Circular Externa 115-000012 de 13-12-2008

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  • Publicado: 13 diciembre, 2008


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Superintendencia de Sociedades

Circular Externa 115-000012
13-12-2008 

Señores:

REPRESENTANTES LEGALES, REVISORES FISCALES, CONTADORES PUBLICOS

Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y Empresas Unipersonales.

Referencia: Solicitud de información financiera y de prácticas empresariales del año 2008.

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y 2° del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, en el Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006 y en el Decreto 2300 del 25 de junio del 2008, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones.

La información financiera requerida debe ser enviada acogiendo lo señalado en la Circular Externa número 100-0004 del 28 de diciembre de 2007, con excepción de lo dispuesto en los numerales 2.3 y 3 de dicha circular, por:

• Las sociedades comerciales vigiladas y/o controladas, sucursales de sociedades extranje­ras y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas por esta Superintendencia, aún cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial.

Así mismo, deben remitir la información financiera las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras a quienes de manera particular, y en ejercicio de la atribución de inspección contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, les es remitida la presente circular.

En consideración a los riesgos de conflicto societario originados en las prácticas em­presariales, deberá ser remitido el informe de Prácticas Empresariales de acuerdo a los parámetros establecidos en la Circular Externa número 100-0004 del 28 de diciembre de 2007 para la remisión de información financiera con excepción de lo dispuesto en los numerales 2.3, 3, 4, 5, 6 y 9.

El informe de prácticas empresariales deberá ser remitido por las sociedades comercia­les vigiladas y/o controladas y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas por esta Superintendencia, aún cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial.

La responsabilidad del contenido y diligenciamiento del informe de Prácticas Em­presariales recae en los administradores de las sociedades requeridas, quienes por el conocimiento directo de la información solicitada son los órganos sociales que deben diligenciar su contenido, teniendo en cuenta los deberes establecidos en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y la responsabilidad establecida en los artículos 24 y 43 de la citada ley.

1. PLAZOS

1.1. Para el registro y actualización de datos.

El registro y actualización de datos se deberá efectuar en el año 2009, de acuerdo con la programación definida en la tabla No.1, por los entes económicos a los que se requiere la información por primera vez, aquellos que efectuaron el registro el presente año no lo deberán volver a hacer, sino cuando sea necesaria una actualización de los mismos.

Tabla N° 1- Programación de registro y actualización de datos

Ultimos dos digitos del nit

Fecha de registro y actualización de datos

Ultimos dos digitos del

Fecha de registro y actualización de datos

01-05

Lunes 9 de febrero

51-55

Lunes 23 de febrero

06-10

Martes 10 de febrero

56-60

Martes 24 de febrero

11-15

Miércoles 11 de febrero

61-65

Miércoles 25 de febrero

16-20

Jueves 12 de febrero

66-70

Jueves 26 de febrero

21-25

Viernes 13 de febrero

71-75

Viernes 27 de febrero

26-30

Lunes 16 de febrero

76-80

Lunes 2 de marzo

31-35

Martes 17 de febrero

81-85

Martes 3 de marzo

36-40

Miércoles 18 de febrero

86-90

Miércoles 4 de marzo

41-45

Jueves 19 de febrero

91-95

Jueves 5 de marzo

46-50

Viernes 20 de febrero

96-00

Viernes 6 de marzo

Es importante advertir sobre la necesidad de actualizar la información básica por parte de las sociedades cuando esta sufra modificación, por lo tanto quien requiera realizar cambios en la información básica que reposa en nuestros sistemas de información, debe remitir una solicitud escrita, a la cual deben anexar copia del certificado de Cámara de Comercio donde se evidencie la modificación solicitada.

Teniendo en cuenta que la Superintendencia de Sociedades entregará sin costo alguno el mecanismo de certificado digital de firma para el representante legal, el contador y/o revisor fiscal, si hubiere lugar, de las sociedades y sucursales extranjeras vigiladas y/o controladas, estas deberán remitir la información únicamente a través de medios electrónicos utilizando el portal empresarial www.supersociedades.gov.co debidamente firmada digitalmente con el mecanismo que proveerá la Superintendencia de Sociedades, siguiendo el procedimiento que se describe en el Anexo Técnico de esta circular, que se encuentra disponible en las siguientes direcciones:

Anexo: http://www.supersociedades.gov.co/web/documentos/CircularEF2009/ANEXO2009.pdf

Los manuales de STORM están en la sección de envío de información > software, del portal www.supersociedades.gov.co

La solicitud y descarga de los certificados digitales se podrá llevar a cabo al final del registro o actualización de datos por parte de las sociedades.

1.2. Para el envío de la información financiera

Los estados financieros del 31 de diciembre de 2008, deberán ser entregados en las fechas del año 2009, señaladas a continuación, para lo cual esta Entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla N° 2 –  Programación de envío de información financiera

Ultimos dos digitos del

Envio de información

Ultimos dos digitos del

Envio de información

01-05

Lunes 9 de marzo

51-55

Martes 24 de marzo

06-10

Martes 10 de marzo

56-60

Miércoles 25 de marzo

11-15

Miércoles 11 de marzo

61-65

Jueves 26 de marzo

16-20

Jueves 12 de marzo

66-70

Viernes 27 de marzo

21-25

Viernes 13 de marzo

71-75

Lunes 30 de marzo

26-30

Lunes 16 de marzo

76-80

Martes 31 de marzo

31-35

Martes 17 de marzo

81-86

Miércoles 1° de abril

36-40

Miércoles 18 de marzo

87-93

Jueves 2 de abril

41-45

Jueves 19 de marzo

94-00

Viernes 3 de abril

46-50

Viernes 20 de marzo

-0-

-0-

Con el fin de dar cumplimiento a lo exigido en el artículo 40 de la Ley 222 de 1995, es importante remitir dentro de los plazos establecidos y en forma completa la documentación exigida en el numeral 9 DOCUMENTOS ADICIONALES, de la circular externa 100-004 del 2007 antes citada, por cuanto el término para que esta Entidad ordene la rectificación de los estados financieros empieza a contarse a partir de la fecha en que reciba la totalidad de dichos documentos.

