Circular Externa 030 de 15-09-2015

Superintendencia Financiera de Colombia
Circular Externa 030
15-09-2015

Referencia: Ajuste e implementación del Módulo de Negocios para las Sociedades Fiduciarias, Sociedades Comisionistas de Bolsa de Valores y Sociedades Administradoras de Inversión en relación con los fondos de inversión colectiva y la administración de portafolios de terceros, actualización de la clasificación de negocios para el reporte de información de los fondos de inversión colectiva a la Superintendencia Financiera de Colombia y eliminación, ajuste y creación de formatos.

Apreciados señores:

Teniendo en cuenta que el Decreto 1242 de 2013 estableció el nuevo esquema por actividades para los fondos de inversión colectiva (FICs), esta Superintendencia estima conveniente realizar un alistamiento y ajuste de los diferentes tipos de reportes que manejan estos fondos con el fin de poder suministrar a las entidades y al consumidor financiero información clara, completa y comparable para la toma de decisiones, así como para efectos de supervisión.

Por lo anterior, esta Superintendencia en uso de sus facultades legales, en especial la consagrada en el numeral 9 del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, imparte instrucciones relativas al reporte de información por parte de las sociedades administradoras de FICs y se ajustan los formatos relacionados con la información de los fondos de inversión colectiva, así:

1. Módulo de Registro de Negocios

1.1. Se implementa el Módulo de Registro de Negocios para las sociedades comisionistas de bolsa valores y sociedades administradoras de inversión para que incorporen la información de cada uno de los FICs administrados y los portafolios de terceros, teniendo en cuenta lo siguiente:

• Para el registro de los FICs y de los APTs deberán utilizar la clasificación de negocios  de que trata el numeral 2 de la presente circular.
• El registro oficial de la información deberá realizarse entre el 01 de noviembre y el 31 de diciembre de 2015, con la incorporación de la totalidad de los FICs administrados y los APTs, de acuerdo con el procedimiento señalado en el Manual del Usuario, al cual se puede acceder a través del sitio Web de la Superintendencia Financiera de Colombia: http://www.superfinanciera.gov.co, en el enlace Trámites y Sanciones, Trámites en Línea de la Superintendencia Financiera de Colombia, opción 20 Módulo de Registro de Negocios.

Para el óptimo desempeño del módulo se recomienda que las entidades cuenten con una conexión de Internet de buena calidad y con un ancho de banda adecuado para el volumen de información que maneje la entidad. Así mismo, el aplicativo deberá desplegarse utilizando como navegador alguno de los siguientes: Chrome 43+, Firefox 38+, Safari 5.1+, Opera 12.1x,  30+, IE 9+.  La entidad será responsable de configurar sus propios parámetros internos de red y seguridad, de manera que sus funcionarios responsables puedan hacer un adecuado uso del Módulo de Registro de Negocios.

• Para acceder al Módulo de Registro de Negocios, las entidades vigiladas deberán solicitar al correo electrónico soporte@superfinanciera.gov.co un código de usuario y una contraseña. En dicha solicitud, que debe venir firmada digitalmente por el representante legal con un certificado digital emitido por una entidad de certificación autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, especificando el tipo y código de la entidad, nombre de la entidad, así como nombre, tipo y número de identificación, cargo, teléfono y correo electrónico de la persona designada como funcionario responsable del trámite.

El responsable del trámite recibe el código de usuario asignado a la entidad y una contraseña, ésta última, por seguridad debe ser cambiada inmediatamente, una vez se reciba, por una nueva de conocimiento y uso exclusivo del mismo.

En caso de remplazo o retiro del funcionario responsable del trámite, la entidad debe realizar la cancelación de dicho usuario y solicitar uno nuevo, siguiendo los pasos antes descritos.

• Las entidades deben incorporar al módulo de registro la totalidad de sus FICs  en operación y los APTs de la siguiente manera:

* Al 30 de noviembre de 2015 el 50% del total de los FICs administrados y de los APTs.

* Al 31 de diciembre de 2015 el 100% del total de los FICs administrados y de los APTs.

Durante este periodo las entidades deben continuar con el procedimiento actual para la obtención del código de los nuevos FICs y una vez surtido el trámite deben inscribir el mismo en el módulo de registro de negocios. A partir del 1 de enero de 2016, los nuevos FICs deben dar cumplimiento únicamente a la inscripción en el módulo de negocios.

