Circular 05 de 15-03-2004

CIRCULAR EXTERNA 05
(marzo 15 de 2004)

Señores

LIQUIDADORES, CONTADORES Y REVISORES FISCALES DE SUCURSALES DE SOCIEDADES EXTRANJERAS; SOCIEDADES POR ACCIONES EN LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA SOMETIDAS A VIGILANCIA O CONTROL DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Y, SOCIEDADES POR CUOTAS O PARTES DE INTERES VIGILADAS O CONTROLADAS QUE EXPRESAMENTE LO SOLICITEN.

ASUNTO: APROBACIÓN DEL ESTADO DE INVENTARIO DEL PATRIMONIO SOCIAL.

La Superintendencia de Sociedades en cumplimiento de la atribución conferida en el numeral 5º del artículo 84 de la Ley 222 de 1995, en concordancia con los artículos 233 a 237 del Código de Comercio, imparte la aprobación del estado de inventario del patrimonio social de las sucursales de sociedades extranjeras, de las sociedades por acciones sujetas a su vigilancia o control y de las sociedades por cuotas o partes de interés vigiladas o controladas, que expresamente lo soliciten, cuando las mismas adelantan procesos de liquidación voluntaria.

Para el efecto, esta entidad considera necesario precisar los requisitos que deben acreditar ante la misma, las personas jurídicas que de acuerdo con la ley deban solicitar la mencionada aprobación.

1. DOCUMENTACION MÍNIMA QUE DEBE PRESENTARSE

1.1 Copia de la escritura pública que solemniza la disolución.

La decisión de disolver la compañía, trae como primera consecuencia la obligación del representante legal de dar a ese acto plena eficacia jurídica, por cuanto compromete los intereses de los asociados y de los terceros. Por estas razones la ley exige para su perfeccionamiento, el cumplimiento de las solemnidades previstas para las reformas estatutarias, es decir, elevar la escritura pública y efectuar su registro en la Cámara de Comercio del domicilio social (artículos 158 y 219 del Código de Comercio).

Sin los requisitos anteriores la reforma no producirá efecto alguno respecto de terceros, pero tendrá efecto entre los asociados desde cuando se acuerde o pacte conforme a los estatutos.

Los terceros en general y los acreedores de toda clase, actuales, futuros o presentes, son los más interesados en intervenir en la liquidación de la sociedad, a fin de impedir el menoscabo de los bienes sociales, y que los créditos se paguen de acuerdo con la prelación y proporcionalidad que les corresponde, por tanto deben ser notificados de que la sociedad entra en liquidación, y esa notificación, es precisamente, la que debe hacerse por medio de las solemnidades de escritura publica y registro en la Cámara de Comercio.

En dicha escritura pública debe insertarse el acta correspondiente a la reunión del máximo órgano social en la cual fue adoptada la decisión de disolver la sociedad. En caso de sucursales de sociedades extranjeras, debe protocolizarse la resolución otorgada por el órgano competente de la casa matriz mediante la cual fue acordada la liquidación de la sucursal en Colombia, junto con la respectiva traducción oficial, si es del caso, y con la debida cadena de autenticaciones.

El incumplimiento del representante legal al deber de solemnizar la disolución de la sociedad en los términos descritos lo hará acreedor a las sanciones previstas en la ley por inobservancia en el ejercicio de sus funciones (artículo 23 de la Ley 222 de 1995).

Sobre el acta que apruebe la disolución deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

1.1.1 Cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 186, 189 y 431 del Código de Comercio.

1.1.2 Tener presente lo establecido en el artículo 185 del Código de Comercio, el cual prevé que los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que les han sido conferidos, salvo los casos de representación legal. Tampoco podrán votar los estados financieros ni cuentas de fin de ejercicio.

1.1.3 En caso de que un administrador sea designado liquidador, deberá acreditarse el cumplimiento de lo consagrado en el artículo 230 del Código de Comercio, el cual prevé que no podrá ejercer el cargo sin que previamente hayan sido aprobadas las cuentas de su gestión por la asamblea o junta de socios. En el caso de las sucursales de sociedades extranjeras, dichas cuentas deben ser aprobadas por el órgano competente de la casa matriz.

1.2 Certificado de existencia y representación legal del ente económico.

Debe ser expedido por la Cámara de Comercio del domicilio social, donde esté acreditada la inscripción en el registro mercantil de la escritura pública de disolución, y el nombramiento del liquidador principal y su suplente.

1.3 Publicaciones.

Original o fotocopia de la página completa del periódico de circulación regular del domicilio social, en el cual fue publicado el aviso dirigido a los acreedores sociales, informándoles sobre el estado de liquidación en que está la sociedad o sucursal de sociedad extranjera, como lo dispone el artículo 232 del Estatuto Mercantil.

