorro de papelería. Tenga en cuenta lo que exige la normatividad.

d) Conservación de los certificados: Tanto el retenedor como el retenido deberán conservar, por un período de cinco (5) años, una copia del certificado para ser exhibida cuando la Administración de Impuestos así lo requiera. En la copia para el retenedor bastará que consten los datos y certificaciones a cargo del mismo. Estos certificados servirán también a quienes sí están obligados a presentar declaración de renta, para los efectos de anexarlos como sustento de la misma, casos en los cuales los datos a cargo del asalariado no deberán ser diligenciados.

e) Formato del certificado (artículo 9 del Decreto Reglamentario 460 de 1986): Podrá ser diseñado por los mismos retenedores para su expedición como formas continuas, siempre y cuando incluya, en el mismo orden y con idéntico texto y distribución, los datos y certificaciones previstos en el modelo oficial. Hoy día esta tarea se ha facilitado, ya que los software tienen parametrizada esta herramienta y el usuario no requiere diseñar los certificados, solo revisarlos.

f) Certificados por otros conceptos (artículo 381 del Estatuto Tributario): Cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones que contendrá:

  • Año gravable y ciudad donde se consignó la retención;
  • Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor;
  • Dirección del agente retenedor;
  • Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención;
  • Monto total y concepto del pago sujeto a retención;
  • Concepto y cuantía de la retención efectuada, y
  • La firma del pagador o agente retenedor.

A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado anual.

g) Sustitución del certificado cuando estos no hubieren sido expedidos: Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los certificados a que se refiere el artículo 381 del Estatuto Tributario, cuando estos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan identificados los conceptos antes señalados.

2. Agente retenedor de timbre. Por causación y pago del gravamen (artículo 41, Decreto 2623 de 2014). Plazo máximo a más tardar el último día del mes siguiente a aquel en el cual se causó el impuesto de timbre y debió efectuarse la retención, según el formato prescrito por la DIAN.

3. Retenedor del impuesto sobre las ventas (artículo 42, Decreto 2623 de 2014): Plazo máximo dentro de los quince (15) días calendario siguientes al bimestre, cuatrimestre o año en que se practicó la retención.

a) Requisitos del certificado: Los previstos en los artículos 7 del Decreto 380 de 1996 y 23 del Decreto 522 de 2003, según el caso.

  • Si la retención es asumida por responsables del régimen común por operaciones realizadas con responsables del régimen simplificado, debe contener la constancia expresa sobre la fecha de la declaración y pago de la retención respectiva.
  • Si el  beneficiario del pago solicita un certificado por cada retención practicada, lo preparará el agente retenedor con las mismas especificaciones del certificado bimestral.

4. Declaración y pago del Impuesto de Timbre recaudado en el exterior (artículo 25 Decreto 4907 de 2011):

a) Se declara y paga, en el mes de la transferencia del dinero, cheque o transferencia por parte del Fondo Rotatorio de Relaciones Exteriores.

b) Son responsables, los agentes consulares, y los agentes diplomáticos del Gobierno colombiano cuando cumplan funciones consulares, de efectuar dicha retención y de expedir certificados en los términos señalados en el Estatuto Tributario. El Ministerio de Relaciones Exteriores, a través del Fondo Rotatorio, es responsable de presentar la declaración y pagar el impuesto de timbre.

5. Los certificados sobre los intereses y corrección monetaria (artículo 7 Decreto 3803 de 2003). Plazo: A más tardar el 15 de abril de cada año.

Para efectos de la adquisición de vivienda o costo financiero en virtud de un contrato de leasing que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del trabajador y los certificados en los que consten los pagos de salud y educación de que trata el artículo 387 del Estatuto Tributario y que sirven para disminuir la base de retención, los certificados sobre intereses y corrección monetaria deberán ser presentados al agente retenedor a más tardar el quince (15) de abril de cada año. En consecuencia, hasta la fecha indicada en el inciso precedente, los retenedores tomarán como válida la información que suministró el trabajador en el año inmediatamente anterior.

“multa hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos”

6. Sanción por no expedir certificados (artículo 667 del Estatuto Tributario): Los retenedores que, dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional, no cumplan con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, incurrirán en multa hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos. La misma sanción será aplicable a las entidades que no expidan el certificado de la parte no gravable de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores. Cuando la sanción a que se refiere el artículo 667, se imponga mediante resolución independiente, previamente, se dará traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien tendrá un término de un (1) mes para responder. La sanción a que se refiere este artículo, se reducirá al diez por ciento (10%) de la suma inicialmente propuesta, si la omisión es subsanada antes de que se notifique la resolución de sanción; o al veinte por ciento (20%) de tal suma, si la omisión es subsanada dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se notifique la sanción. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar, ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción reducida, en el cual se acredite que la omisión fue subsanada, así como el pago o acuerdo de pago de la misma.

Material Relacionado:

$199.000 /año

Quiero suscribirme

Recursos digitales PREMIUM: Análisis y Casos prácticos exclusivos.

Contenidos gratuitos sin límite

Boletín Diario

Modelos y formatos

Especiales Actualícese

Descuentos del 15% en capacitaciones propias

Descuentos del 15% en publicaciones impresas de la editorial actualícese

$399.000/año

Quiero suscribirme

Todos los beneficios de la Suscripción Básica

+

Descuentos del 30% en capacitaciones propias

Descuentos del 30% en publicaciones impresas de la editorial actualícese

Revista Actualícese (Digital)

Cartilla Actualícese (Digital)

Libro blanco en versión digital de impuesto de renta de personas naturales

Libro blanco en versión digital de información exógena

Libro blanco en versión digital de cierre contable y conciliación fiscal

Libro blanco en versión digital de Retención de la fuente

$999.000/año

Quiero suscribirme

Todos los beneficios de la Suscripción Oro

+

Descuentos del 50% en capacitaciones propias

Descuentos del 50% en publicaciones impresas de la editorial actualícese

54 Sesiones de Actualización en el año en temas tributarios, contables, laborales, comerciales y de auditoría y revisoría fiscal

Tutoriales y casos prácticos

Videoconferencias y Webinars seleccionados

Si deseas tener más información sobre nuestras suscripciones haz click
AQUÍ