Circular Externa 201-000007 de 13-11-2013

Superintendencia de Sociedades
Circular Externa 201-000007
13-11-2013

Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras, Empresas Unipersonales, Empresas en Acuerdo Recuperatorio, en Liquidación Judicial, y Clubes con Deportistas Profesionales Convertidos a Sociedades Anónimas.

Referencia: solicitud de estados financieros año 2013 y de otros tipos de informes.

Esta Superintendencia con base en las atribuciones de Inspección, Vigilancia y Control otorgadas por la ley, se encuentra facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa, a las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en la forma, detalle y términos que considere procedentes de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, numerales 2 y 3 del artículo 7 del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012, el Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006 y el Decreto 2300 del 25 de junio del 2008.

1. Estados financieros a 31 de diciembre de 2013 y documentos adicionales

A través de este Acto Administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2013, con los correspondientes documentos adicionales, requeridos en el Informe 01 – Formulario empresarial, los cuales deben diligenciarse en miles de pesos.

1.1. Obligatoriedad para el diligenciamiento y presentación de la información financiera

Por mandato del artículo 489 del Código de Comercio, se encuentran obligados a enviar los estados financieros a 31 de diciembre de 2013, certificados y dictaminados, con el alcance de los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, sin necesidad de orden expresa de carácter particular concreto, emitida por esta Superintendencia, las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, que se encuentren en estado de vigilancia o control.

Así mismo, están obligadas a remitir la información, las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales en estado de inspección, a quienes en ejercicio de la atribución contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, mediante acto administrativo de carácter particular y concreto, dirigido a la dirección de notificación judicial registrada en Cámara de Comercio, les sea impartida la orden respectiva; excepto aquellas que estén adelantando un proceso de liquidación voluntaria, en cuyo caso deberán acreditar tal hecho suministrando el Certificado de la Cámara de Comercio donde se evidencie que se entró a este estado en una fecha anterior a los plazos de envío de esta información estipulados en el siguiente numeral.

1.2. Plazos para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre de 2013

Los estados financieros individuales (Informe 01 – Formulario empresarial), con corte a 31 de diciembre de 2013, certificados y dictaminados, deberán ser entregados en el año 2014 teniendo en cuenta las fechas señaladas a continuación (Tabla No. 1), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV).

Tabla No. 1 Programación de Envío de Información Financiera

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas señaladas anteriormente, previa solicitud de autorización de envió al Grupo de Informes Empresariales.

1.3. Documentos adicionales

Los estados financieros solo se entenderán recibidos con la presentación de los documentos adicionales que se relaciona a continuación, los cuales deberán ser allegados dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT.

En el evento en que los documentos adicionales no sean aportados en el plazo estipulado, los estados financieros se entenderán recibidos de manera extemporánea, circunstancia que implica las consecuencias sancionatorias pertinentes.

<Numeral modificado por la Circular Externa 201-000003 de 17-03-2014>

1.3.1. “Sociedades Vigiladas y Controladas:

Las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas o controladas, deberán remitir por medio electrónico, escaneados (utilizando archivos con extensión.pdf), los siguientes documentos adicionales, a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co en la sección Presentación Informes Empresariales.

a) El informe de gestión que los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, y normas que lo modifiquen o adicionen, el cual además debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.

Nota: Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.

b) El dictamen del Revisor Fiscal.
c) Las Notas a los estados financieros que son parte integral de los mismos”.

Las mismas sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas o controladas, deberán adicionalmente radicar a papel ante la Superintendencia de Sociedades, dentro de los dos (2) días siguientes al vencimiento del plazo para la presentación de la información financiera según el número de NIT, una certificación suscrita por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, con firmas autógrafas (es decir aquellas plasmadas en el documento con el puño y letra de sus autores), en la cual se haga constar que los documentos remitidos electrónicamente a la Superintendencia de Sociedades, corresponden a los estados financieros a 31 de diciembre de 2013, junto con sus documentos adicionales, y cumplen con los requisitos exigidos en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

1.3.2. Sociedades Inspeccionadas.

a) El documento mediante el cual el representante legal y el contador, certifican que los estados financieros remitidos a la entidad, cumple con lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, en original y con las firmas autógrafas del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere.

b) Notas a los estados financieros como parte integral de los mismos. Este documento podrá ser remitido por medio físico.

Los documentos remitidos en medio físico deben venir debidamente numerados o foliados, totalizando el número de hojas en la primera página; no deben venir grapados, argollados, ni empastados, para facilitar el proceso de escaneo de los mismos.

Es importante aclarar que para recibir los documentos adicionales, se debe referenciar en el documento remisorio el número de radicación que se genera cuando se envían satisfactoriamente los estados financieros vía web, es decir, cuando esta Entidad ha recibido el archivo con extensión STR. Sin este número de radicación no se recibirán los documentos adicionales.