1.4 Inventario del Patrimonio Social para su aprobación.

El inciso primero del artículo 234 del Estatuto Mercantil establece que el inventario debe incluir la relación pormenorizada de los distintos activos y pasivos sociales. A su vez, el artículo 28 del Decreto 2649 de 1993 define el estado de inventario como aquel que debe elaborarse mediante la comprobación en detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general.

Respecto de dicho estado financiero es necesario tener en cuenta lo siguiente:

1.4.1 De conformidad con lo previsto en el artículo 233 del Código de Comercio, dentro del mes siguiente a la fecha en que la sociedad quede disuelta respecto de socios y terceros, deberá solicitar al Superintendente de Sociedades la aprobación del Estado Financiero de Inventario.

En el evento en que no sea solicitada dicha aprobación en el término indicado en el párrafo anterior, esta Entidad está facultada para imponer sanciones o multas hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, como lo dispone el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995.

Cuando la disolución provenga del vencimiento del término de duración de la sociedad, el corte del estado de inventario deberá corresponder al mes en el cual expiró la fecha de duración de la misma (inciso 1º del artículo 219 del Código de Comercio), en los demás casos, el mes en el cual quede inscrita en el registro mercantil la escritura pública contentiva de la disolución y liquidación del ente económico.

El artículo 234 ídem dispone que el mencionado estado financiero de inventario, debe ser presentado personalmente ante el Superintendente de Sociedades, por el liquidador y el contador que lo suscribieron, bajo juramento de que refleja fielmente la situación patrimonial de la sociedad disuelta o de la sucursal. Para ello, deberán acercarse al grupo de Contratos y Apoyo Legal de esta entidad, al grupo que cumpla esta función, o a la respectiva Intendencia Regional, de lo cual dejarán constancia en un acta.

Si el liquidador tiene la calidad de contador público, la presentación personal podrá efectuarse solamente por el liquidador, quedando constancia de ambas calidades.

1.4.2 Valor de Realización de los activos y pasivos

En la elaboración del inventario del patrimonio social deberá tenerse en cuenta que tanto los activos como los pasivos de las empresas en liquidación, deben valuarse a su valor neto realizable.

El valor de realización o de mercado representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en que será convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de sus negocios. Valor neto de realización es el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversión del activo, o a la liquidación del pasivo.

Antes de elaborarse el inventario del patrimonio social deben valorarse todos los bienes representados en Inventarios, Propiedad Planta y Equipo, e Intangibles a valores de realización, bien sea a través de un estudio técnico elaborado por personas naturales, o por personas jurídicas de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia, u otro mecanismo que permita determinar con precisión el valor de realización.

En el evento de presentarse un mayor valor respecto del costo en libros para efectos de elaborar el estado de inventario del patrimonio social, este deberá incorporarse al valor del respectivo bien y en la contabilidad registrarse en cuentas cruzadas de valuación, como valorizaciones del ejercicio, en caso contrario, es decir, que el avalúo arroje un menor valor, será reconocida la pérdida, y deberá llevarse como un gasto del ejercicio.

1.4.3 Contenido del Inventario.

1.4.3.1 Activo

Debe incluirse el detalle de todos y cada uno de los activos sociales, lo que implica que debe relacionarse en su integridad cada uno de los rubros que componen el activo de la sociedad que tienen valor económico, con una descripción del activo y su valor de realización, conforme lo disponen los artículos 10 y 112 del Decreto 2649 de 1993.

1.4.3.2 Pasivo

Debe incluirse el detalle de todas las obligaciones del ente económico, mencionándose el nombre de cada acreedor, la fecha de vencimiento de la respectiva obligación y los demás datos inherentes al crédito referido y su valor de realización.

Los pasivos deben aparecer en el inventario conforme al orden de prelación legal de pagos establecido en el Código Civil (artículos 2494 y siguientes), prelación que dispone lo siguiente:

-Primera Clase: «…Los salarios, sueldos y todas las prestaciones provenientes de contrato de trabajo…

Los créditos del fisco y los de las municipalidades por impuestos fiscales o municipales devengados…».

-Segunda Clase: «…El acreedor prendario sobre la prenda».

-Tercera Clase: «…Los hipotecarios».

-Cuarta Clase: «…Los del fisco contra los recaudadores, administradores y rematadores de rentas y bienes fiscales…»

-Quinta Clase: «…Los bienes que no gozan de preferencia…».