De igual manera, las sociedades comisionistas de bolsa de valores respecto de los nuevos APTs, deben dar cumplimiento a la inscripción en el módulo de negocios y continuar remitiendo previamente a su entrada en funcionamiento a la Superintendencia Financiera de Colombia los contratos y anexos por cada uno de los APTs.

• El modulo y el manual de usuario serán dados a conocer a las sociedades comisionistas de bolsa de valores y a las sociedades administradoras de inversión en el mes de octubre de 2015. Dichas entidades deberán realizar pruebas obligatorias durante ese mes.

1.2. Las sociedades fiduciarias deben actualizar la información de la totalidad de los negocios administrados en el módulo entre el 01 de noviembre y el 31 de diciembre de 2015 de la siguiente manera:

* Al 30 de noviembre de 2015 el 50% del total de los negocios administrados.

* Al 31 de diciembre del 2015 el 100% del total de los negocios administrados.

• Los ajustes al módulo se darán a conocer mediante el manual de usuario, el cual será publicado en el mes de octubre de 2015 en la página web de esta Superintendencia: http://www.superfinanciera.gov.co, en el enlace Trámites y Sanciones, Trámites en Línea de la Superintendencia Financiera de Colombia, opción 20 Módulo de Registro de Negocios.

2. Actualización de la clasificación de negocios para el reporte de información a la Superintendencia Financiera de Colombia

Para efectos del reporte de información respecto de FICs y de portafolios de terceros administrados, dichos negocios deben clasificarse en los tipos y subtipos que se enuncian a continuación:

Tipo 9 – Fondos de Inversión Colectiva

Subtipo 1        Fondos de inversión colectiva de tipo general
Subtipo 2        Fondos de inversión colectiva del mercado monetario
Subtipo 3        Fondos de inversión colectiva inmobiliarios
Subtipo 6        Fondos de inversión colectivas bursátiles
Subtipo 7        Fondos de capital privado

Tipo 27 –  Administración de Portafolios de Terceros

Esta tipología aplicará para la incorporación de la información en el módulo de negocios a partir del 1 de noviembre de 2015 y para la remisión de información a partir del 1 de enero de 2016, modifica la Circular Externa 057 de 2009 para el Tipo 9 – Carteras Colectivas y Tipo 27 APTs.

3. Formatos

3.1. Eliminar los Formatos 286, 287 y 288 (Proforma F. 7000-03) “Informe diario de valoración de los fondos comunes de inversión” que le aplica en la actualidad a las sociedades fiduciarias y deshabilitar el módulo de rentabilidades de fondos utilizado por las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las sociedades administradoras de inversión, a partir del 1 de enero de 2016, los cuales serán sustituidos por el Formato 523 (Proforma F.0000-155) “Informe Diario Rentabilidades Fondos de Inversión Colectiva”.

• Período de pruebas: Las entidades deberán realizar pruebas obligatorias entre el 19 de octubre y el 6 de noviembre de 2015, con base en la información disponible al 30 de septiembre de 2015.
• Transmisión oficial: La primera transmisión oficial del nuevo formato se realizará el 1 de enero de 2016, de acuerdo con el instructivo correspondiente y dentro del plazo allí establecido.

3.2. Eliminar el Formato 464 (Proforma F.7000-18) “Ingresos por comisiones recibidas de los negocios fiduciarios” que le aplica a las sociedades fiduciarias, a partir del 1 de enero de 2016, el cual será sustituido por el Formato 524 (Proforma F.0000-156)  “Reporte de ingresos percibidos por comisiones” con el fin de incorporar la información relacionada de las comisiones de los negocios administrados por las sociedades fiduciarias, así como otras comisiones, y los ingresos por comisiones de los FICs por parte de los tres tipos de sociedades administradoras.

• Período de pruebas: Las entidades deberán realizar pruebas obligatorias entre el 9 y el 27 de noviembre de 2015, con base en la información disponible al 30 de octubre de 2015.
• Transmisión oficial: La primera transmisión oficial del nuevo formato se realizará con corte al 31 de enero de 2016, de acuerdo con el instructivo correspondiente y dentro del plazo allí establecido.

La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación.

Cordialmente,

JORGE CASTAÑO GUTIÉRREZ
Superintendente Financiero de Colombia (E)