Circular Externa 45 de 15/12/2005

DIARIO OFICIAL 46.161

CIRCULAR EXTERNA 45

15/12/2005

Señores: Presidencia de la República; Contraloría General de la República; Procuraduría General de la Nación; Registraduría Nacional del Estado Civil; Ministros del Despacho; Gobernadores de Departamento; Alcaldes Distritales y Municipales; Superintendentes; Representantes Legales; Miembros de Juntas Directivas y Ordenadores del Gasto de Entidades Estatales del Orden Nacional, Departamental, Distrital, Municipal, de Empresas Industriales y Comerciales del Estado y, en general, responsables de procesos de contratación estatal.

Asunto: Ejercicio de actividades relacionadas con la ciencia contable que están reservadas a los profesionales de esta disciplina, cuyos servicios se contratan por entidades estatales mediante el sistema de licitaciones públicas, concursos públicos, invitaciones públicas u otros sistemas.

Fundamento legal

Con el fin de hacer claridad sobre algunos aspectos relacionados con el ejercicio profesional de actividades relacionadas con la ciencia contable y particularmente con aquellas reservadas a los Contadores Públicos y Sociedades de Contadores Públicos, la Junta Central de Contadores, en uso de las facultades conferidas por la ley, en especial las señaladas en los artículos 5° y 20, ordinal 1° de la Ley 43 de 1990, se permite impartir las siguientes recomendaciones:

CONSIDERACIONES GENERALES

Características de la profesión contable

Las profesiones liberales sustentan su quehacer intelectual en tópicos de distinto orden que las caracterizan y las hacen idóneas en relación con la prestación de ciertos servicios, los cuales tienen un objeto específico. En este sentido, la profesión contable sustenta su labor en la confianza pública, esto es, en la protección del interés público, para lo cual busca garantizar la veracidad, fidedignidad y certeza de la información económica y financiera que elabora, prepara, certifica o dictamina.

Esta protección del interés público, se realiza a través de la fe pública que el Estado le ha conferido al Contador Público como depositario de la confianza pública, lo cual se traduce en el grado de credibilidad y aceptación que la comunidad le otorga a este profesional, como consecuencia de la utilidad social de su labor.

El artículo 10 de la Ley 43 de 1990 define así la fe pública: “(…) La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a l os estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que estos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance (…)” .

Lo anterior quiere decir que el profesional contable tiene una enorme responsabilidad con la sociedad, la cual le obliga a una compensación entre sus deberes y derechos, esto es, de una parte la presunción de verdad con la que se revisten sus actuaciones y, de otra, la responsabilidad que se tiene con el Estado que le otorgó esta facultad en representación del colectivo social.

En síntesis, el profesional contable desempeña un papel de especial trascendencia, a tal punto que una labor eficaz, independiente y objetiva, es un importante instrumento para la inversión, el ahorro, el crédito y, en general, para el dinamismo y el desarrollo económico, pues su ejercicio se estructura en el ánimo de dar seguridad y confianza pública a los distintos agentes que interactúan en la sociedad, incluido el Estado.

Ahora bien, para cumplir con estas importantes atribuciones, el contador público debe basar su labor en férreos criterios de integridad, independencia y objetividad, a fin de que sus servicios se sustenten únicamente en su conciencia social y en su capacidad profesional, para lo cual debe responder a un estricto Código de Etica que se encuentra consagrado en la Ley 43 de 1990.

Ejercicio de la profesión contable y actividades reservadas de manera exclusiva a los Contadores Públicos y Sociedades de Contadores Públicos

Para abordar este tema, debemos recordar que solo pueden ejercer la profesión contable los contadores públicos, las sociedades de contadores públicos y las personas jurídicas prestadoras de servicios contables, legalmente inscritas ante la Junta Central de Contadores, previo el cumplimiento de los requisitos exigidos de conformidad con lo previsto en las Leyes 145 de 1960, 43 de 1990 y demás disposiciones que regulan la profesión contable, incluidas el Decreto 1510 de 1998 y las Resoluciones 160 y 229 de 2004.

