Circular 010 de 31-05-2004

DIARIO OFICIAL 45.565

CIRCULAR EXTERNA 010
31/05/2004

Metodología para la elaboración y presentación
de los cálculos actuariales por pensiones de jubilación,
bonos y/o títulos pensionales, y otras instrucciones.

Señores

REPRESENTANTES LEGALES,

REVISORES FISCALES y CONTADORES PUBLICOS

SOCIEDADES COMERCIALES, EMPRESAS UNIPERSONALES

Y SUCURSALES DE SOCIEDADES EXTRANJERAS

Referencia: Metodología para la elaboración
y presentación de los cálculos actuariales
por pensiones de jubilación, bonos y/o títulos
pensionales, y otras instrucciones.

1. Marco legal

Con fundamento en los artículos: 9º del Decreto
331 de 1976, 112 y 113 del Estatuto Tributario, 41 de la
Ley 550 de 1999, y los Decretos 1299, 1260, 2783 y 941
de 1994, 2000, 2001 y 2003, respectivamente, y teniendo
en cuenta que el Gobierno Nacional ha promulgado normas
que modifican el Sistema General de Pensiones previsto
en la Ley 100 de 1993, entre otras, las Leyes 797 y 860
de 2003 y que, además, cambió las bases técnicas
para la elaboración de los cálculos actuariales
por pensiones de jubilación, este Despacho en cumplimiento
de lo previsto en los numerales 1, 2 y 6 del artículo
86 de la Ley 222 de 1995, expide la presente circular que
recopila las disposiciones expresas e imparte instrucciones
a las sociedades sometidas a su inspección, vigilancia
y control, o que adelanten procesos concursales ante esta
Superintendencia, y que por ley o convención colectiva,
tengan obligación de reconocer y pagar pensiones
de jubilación, bonos y/o títulos pensionales.

2. Obligatoriedad de elaborar los
cálculos actuariales
por pensiones de jubilación, bonos y/o títulos
pensionales

Hasta tanto el empleador efectúe una conmutación
pensional o redima los bonos y/o títulos pensionales,
la obligación por estos conceptos continuará a
su cargo y por lo tanto, deberá elaborar al cierre
de cada ejercicio, un estudio actuarial que incluya la
totalidad de las pensiones actuales y eventuales, bonos
y/o títulos pensionales, con el propósito
de establecer el valor presente de sus obligaciones futuras,
utilizando los procedimientos establecidos por las normas
vigentes.

En los casos de normalización del pasivo pensional,
deberá informarse a la Superintendencia el mecanismo
escogido y efectuar los registros contables a que haya
lugar.

Los datos básicos del personal que integra los
diferentes grupos deben ceñirse a lo solicitado
en los formatos 200 -Cálculo Actuarial- y 201 -Cálculo
bonos y títulos pensionales- diseñados por
este Despacho y exigidos anualmente, las variaciones presentadas
en el año motivo de estudio deben presentarse en
el formato 202 -Novedades del personal que conforma el
cálculo actuarial-, elaborado para el efecto.

Los formatos citados anteriormente están disponibles
en nuestro portal de Internet: www.supersociedades.gov.co,
en la sección "Envío de Información",
Opción "Software" en "otros tipos
de informes" Cálculo Actuarial.

3. Cálculo de las reservas matemáticas por
pensiones de jubilación, bonos y/o títulos
pensionales

3.1 Personal con derecho a pensión de jubilación

Las reservas matemáticas por pensiones de jubilación
deberán calcularse por el método de rentas
crecientes contingentes fraccionarias, utilizando las bases
técnicas establecidas en el Decreto 2783 de diciembre
20 de 2001, teniendo en cuenta las edades y tasas de reemplazo
establecidas en las Leyes 797 y 860 de 2003.