El informe de gestión, el dictamen del revisor fiscal si lo hubiere podrán ser requeridos por esta Entidad para su revisión, en cualquier momento.

2. Informe de prácticas empresariales

2.1 Diligenciamiento y presentación

El Informe 42 – Prácticas empresariales, debe ser remitido por todas las sociedades comerciales y empresas unipersonales en vigilancia o control.

La responsabilidad del diligenciamiento, del contenido del Informe de prácticas empresariales y de la fidelidad de la información, recae en los administradores de las empresas, quienes tienen el conocimiento directo de la información solicitada, teniendo en cuenta los deberes establecidos en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y responsabilidades establecidas en los artículos 24 y 43 de la citada ley.

Nota: El informe 42 de prácticas empresariales NO debe ser remitido por las sociedades inspeccionadas, ni las sucursales de sociedades extranjeras, ni por las sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, judicial o voluntaria, en concordato, o en acuerdo recuperatorio.

2.2 Plazos para el envío del informe de prácticas empresariales

El informe de prácticas empresariales correspondiente al año 2013 (Informe 42 -Prácticas Empresariales), deberá ser remitido en las fechas del año 2014, señaladas a continuación, de acuerdo a los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad sin incluir el de verificación (DV):

Tabla No. 2

Este informe estará disponible para su diligenciamiento a partir del 1 de abril de 2014.

Es importante mencionar que el Informe 42- Prácticas empresariales, NO requiere la presentación de documentos adicionales, NO debe ser firmado digitalmente y NO requiere el envío de un oficio indicando el cumplimiento del requerimiento.

Nota: Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de todo lo ocurrido durante el año 2013 en un solo envío.

3. Presentación de estados financieros consolidados y documentos adicionales

Las matrices o controlantes1 inspeccionadas que reciban el acto administrativo de carácter particular y concreto para remitir los estados financieros individuales de fin de ejercicio y las matrices o controlantes vigiladas obligadas a remitirlos por mandato legal, además deberán enviar los estados financieros consolidados en el Informe 07 -Estados financieros consolidados, diligenciado en miles de pesos, a más tardar el día dieciséis (16) de Mayo de 2014.

Con los estados financieros consolidados, deberán presentarse los documentos adicionales que se relacionan a continuación, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera consolidada, a saber:

• Certificación de los estados financieros consolidados.

• Informe especial de acuerdo a lo establecido sobre el particular en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

• Notas a los estados financieros consolidados.

• Dictamen del revisor fiscal.

Los estados financieros consolidados, solo se entenderán recibidos oportunamente con la presentación de los documentos adicionales en el plazo estipulado.

4. Presentación de estados financieros de las sociedades admitidas a un proceso concursal recuperatorio

Las sociedades que se encuentren adelantando un trámite o proceso concursal recuperatorio a 31 de diciembre de 2013, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el Informe 30 – Información periódica de acuerdo recuperatorio, atendiendo los parámetros indicados en la Circular Externa No. 100-000004 del 31 de mayo de 2013. (Ley 550 de 1999 y Ley 1116 de 2006).

5. Presentación de estados financieros de los clubes deportivos con deportistas profesionales convertidos a sociedades anónimas

Los Clubes Deportivos con Deportistas Profesionales convertidos a Sociedades Anónimas, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el Informe 40 -Clubes de fútbol con deportistas profesionales, atendiendo los parámetros indicados en la Circular Externa No. 200-000002 del 25 de febrero de 2013.

En caso de encontrarse adelantando un trámite o proceso concursal recuperatorio, deberán reportar la información en el Informo 30 – Información periódica de acuerdo recuperatorio.

6. Presentación de estados financieros de las sociedades admitidas a un proceso de liquidación judicial

Las sociedades vigiladas que se encuentren adelantando un proceso de liquidación judicial a 31 de diciembre de 2013, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el Informe 28 – Períodos intermedios y fin de ejercicio para liquidación judicial, atendiendo los parámetros indicados en la Circular Externa No. 001 del 26 de febrero de 2010.

7. Presentación de estados financieros de las sociedades en proceso de liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2013

Los entes económicos vigilados y controlados que estén en proceso de liquidación voluntaria, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio, en el Informe 16 -Estado de liquidación voluntaria del aplicativo STORM, antes del 30 de mayo de 2014 acompañados de las notas a los estados financieros y la certificación firmada por el liquidador y contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal, si lo hubiere.

8. Sanciones

Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables. Debe advertirse que la Superintendencia está solicitando los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere lugar a ello), con los documentos adicionales, en los plazos estipulados, por lo que el incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular dará lugar a las sanciones de ley de conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionado, vigilado o controlado del ente económico.

