Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Superintendencia Financiera de Colombia
Circular Externa 014
19-05-2009
Referencia: Instrucciones relativas a la revisión y adecuación del Sistema de Control Interno (SCI).
Señores
Miembros de junta directiva, representantes legales, revisores fiscales, auditores internos y contralores normativos de las entidades supervisadas por la superintendencia financiera de Colombia.
Apreciados Señores:
Esta Superintendencia, en uso de sus facultades legales, en especial de la consagrada en el numeral 9° del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, dada la importancia que deben otorgar las entidades supervisadas al fortalecimiento de los sistemas de control interno y a la evaluación continua de su eficiencia, estima necesario que ellas estructuren, implementen y mantengan un Sistema de Control Interno (en adelante SCI) o lo adecuen, según el caso, a los lineamientos establecidos en la presente circular, de tal manera que dicho sistema contribuya al logro de sus objetivos y fortalezca la apropiada administración de los riesgos a los cuales se ven expuestas en el desarrollo de su actividad, realizándolas en condiciones de seguridad, transparencia y eficiencia.
Las reglas, parámetros generales y requisitos mínimos aquí contemplados, deben ser ajustados o implementados por las entidades supervisadas (entendiendo por tales las sometidas a la vigilancia o control de esta Superintendencia de conformidad con lo señalado en los artículos 72 y 73 del Decreto 4327 de 2005), de acuerdo con el tamaño de la respectiva organización, la naturaleza de sus actividades y la complejidad de sus operaciones, teniendo en cuenta la relación beneficio / costo. Los administradores de la respectiva entidad deberán analizar y verificar este punto teniendo en cuenta su conocimiento de la misma, del sector económico al cual pertenece y de los riesgos que enfrenta, sin que en ningún caso el costo de las medidas adoptadas exceda el beneficio que de ellas se deriven.
De acuerdo con lo anterior, a través de la presente circular se establece un marco conceptual y normativo para el SCI como elemento fundamental del gobierno corporativo de las entidades supervisadas basado en modelos ampliamente aceptados a nivel internacional que contemplan en detalle la noción, contenido y alcance del sistema de control interno, con los siguientes objetivos:
Las entidades supervisadas que pertenezcan al sector público y estén obligadas a la adopción del Modelo Estándar de Control Interno – MECI según lo establecido en el Decreto 1599 de 2005 y sus reglamentos, deberán complementar dicho modelo con los aspectos incluidos en la presente circular que no se prevean dentro del MECI.
Toda vez que la Superintendencia Financiera de Colombia es consciente de que se requiere un plazo prudencial para la implementación y/o adecuación del SCI por parte de las entidades supervisadas, la evolución de la cultura organizacional y demás ajustes prácticos inherentes a dicho proceso, y en especial considerando que un sistema eficiente de control interno resulta fundamental para la operación prudente de una organización, se establece el siguiente cronograma:
La culminación de la implementación del SCI, dentro de los plazos antes mencionados, deberá abarcar todas las áreas de la organización, incluyendo entre otras las mencionadas en el numeral 7.6 del anexo a la presente circular.
La responsabilidad de los administradores sociales y demás órganos señalados en el numeral 7.7 del mencionado Anexo es permanente, de acuerdo con los deberes y responsabilidades que les asigna la normatividad vigente.
Para efectos de hacer seguimiento al cumplimiento del cronograma antes mencionado, el presidente de la junta directiva u órgano equivalente y el representante legal de cada entidad supervisada deberán enviar a esta Superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento de cada uno de los siete plazos antes señalados, una certificación acerca del cumplimiento de la meta respectiva, previa verificación de los documentos y demás elementos que soporten dicha afirmación.
Los mencionados plazos no afectan los establecidos para efectos de la implementación de los sistemas especiales de gestión de riesgos específicos exigidos por esta entidad en la Circular Básica Jurídica y en la Circular Básica Financiera y Contable (incluyendo entre otras las normas sobre gestión de riesgos de mercado –SARM, riesgo de crédito –SARC, riesgo operativo –SARO, riesgo de liquidez –SARL, riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo- SARLAFT y riesgo de garantías SARG), los cuales continuarán rigiéndose por los plazos y condiciones establecidos de manera específica para cada uno de ellos.
En cuanto a los requerimientos mínimos de seguridad y calidad que deben atender las entidades vigiladas para el manejo de la información a través de los diferentes medios y canales utilizados para la distribución de los productos y servicios que ofrecen a sus clientes y usuarios, éstos deberán cumplirse dentro de los plazos señalados en la Circular Externa 52 de 2007 y demás normas que la modifiquen.
La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación, modifica el numeral 7° del Capítulo IX Título Primero – Control Interno de la Circular Básica Jurídica y deroga el parágrafo de la Circular Externa 10 de 2007 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, así como las demás disposiciones que le resulten contrarias.
Se adjuntan las páginas pertinentes.
Cordialmente,
ROBERTO BORRÁS POLANIA
Superintendente Financiero de Colombia
ANEXO
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