El cálculo de los Bonos y/o Títulos Pensionales
debe efectuarse manteniendo la formulación establecida
en las normas vigentes, esto es, Decretos 1887 de agosto
de 1994 y 1748 de octubre de 1995 modificado por los Decretos
1474 y 1513 de 1997 y 1998, en su orden.

3.2 Rentas de jubilación o vejez

3.2.1 Rentas Inmediatas de Jubilación empresa e
ISS

– Para personal jubilado.

– Para personal inválido.

– Para personal activo con requisitos cumplidos empresa
e ISS.

– Para personal retirado voluntariamente con requisitos
cumplidos con la empresa y con el ISS.

– Para personal despedido sin justa causa con requisitos
cumplidos con la empresa y con el ISS.

3.2.2 Rentas Diferidas de Jubilación empresa e
ISS

En estos casos, para diferir las rentas, deben tenerse
en cuenta tanto los requisitos de edades como tasas de
reemplazo, establecidas en los artículos 9º de
la Ley 797 y 4º de la Ley 860, ambas de 2003.

– Para activos con expectativa empresa e ISS.

– Para retirados voluntariamente con 20 o más años
de servicio, con expectativa empresa e ISS.

– Para despedidos sin justa causa con expectativa empresa
e ISS.

3.2.3 Rentas Inmediatas de Jubilación empresa y
diferidas ISS

Como en el caso anterior, para diferir las rentas aplicarán
los requisitos de edades y tasa de reemplazo contempladas
en las Leyes 797 y 860 de 2003.

– Para personal jubilado por la empresa y con expectativa
ISS.

–
Para personal activo con requisitos empresa y con expectativa
ISS.

– Para personal retirado voluntariamente con requisitos
empresa y con expectativa ISS.

– Para personal despedido sin justa causa con requisitos
empresa y con expectativa ISS.

3.3 Rentas de supervivencia

3.3.1 Inmediatas

– Para el personal jubilado.

– Para el personal retirado voluntariamente con derecho
a pensión antes de la Ley 100.

– Para el personal despedido sin justa causa con 10 o
más años de servicio antes de Ley 100.

– Para el personal activo con requisitos cumplidos.

3.3.2 Diferidas

– Para el personal activo y retirado con derecho después
de la Ley 100 a las edades de jubilación de la empresa.

– Para el personal cubierto por convenciones, estarán
diferidas de acuerdo con el régimen establecido
por la convención.

Para efectos de calcular las reservas de supervivencia
del personal con estado civil casado con edades del cónyuge
desconocido, solteros y viudos, deberá asumirse
una renta vitalicia pagadera a una persona de diferente
sexo con diferencia de cinco (5) años de edad.

3.4 Rentas post-morten

3.4.1 Inmediatas y Vitalicias en caso de fallecimiento
del generante de la renta

– Para cónyuge o compañero(a) permanente
supérstite, mayor de 30 años y según
lo establecido en el literal a) del artículo 13
de la Ley 797 de 2003.

– Para el personal de los literales d) y e) del artículo
13 de la Ley 797 de 2003

3.4.2 Temporales

– Al cónyuge supérstite menor de 30 años
que no haya tenido hijos con quien originó el derecho
a la pensión, debe calculársele una renta
temporal por 20 años.

– Para el personal estipulado en el literal c) del artículo
13 de la Ley 797 de 2003.

– Para personal amparado por pactos o convenciones colectivas.

3.5 Aspectos generales a tenerse en cuenta al elaborar
los cálculos actuariales

3.5.1 Para el personal activo y retirado, la base de pensión
será el salario actual, considerando el incremento
anticipado de la renta al inicio del segundo semestre del
primer año (numeral 3, artículo 1º Decreto
2783 de 2001) y las reservas netas a cargo de la empresa
del personal activo, afectadas por el factor de proporcionalidad
entre el tiempo de servicio en la empresa y el tiempo total
que deba trabajar hasta adquirir el estatus de pensionado.
Esto es, la proporción que resulte de dividir el
número de años laborados por el trabajador
a la fecha del cálculo, por el número de
años de servicio más los años que
le falten para cumplir la edad de jubilación.