Al respecto es de recordar que el artículo 2° de la Ley 145 de 1960 dispuso que: “(…) Solo podrán ejercer la profesión de Contador Público las personas que hayan cumplido con los requisitos señalados en esta ley y en las normas que la reglamenten.

Quien ejerza ilegalmente la profesión de Contador Público será sancionado con multas sucesivas … (…)”.

Igualmente el artículo 13 ibídem establece: “(…) Los auditores, contralores, revisores e interventores de cuentas de empresas dedicadas a la explotación de recursos naturales, a más de la condición de contadores debidamente inscritos ante la Junta Central, deberán tener la de colombianos en pleno goce de los derechos civiles, o la de extranjeros domiciliados en el país con no menos de tres (3) años de anterioridad a la fecha en que empiecen a ejercer el cargo (…)”.

De la misma manera, el artículo 1° de la Ley 43 de 1990 define al Contador Público como “(…) La persona natural que, mediante la inscripción que acredite su competencia profesional en los términos de la presente ley, está facultada para dar fe pública de hechos propios del ámbito de su profesión, dictaminar sobre estados financieros y realizar las demás actividades relacionadas con la ciencia contable en general (…)” .

Así mismo, el artículo 4° ibídem, describe a las sociedades de contadores públicos, de la siguiente forma: “(…) Se denomina ‘sociedad de contadores públicos’, a la persona jurídica que contempla como objeto principal desarrollar por intermedio de sus socios y de sus dependientes o en virtud de contratos con otros contadores públicos, la prestación de los servicios propios de los mismos y de las actividades relacionadas con la ciencia contable en general señaladas en esta ley. En las sociedades de contadores públicos, el 80% o más de los socios deberán tener la calidad de contadores públicos (…)”.

Por su parte el parágrafo 1° del artículo 2° de la citada Ley 43 consagró: “Los contadores públicos y las sociedades de contadores públicos quedan facultadas para contratar la prestación de servicios de las actividades relacionadas con la ciencia contable en general y tales servicios serán prestados por contadores públicos o bajo su responsabilidad”.

Como se observa, solamente pueden prestar servicios relacionados con la ciencia contable, tal como se expresó en precedencia, los contadores públicos, las sociedades de contadores públicos y las personas jurídicas prestadoras de servicios contables. Por esta razón, conviene entonces explicar cuáles son las actividades relacionadas con la ciencia contable.

Sobre el particular, el artículo 2° de la misma ley, estableció que son actividades relacionadas con la ciencia contable todas aquellas que “(…) implican la organización, revisión y control de contabilidades, certificaciones y dictámenes sobre estados financieros, certificaciones que se expidan con fundamento en los libros de contabilidad, revisoría fiscal, prestación de servicios de auditoría, así como todas aquellas actividades conexas con la naturaleza de la función profesional del contador público, tales como: La asesoría tributaria, la asesoría gerencial, en aspectos contables y similares (…)”.

Pero además, mediante los artículos 12 y 13 ibídem, se les reservaron a los contadores públicos y a las sociedades de contadores públicos otros campos de acción, como se explica a continuación. Así tenemos: “Artículo 12. A partir de la vigencia de la presente ley la elección o nombramiento de empleados o funcionarios públicos, para el desarrollo de cargos que impliquen el ejercicio de actividades técnico-contables, deberá recaer en contadores públicos. La violación de lo dispuesto en este artículo conllevará la nulidad del nombramiento o elección y la responsabilidad del funcionario o entidad que produjo el acto”.