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas señaladas anteriormente.

1.3. PARA EL ENVÍO DEL INFORME DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES

El informe de Prácticas Empresariales correspondiente al año 2008, el cual deberá ser descargado del portal empresarial de la Superintendencia www.supersociedades.gov.co, deberá ser entregado en las fechas del año 2009, señaladas a continuación, para lo cual esta Entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla N° 3- Programación de envío de Informe de Prácticas Empresariales

Ultimos dos digitos del

Envio de información

Ultimos dos digitos del

Envio de información

01-05

Lunes 13 de abril

51-55

Lunes 27 de abril

06-10

Martes 14 de abril

56-60

Martes 28 de abril

11-15

Miércoles 15 de abril

61-65

Miércoles 29 de abril

16-20

Jueves 16 de abril

66-70

Jueves 30 de abril

21-25

Viernes 17 de abril

71-75

Lunes 4 de mayo

26-30

Lunes 20 de abril

76-80

Martes 5 de mayo

31-35

Martes 21 de abril

81-86

Miércoles 6 de mayo

36-40

Miércoles 22 de abril

87-93

Jueves 7 de mayo

41-45

Jueves 23 de abril

94-00

Viernes 8 de mayo

46-50

Viernes 24 de abril

-0-

-0

1.4. PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS DE LAS SOCIEDADES VIGILADAS ADMITIDAS A UN PROCESO DE LIQUIDACION JUDICIAL

Las sociedades vigiladas que se encuentren adelantando un proceso de LIQUIDACION JUDICIAL a 31 de diciembre de 2008, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe diseñado para los entes económicos que adelantan dicho proceso, denominado “informe trimestral y de fin de ejercicio liquidación judicial”, el cual deberá ser descargado del portal empresarial de la Superintendencia www.supersociedades.gov.co, y presentarlo a más tardar el martes 31 de marzo de 2009, DILIGENCIADOS EN PESOS.

Para estas sociedades, además de enviar los documentos adicionales referidos en el numeral 9 de la Circular Externa 100-0004 de 2007, deberán remitir el informe de gestión del liquidador.

1.5. PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS

Las matrices o controlantes que reciban esta circular, además de los estados financieros individuales, deben enviar los consolidados con la información requerida en los formatos elaborados por esta entidad, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de 2009.

Es de anotar que las sociedades que se encuentren en una situación de control o de grupo empresarial de acuerdo a lo estipulado en los artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995, deben hacerlo constar en el registro mercantil de conformidad con el artículo 30 de la misma norma.

1.6. PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS DE LAS SOCIEDADES EN PROCESO DE LIQUIDACION VOLUNTARIA A 31 DE DICIEMBRE DE 2008

Las sociedades VIGILADAS y/o CONTROLADAS que estén en proceso de liquidación voluntaria, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio, en el informe diseñado por la Superintendencia para tal efecto, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de 2009, acompañados de las notas a los estados financieros y la certificación firmada por el liquidador y contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal, si lo hubiere.

2. ATENCION AL PUBLICO

La atención al público será de lunes a viernes en jornada continua de 7:00 a. m. a 5.00 p. m., en Bogotá y de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. en las sedes de las Intendencias Regionales y la utilización de los medios electrónicos en el portal empresarial www.supersociedades.gov.co está disponible las veinticuatro (24) horas del día.

Para aquellas sociedades, a las que se requiere la información por primera vez, que deseen capacitarse en las herramientas y servicios electrónicos provistos para este fin, la Superinten­dencia de Sociedades programará a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co las capacitaciones correspondientes a nivel nacional, cuya inscripción deberá efectuarse a partir del 29 de diciembre de 2008 mediante el registro a través del Portal web.

Las sociedades que tengan inconvenientes, inquietudes para el diligenciamiento, gene­ración o envío del archivo resultado y documentos adicionales, pueden solicitar asesoría a través de los siguientes mecanismos:

• Medios electrónicos a través del correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co y para el informe de prácticas empresariales practicasemp@supersociedades.gov.co.

• Medios telefónicos los cuales estarán disponibles de lunes a viernes, en jornada continua de 7 a. m. a 4 p. m. en Bogotá y de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. en las demás ciudades donde la entidad cuenta con sede, así:

Bogotá: 3245777 ó 2201000 Ext. 3010 para consultas de soporte técnico, 4250 para consultas contables y 7102 para prácticas empresariales.

Barranquilla: 3454495 y 3454506;

Bucaramanga: 6454266 y 6321544/41;

Cartagena: 6646051 y 6642429;

Cali: 6880404 y 6880400;

Cúcuta: 5716190 y 5717985;

Medellín: 2518854 y 2518855 5115218, 5113663

Manizales: 8847393 y 8847810 8808432

Publíquese y cúmplase.

El Superintendente de Sociedades,

Hernando Ruiz López.

  • Anexo Técnico – Procedimiento de emisión y entrega de los certificados de firma digital a las sociedades y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas para el envío de estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2008.

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