3.5.2 Los trabajadores que hubiesen tenido 10 o más
años de servicio al asumir los riesgos el ISS, en
caso de ser despedidos sin justa causa después del
17 de octubre de 1985, tendrán derecho al pago de
la pensión proporcional de que habla el artículo
133 de la Ley 100 de 1993, con la obligación para
el patrón de seguir cotizando al ISS hasta cumplir
los requisitos exigidos por el Instituto para gozar de
la pensión de vejez.

3.5.3 Para efectos de cálculo de las rentas inmediatas,
cuando la pensión del ISS llegue a dar un valor
superior a la de la empresa, deberá tomarse como
pensión del ISS la misma de la empresa y, cuando
el diferimiento del ISS sea menor que el de la empresa,
deberá igualarse al de la empresa.

3.5.4 Conforme a lo ordenado por el Decreto 1517 de 1998,
modificado por el Decreto 051 de 2003, los estudios actuariales
deben incluir la suma correspondiente al auxilio funerario
establecido en el artículo 51 de la Ley 100 de 1993,
teniendo en cuenta que este sólo debe calcularse
para el personal con pensión plena a cargo de la
empresa, activos y retirados.

3.5.5 Los riesgos amparados por el ISS, en caso de pensiones
compartidas, deberán calcularse y deducirse del
valor total de la reserva matemática.

3.5.6 Cuando la sociedad haya contratado con una compañía
de seguros el pago de la pensión de jubilación,
los cálculos de estos riesgos deben efectuarse bajo
los mismos criterios del cálculo establecido en
esta circular en cuanto a la duración de la renta,
monto de las pensiones, diferimientos y con las mismas
bases técnicas utilizadas en el cálculo de
la obligación pensional. Su resultado debe presentarse
y registrarse contablemente por separado del valor total
de la reserva matemática.

3.6 Personal con derecho a bonos y/o títulos pensionales

El cálculo de sus reservas deberá efectuarse
de acuerdo con la metodología aplicada hasta la
fecha de conformidad con los Decretos 1887 de agosto de
1994, 1748 de octubre de 1995, modificado por los Decretos
1474 y 1513 de 1997 y 1998, en su orden y para su presentación,
deben utilizarse los formatos elaborados diseñados
por este Despacho para cada caso.

4. Registros contables

Con base en el cálculo actuarial, el ente económico
deberá reconocer contablemente el pasivo pensional
a su cargo, aplicando para su amortización el sistema
lineal propuesto en el Decreto 051 de enero 13 de 2003,
siempre y cuando hubiese dado estricto cumplimiento hasta
diciembre 31 de 2002, a lo ordenado por el Decreto 1517
de 1998, modificado por el Decreto 051 mencionado.

4.1 Por pensiones de jubilación

Para el registro contable, continúa vigente lo
previsto en la cuenta 2620 del Plan Unico de Cuentas, modificado
por el literal c del artículo 8º del Decreto
2894 del 30 de diciembre de 1994; es decir, mediante cargos
a las subcuentas 510558 o 520558, según el caso,
con abono a la subcuenta 262010, Pensiones de Jubilación
por Amortizar.

4.2 Por amortización de bonos pensionales

Cuando el ente económico emita los bonos o títulos
pensionales de que tratan los Decretos 1299 y 1887 de 1994,
y 1748 de 1995, este último modificado por los Decretos
1474 y 1513 de 1997 y 1998 respectivamente y los que los
adicionen o modifiquen, para efectos de su registro, aplicarán
las dinámicas contenidas tanto en la cuenta citada
en el numeral anterior, como las referidas en las cuentas
2920 y 2925 del Decreto 2894 mencionado.