“Artículo 13. Además de lo exigido por leyes anteriores, se requiere tener la calidad de Contador Público en los siguientes casos:

1. Por razón del cargo.

a) Para desempeñar las funciones de revisor fiscal, auditor externo, auditor interno en toda clase de sociedades, para las cuales la ley o el contrato social así lo determinan;

b) En todos los nombramientos que se hagan a partir de la vigencia de la presente ley para desempeñar el cargo de jefe de contabilidad, o su equivalente, auditor interno, en entidades privadas y el de visitadores en asuntos técnico-contables de la Superintendencia Bancaria, de Sociedades, Dancoop, Subsidio Familiar, lo mismo que la Comisión Nacional de Valores y la Dirección General de Impuestos Nacionales o de las entidades que la sustituyan;

c) Para actuar como perito en controversias de carácter técnico-contable especialmente en diligencia sobre exhibición de libros, juicios de rendición de cuentas, avalúo de intangibles patrimoniales, y costo de empresas en marcha;

d) Para desempeñar el cargo de Decano en Facultades de Contaduría Pública;

e) Para dar asesoramiento técnico-contable ante las autoridades, por vía gubernativa, en todos los asuntos relacionados con aspectos tributarios, sin perjuicio de los derechos que la ley otorga a los abogados.

2. Por razón de la naturaleza del asunto.

a) Para certificar y dictaminar sobre los Balances Generales y otros Estados Financieros y atestar documentos de carácter técnico-contable destinados a ofrecer información sobre los actos de transformación y fusión de las sociedades, en los concordatos preventivos, potestativos y obligatorios y en las quiebras;

b) Para certificar y dictaminar sobre Balances Generales y otros Estados Financieros de personas jurídicas o entidades de creación legal, cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior y/o cuyos activos brutos en 31 de diciembre sean o excedan de 5.000 salarios mínimos. Así mismo para dictaminar sobre Balances Generales y otros Estados Financieros de personas naturales, jurídicas, de hecho o de creación legal. Solicitantes de financiamiento superior al equivalente a 3.000 salarios mínimos ante entidades crediticias de cualquier naturaleza y durante la vigencia de la obligación;

c) Para certificar y dictaminar sobre Estados Financieros de las empresas que realicen ofertas públicas de valores, las que tengan valores inscritos y/o las que soliciten inscripción de sus acciones en bolsa;

d) Para certificar y dictaminar sobre Estados Financieros e información adicional de carácter contable, incluida en los estudios de proyectos de inversión, superiores al equivalente de 10.000. salarios mínimos;

e) Para certificar y dictaminar sobre balances generales y otros estados financieros y atestar documentos contables que deban presentar los proponentes a intervenir en licitaciones públicas, abiertas por instituciones o entidades de creación legal, cuando el monto de la licitación sea superior al equivalente a dos mil salarios mínimos;

f) Para todos los demás casos que señale la ley.

Parágrafo 1°. Se entiende por activo bruto, el valor de los activos determinados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Parágrafo 2°. Será obligatorio tener Revisor Fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos”.

En este punto resulta procedente recordar en relación con las normas citadas y para todos los efectos que, el Dancoop se transformó en Dansocial y sus funciones de inspección, control y vigilancia fueron remitidas a la Superintendencia de la Economía Solidaria; que la Comisión Nacional de Valores es hoy la Superintendencia de Valores y, que las autor idades tributarias del orden nacional se encuentran representadas en la DIAN.

En el mismo sentido, el Código de Comercio, por virtud de los artículos 203, 208 y 215, reservó como ejercicio exclusivo de la contaduría pública, las labores de revisoría fiscal e interventoría de cuentas.

Así las cosas, tal como ha quedado expuesto, la legislación vigente ha creado un esquema de servicios y actividades que se encuentran reservadas a la profesión contable, razón por la cual, los servidores públicos deben respetar estos sagrados preceptos cuando se ocupen o desarrollen funciones que tienen por fin la selección de contratistas, mediante el sistema establecido en la contratación administrativa.

Resulta fundamental entonces reiterar que no es de recibo y no se ajusta a la legalidad, el hecho que en determinados procesos contractuales, algunas entidades estatales interpretando de manera subjetiva las disposiciones mencionadas en precedencia, consignen en los pliegos de condiciones o términos de referencia de procesos licitatorios o concursos públicos, cuyo objeto principal o accesorio incluye actividades reservadas a los contadores públicos, condiciones que permiten participar a profesionales de otras disciplinas, los cuales no se encuentran habilitados para ejercer estas tareas.