En cumplimiento del artículo 246 del Código de Comercio, si la sociedad en liquidación está obligada a pagar pensiones de jubilación, efectuará la liquidación y pago de las pensiones por su valor actual, según la vida probable de cada beneficiario. En el evento en que la compañía tenga pensionados a su cargo, deberá remitir los documentos que demuestren que ha elevado la solicitud para efectuar la conmutación pensional, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6º y siguientes del Decreto 1260 de 2000, y obtener el concepto previo favorable del Ministerio de Protección Social, así como la autorización de esta entidad, según lo dispone el artículo 12 ibídem, la cual será impartida una vez evidencie que realizó la conmutación pensional en las condiciones y con los procedimientos reglamentarios previstos en el decreto en mención, o en el que lo modifique.

El inventario debe contener además de las deudas ciertas que tenga el ente económico, las obligaciones condicionales, que su existencia depende de un acontecimiento futuro que puede suceder o no, (artículo 1530 del Código Civil), y las litigiosas, que dependen de las resultas de un proceso judicial o administrativo. Tanto las obligaciones condicionales como las litigiosas deben aparecer en el inventario respaldadas por una reserva adecuada que garantice su pago eventual.

La reserva «adecuada» a que alude el artículo 245 del Código de Comercio, resulta del cálculo aproximado que efectúe el liquidador para cuantificar las pretensiones del demandante, para que el derecho no sea nugatorio si llegare a ser reconocido.

La reserva es una medida preventiva de separación de cierta parte de los activos sociales del ente económico, sujeta a la eventual contingencia o aleatoria posibilidad de menoscabo del mismo que sirve como recurso destinado en forma concreta a satisfacer las pretensiones que puedan originarse a cargo del ente en liquidación y a favor de otro, como consecuencia de la adquisición o extinción de un derecho que pendía de una condición o del reconocimiento judicial de la efectividad de uno litigioso.

El liquidador del ente económico responderá por la constitución de la reserva adecuada como lo ordena la ley, y por tratarse de créditos contingentes o litigiosos, es su obligación observar el origen de los citados créditos contingentes, con el fin de determinar la prelación legal que le corresponde en su pago, es decir, registrar esa contingencia en la clase respectiva por el monto correspondiente, el cual puede coincidir o no con el valor que le corresponde al liquidador reservar para cubrir esos pagos.

Cuando el crédito sea real por la ocurrencia de la condición o la sentencia que pone fin al proceso, el liquidador debe honrar la respectiva obligación si cuenta con los activos suficientes para ello, atendiendo el orden de prelación de créditos.

Para el caso de sucursales de sociedades extranjeras en el evento que los activos no alcancen a cubrir los pasivos, el liquidador deberá comunicar tal situación a la casa matriz, con el fin de que ésta proceda a enviar los recursos necesarios para cubrir todas las obligaciones de la sucursal, hecho que deberá acreditarse ante este Despacho, con los documentos idóneos.

Terminada la liquidación sin que se haya hecho exigible la obligación condicional o litigiosa, la reserva correspondiente para garantizar el eventual pago de la obligación litigiosa deberá depositarse en un establecimiento bancario, o en su defecto celebrar un contrato de fiducia mercantil entre la sociedad en liquidación, en calidad de fideicomitente, y una sociedad fiduciaria, que actuará como vocera del patrimonio autónomo y por instrucciones precisas del constituyente.

Sobre los libros y papeles del ente económico en liquidación, el artículo 112 del Decreto 2649 de 1993 determina que debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda y destrucción de los mismos, y el artículo 134 ibídem, señala que el liquidador debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación, por lo cual deberá acreditar ante esta entidad por parte del liquidador la creación del mencionado fondo.

1.4.3.3 Patrimonio

El liquidador debe relacionar las cuentas del patrimonio, como son: capital social; superávit de capital; reservas; revalorización del patrimonio; dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de interés; resultados del ejercicio; resultados de ejercicios anteriores; superávit por valorizaciones, con su correspondiente valor.

1.4.4 Revelaciones

El estado de inventario deberá encontrarse acompañado de las correspondientes notas, como lo disponen los artículos 114 y 115 del Decreto 2649 de 1993.

Las notas al estado de Inventario del Patrimonio son de dos tipos: de carácter general y de carácter especifico.

1.4.4.1  Notas de Carácter General

Las notas de carácter general hacen referencia a las características, políticas y prácticas contables de la sociedad o de la sucursal, utilizadas por el ente económico a partir de la fecha de inscripción en el Registro Mercantil de la disolución y liquidación de la sociedad o sucursal.

1.4.4.2 Notas de carácter especifico

Las notas de carácter especifico tienen relación con las particularidades sobre el manejo de la información contable que por su importancia deben revelarse, de manera que permitan un mejor análisis de las cifras consignadas en el activo, pasivo y patrimonio del Estado de Inventario del Patrimonio Social.