La amortización de los bonos debe realizarse mediante
cargo a las subcuentas 510561 o 520561, según el
caso, Amortización Bonos Pensionales y su contrapartida
en la subcuenta 292010, Bonos Pensionales por Amortizar,
por el valor de la alícuota correspondiente.

4.3 Por amortización de títulos pensionales

La amortización de los títulos la efectuarán
mediante cargo a las Subcuentas 510562 o 520562, según
el caso, Amortización Títulos Pensionales
con abono a la Subcuenta 292510, títulos pensionales
por amortizar, por el valor correspondiente.

4.4 Registro de las variaciones de la reserva actuarial

Los aumentos o disminuciones en las reservas actuariales
después de estar amortizado el 100% del cálculo
actuarial, deberá registrarse en los resultados
de cada período contable. Su cuantía estará determinada
por la diferencia entre el estudio actuarial del ejercicio
inmediatamente anterior y el del último ejercicio.

4.5 Obligatoriedad para sociedades en liquidación

Las sociedades que estén adelantando procesos de
liquidación obligatoria o voluntaria ante esta entidad
deben demostrar, con los documentos fehacientes, la cancelación
del pasivo pensional en los términos del artículo
246 del Código de Comercio o haber efectuado una
normalización del pasivo de conformidad con los
Decretos 2677, 1572 y 1260 de 1971, 1973 y 2000 en su orden,
con el propósito de que la Superintendencia apruebe
el inventario final. De lo contrario, deberán al
final de cada ejercicio:

– Elaborar un cálculo actuarial conforme a los
parámetros establecidos en esta circular, y

– Amortizar el 100% del valor del cálculo actuarial.

4.6 Revelaciones

Sin perjuicio de las revelaciones exigidas por los artículos
15, 115 y 116 del Decreto 2649 de 1993 y en concordancia
con el Decreto 051 de 2003, en las notas a los estados
financieros deberá incluirse la siguiente información:

? Año en el cual finalizaría la amortización,
antes de entrar en vigencia el Decreto 051 de 2003. Esto
es, 2005 ó 2010 conforme a los parámetros
establecidos por el Decreto 1517 de 1998, modificado por
el Decreto 051 mencionado.

? Porcentaje fijo de amortización hasta el año
2002.

? Saldo amortizado hasta diciembre 31 de 2002 y porcentaje
anual de amortización a partir de esa fecha.

? Monto total de la reserva matemática a la fecha
de corte.

? Valor de la amortización del período.

? Número de personas que incluye el cálculo
actuarial, e

? Información adicional que la administración
y/o el Revisor Fiscal consideren de importancia sobre el
tema actuarial y que puedan afectar los estados financieros.

4.7 Patrimonios autónomos

De conformidad con lo establecido en el artículo
13 del Decreto 941 de 2002, los entes económicos
que por efectos de la normalización parcial del
pasivo pensional hayan constituido Patrimonios Autónomos,
podrán deducir del total del cálculo actuarial
el valor del efectivo, de las inversiones admisibles o
de los otros activos que les hayan sido aceptados con tal
fin (artículos 11 y 12 (ídem)) y, siempre
y cuando demuestren el cumplimiento de lo establecido en
los literales a) y b) y los parágrafos del artículo
13 mencionado.

Para tal efecto, deberán presentar en cuentas de
orden, los valores correspondientes a la contingencia y
como prueba, adjuntar en el momento de la solicitud de
aprobación los documentos relacionados en el siguiente
punto.

En el evento de corresponder a un Patrimonio Autónomo
de Garantía, deberán informarlo, como quiera
que estos no tienen por objeto conmutar las pensiones y
por ende no opera el beneficio contable tal y como lo establece
el artículo 16 del Decreto 941.