<Numeral modificado por la Circular Externa 201-000003 de 17-03-2014>

9. Registro y presentación de informes empresariales

Por el portal de la entidad, www.supersociedades.gov.co en la sección Presentación Informes Empresariales, los usuarios podrán realizar todos los pasos para la presentación de cualquier tipo de informe tales como.

– Registro de sociedades nuevas.
– Creación o cambio o recuperación de la contraseña.
– Descargar el software y los manuales de diligenciamiento.
– Enviar archivo con extensión STR generado en el aplicativo STORM.
– Enviar los documentos adicionales escaneados utilizando archivos con extensión .pdf.
– Consultar el estado del envío.
– Descargar archivo de años anteriores.
– Consulta respuesta a posibles errores de envío.
– Capacitaciones Virtuales.
– Inscripción para capacitación.

Para la presentación de los INFORMES de estados financieros, prácticas empresariales o cualquier otro tipo de informe que se diligencie en el aplicativo STORM, deberá ser enviado mediante el servicio electrónico, de “Presentación de Informes Empresariales” que ha dispuesto la Superintendencia de Sociedades a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co.

Sólo hasta que obtenga la radicación de su archivo STR y esté correcto y debidamente radicado podrá enviar los documentos adicionales, este último para las sociedades vigiladas o controladas. Las sociedades inspeccionadas deben presentar los documentos adicionales en las sedes de la superintendencia. Su trámite estará completo hasta qué tenga en su poder los dos tipos de radicaciones tanto del archivo STR y de los documentos adicionales.

10. Generalidades

10.1. Una vez instalado el aplicativo, encontrará que éste contiene todos los informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades y no es necesario instalarlo más de una vez para diligenciar cualquier informe solicitado. Esto se puede hacer de manera sencilla, creando un nuevo informe dentro del mismo programa.

10.2. Ubicación de los archivos generados por el aplicativo: Los archivos con extensión STR que se generan desde el aplicativo STORM, se almacenan en una carpeta según la versión del sistema operativo instalado en el computador en que se ingresa la información, así:

En Windows XP la ruta es:

C:\Documents and Settings\<Nombre del usuario>\StormUser\inf_enviados

Para versiones Vista y 7 de Windows, la ruta es:

C:\Users\<Nombre del usuario>\Storm\inf_enviados

10.3. En procura de prestar un mejor servicio a todos los usuarios, la Superintendencia ofrece en el portal empresarial las capacitaciones virtuales, sobre la descarga, instalación, diligenciamiento y envío de la información a la Entidad, mostrando paso a paso cada uno de estos procedimientos.

Para aquellas sociedades que deseen capacitarse en las herramientas y servicios electrónicos provistos para el envío de los estados financieros y de prácticas empresariales, la Superintendencia de Sociedades programará a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co las capacitaciones correspondientes, a nivel nacional, cuya inscripción deberá efectuarse a partir del 11 de febrero de 2014 mediante el registro a través del portal web.

10.4. Es importante advertir sobre la necesidad de actualizar por parte de las sociedades, la información básica que reposa en nuestros sistemas de información, cuando ésta sufra modificación. Para tal efecto, el representante legal deberá remitir una solicitud escrita dirigida a esta Superintendencia, anexando copia del certificado de Cámara de Comercio en donde se evidencie el respectivo cambio o novedad.

10.5. La información enviada a esta Superintendencia mantiene la reserva y sólo podrá ser utilizada en los términos que la ley establece.

10.6. No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

10.7. Los archivos con extensiones STR, XML y XLS que se generan a partir del aplicativo STORM, no deben cambiarse ni en estructura ni en nombre, así como no cambiar la ubicación de los mismos en el disco local. Los nombres de los archivos los genera de manera automática el aplicativo y el informe que se esté diligenciando.

10.8. Es de advertir que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, incurren en delito sancionado con prisión de uno a seis años. (Artículo 43 Ley 222 de 1995).

10.9. Recuerde que la Superintendencia está solicitando estados financieros certificados y dictaminados con el alcance de lo dispuesto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 y en ningún momento estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoría.

10.10. La atención al público para la radicación de documentos, consultas sobre el diligenciamiento, generación o envío del archivo resultado, será de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a.m. a 5.00 p.m.

10.11. La utilización de los medios electrónicos en el portal empresarial www.supersociedades.gov.co está disponible las veinticuatro (24) horas del día. Además, estarán dispuestos los siguientes mecanismos de soporte:

Publíquese y cúmplase.

(Fdo.) LUIS GUILLERMO VÉLEZ CABRERA,
Superintendencia de Sociedades.