1.4.5 Certificación

El liquidador y el contador público que elaboraron el estado de Inventario de Patrimonio deben certificarlo. La certificación consiste en declarar que han verificado previamente las afirmaciones contenidas en dicho estado financiero, y que las mismas fueron tomadas fielmente de los libros (artículo 37 Ley 222 de 1995 en concordancia con el artículo 57 del decreto 2649 de 1993), dejando constancia expresa que antes de emitir el citado estado financiero, fue hecho un inventario físico de todos y cada uno de los bienes de propiedad del ente económico, así como de todas y cada una de las obligaciones a su cargo.

1.4.6 Dictamen o Informe

El estado de inventario de patrimonio debe presentarse dictaminado por el revisor fiscal. El dictamen es el documento formal que suscribe el revisor fiscal conforme a las normas de su profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultados del examen realizado.

El dictamen debe referirse como mínimo, en forma expresa y clara, a los siguientes temas:

– Identificación y fecha del estado de Inventario de Patrimonio.

– Naturaleza y alcance de la auditoria.

– Opinión, la cual puede ser limpia, con salvedades o adversa. Excepcionalmente, cuando existan limitaciones significativas o condiciones de incertidumbre importantes, el revisor fiscal puede denegar el dictamen o abstenerse de dar su opinión, motivando debidamente tal decisión.

– El revisor fiscal siempre deberá destinar un párrafo de su informe para expresar si verificó o estuvo presente en la toma física de los bienes de propiedad de la sociedad, así como de sus obligaciones, y su respectiva incorporación en la contabilidad del la sociedad o sucursal a su valor de realización.

2. TRASLADO DEL INVENTARIO

Una vez presentado el inventario del patrimonio social con el lleno de los requisitos antes señalados, esta entidad correrá traslado del mismo a los asociados y acreedores por un término de diez días hábiles, con el fin de que durante este término y cinco días más, pueda objetarse por falsedad, inexactitud o error grave, si a ello hay lugar.

Dicho traslado deberá surtirse en el Grupo de Contratos y Apoyo Legal de esta entidad o en el grupo que cumpla esta función, o en la respectiva Intendencia Regional. El liquidador debe estar atento a las objeciones que sean presentadas a fin de descorrer las mismas.

3. OBJECIONES

Las objeciones serán tramitadas como incidentes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 235 del Código de Comercio. Una vez sea presentada una objeción, ya sea por falsedad, inexactitud o error grave, esta entidad ordenará correr traslado de la misma al liquidador de la sociedad por tres días hábiles, con el fin de que durante ese término descorra la objeción, en virtud de lo previsto en el artículo 137 del Código de Procedimiento Civil.

El liquidador puede solicitar pruebas, y acompañar los documentos que considere pertinentes para descorrer la objeción.

La Superintendencia decidirá la objeción una vez haya analizado el escrito del liquidador y practicado las pruebas; o cuando analizado dicho escrito determine que no hay pruebas que practicar; o cuando ha transcurrido el término del traslado de la objeción y el liquidador no la descorre. La decisión consistirá en admitir la objeción y en tal caso, ordenar las correcciones a que haya lugar, o rechazar la misma.

4. APROBACIÓN

Efectuado el traslado del estado de inventario del patrimonio social, tramitadas las objeciones y hechas las rectificaciones a que haya lugar, o vencido el término del traslado sin que hubieren sido formuladas objeciones por parte de los acreedores, el Superintendente de Sociedades emitirá una resolución aprobando el estado de inventario, y ordenará que ejecutoriada dicha providencia, sea devuelto al liquidador copia de lo actuado, con el fin de que las diligencias correspondientes sean protocolizadas con la cuenta final de liquidación.

5. RESPONSABILIDAD DE LOS LIQUIDADORES

Los liquidadores serán responsables ante asociados y terceros de los perjuicios que les cause por violación o negligencia en el cumplimiento de sus deberes, tal como lo consagra el artículo 255 del Código de Comercio.

Lo anterior, por cuanto el liquidador asume la totalidad de las funciones administrativas del ente económico y, como administrador que es, debe obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios.

El artículo 25 de la Ley 222 de 1995 establece la acción social de responsabilidad contra los administradores, lo cual implica la remoción automática del liquidador. Dicha acción social le corresponde adoptarla al máximo órgano social del ente económico, y será ejercida contra los administradores que hayan ocasionado algún perjuicio a la sociedad.

El liquidador debe tener presente que los bienes inventariados determinan los límites de su responsabilidad respecto de los asociados y de terceros, como lo dispone el artículo 242 del Estatuto Mercantil.

Las acciones de los asociados y terceros contra los liquidadores prescribirán en cinco (5) años contados a partir de la fecha de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

Esta circular rige a partir de la fecha de publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

RODOLFO DANIES LACOUTURE

Superintendente de Sociedades