5. Solicitud de aprobación y remisión vía
Internet del cálculo actuarial

La solicitud de aprobación del cálculo actuarial
deberá radicarse por escrito en la Superintendencia
de Sociedades o en sus Intendencias Regionales, a más
tardar el día 31 de marzo de cada año, debidamente
suscrita por el representante legal, indicando entre otros:
NIT, Dirección de Impuestos donde presenta la declaración
de renta (aclarando si son grandes contribuyentes), dirección
actualizada del ente económico, número de
radicación generado por el Sistema de Recepción
de la entidad, como prueba del envío del estudio
vía Internet.

5.1 Documentos que deben anexarse

a) Original de la nota técnica que sirvió de
base para la elaboración del estudio actuarial,
debidamente firmada por quien lo elaboró, indicando
la profesión y número de la cédula
de ciudadanía;

b) Certificación suscrita por el Revisor Fiscal
sobre el monto de la amortización acumulada a diciembre
31 del año inmediatamente anterior a la fecha del
cálculo y lo apropiado durante el ejercicio, aclarando
si se acoge al Decreto 051 de 2003;

c) Copia de la última convención colectiva
vigente a la fecha del estudio. En el evento de que esta
cubra varios períodos, bastará con remitirla
el primer año y renovarla una vez sea firmada una
nueva. Igualmente, fotocopia de los pactos suscritos con
los trabajadores que impliquen modificaciones en las reservas
matemáticas y de los fallos o sentencias proferidas
por la instancia competente, reconociendo derechos pensionales
a favor de personas que no formaban parte de los estudios
anteriores;

d) Fotocopia de la póliza renovada, cuando hayan
contratado el pago de las pensiones de jubilación
con una compañía de seguros;

e) Flujo de pagos por bonos, cuotas partes de bonos y/o
títulos pensionales que se hagan efectivos o deban
pagarse en el año siguiente, adicionado en un porcentaje
para cubrir imprevistos calculado conforme a lo establecido
en el Decreto 1517 de 1998.

5.2 Documentos que deben anexarse en el evento de haberse
constituido un patrimonio autónomo

a) Certificación suscrita por el Admin istrador
del Patrimonio, sobre la suficiencia de las garantías
que el empleador haya otorgado, indicando si está al
día en el cumplimiento de sus obligaciones;

b) Copia de la certificación expedida por el Ministerio
de la Protección Social, sobre el otorgamiento de
las garantías para amparar el patrimonio autónomo.
En el evento de corresponder a normalización parcial,
esta corresponderá a la parte del cálculo
actuarial que se pretenda descontar;

c) Certificación suscrita por el Revisor Fiscal
de la entidad empleadora sobre el cumplimiento a los requisitos
exigidos por el Decreto 941 para el efecto, informando
el saldo no transferido al Patrimonio, el cual deberá amortizarse
de acuerdo con las normas vigentes, indicando el porcentaje
aplicado.

5.3 Remisión del estudio vía Internet

Para el envío del estudio actuarial y consulta
el resultado de la validación del archivo, ingrese
a nuestro Portal Empresarial en Internet www.supersociedades.gov.co,
ubique el recuadro derecho "Ingreso de Sociedades
Registradas", digite el número del NIT de la
sociedad, el dígito de verificación y la
contraseña asignada.

Una vez el Portal Empresarial ha validado satisfactoriamente
el ingreso de la sociedad, seleccione el tipo de informe "Cálculo
Actuarial" y la fecha de corte respectiva; posteriormente,
dé clic en el botón "Enviar Archivo
Informe"; utilice el botón "Examinar" para
ubicar el archivo resultado y dé clic en el botón "Enviar
Archivo" para culminar el envío. Cuando el
indicador del resultado de la validación sea correcto,
el sistema generará el número de radicación,
el cual deberá citar al remitir los demás
documentos enunciados.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación
y deroga las Circulares Externas números 06 y 07
de noviembre 27 de 2001 y diciembre 31 de 1998 respectivamente,
y las demás que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Cordialmente,

Rodolfo Daníes Lacouture,

Superintendente de Sociedades.

(C.F.)