En este orden de ideas, se debe aclarar que en armonía con las disposiciones vigentes, constituyen actividades reservadas a la profesión contable todas aquellas que involucran tareas de revisión de documentos, información u operaciones referentes a aspectos económicos, financieros, presupuestales, tributarios, de manejo de recursos o fondos, bien sea en la forma de ingresos, desembolsos o pagos o que van a ser o hacen parte del proceso del sistema de información contable, o así mismo de sus activos, pasivos o patrimonio o que a su vez configuran los estados financieros de la entidad respectiva, a través de sus saldos o de su movimiento operativo.

Estas actividades se pueden realizar en la forma de auditorías, interventorías o consultorías, ya sea a través de informes, certificaciones y dictámenes o mediante la elaboración de documentos relacionados con este experticio.

En este punto conviene llamar la atención, en el sentido que no resulta procedente ni ajustado al ejercicio de la contaduría pública, que en los procesos de selección de contratistas se utilicen acepciones, términos o expresiones contradictorias o confusas, para permitir que otros profesionales realicen actividades que corresponden y son propias de la Auditoría, en especial de la Auditoría Financiera, tal es el caso de todas aquellas funciones que implican revisiones relacionadas con esta área del conocimiento.

A este respecto, resulta pertinente recordar que la Auditoría consiste en “La exploración o examen crítico de las actividades, operaciones y hechos económicos, incluidos sus procesos integrantes, realizados por un ente económico del orden público o privado cualquiera sea su ámbito, mediante la utilización de procedimientos técnicos a través de los cuales se determina y verifica la razonabilidad, integridad, veracidad e idoneidad de la información generada y de los hechos o documentos que la sustentan o que le dieron origen, para entregar un informe, incluido el juicio profesional o dictamen sobre las conclusiones obtenidas”.

En síntesis, se encuentran reservadas al ejercicio profesional de la contaduría pública todas aquellas labores que tienen que ver con certificaciones, dictámenes, opiniones, revisiones, compilaciones, análisis, verificaciones, comprobaciones, evaluaciones, conteos, registros o informes, siempre que versen sobre aspectos financieros, contables y tributarios, en materias tales como operación, manejo e información sobre recursos financieros, bien en la modalidad de dinero efectivo; moneda extranjera; depósitos en cuentas y de cualquier otro tipo; derechos fiduciarios; fondos; certificados; remesas; títulos valores; documentos y cuentas por cobrar; acreencias; facturas; pagarés; inversiones y portafolios de este tipo; bonos; cédulas de capitalización y similares; acciones y derechos en sociedades; papeles comerciales; títulos diferentes a los títulos valores; aceptaciones bancarias o financieras; tesoros; préstamos; obligaciones financieras; cartas de crédito; obligaciones pensionales; contratos; seguros; dividendos; rendimientos financieros. En el mismo sentido, inventarios; mercancías; propiedades de cualquier tipo; bienes raíces; muebles y enseres; maquinaria y equipo; herramientas; útiles y utensilios; deudas comerciales y similares; operaciones crediticias; pasivos estimados y provisiones; obligaciones laborales pensionales y prestacionales; proyecciones contables y financieras; análisis verticales y horizontales financiero/contables; comparaciones entre resultados contables y presupuestales; y en general todos aquellos procesos relacionados con los activos, pasivos y patrimonio del ente económico, ya sea público o privado, así como de sus ingresos, gastos, costos y desembolsos incurridos en el ejercicio social, incluidos lo atinente y relacionado con soportes y documentos inherentes.

En armonía con lo expuesto, también son reservadas a la contaduría pública todas aquellas actividades que tienen relación directa con la revisión de procesos financieros, contables y tributarios; evaluación de controles internos; revisión e interventoría de cuentas, así como todos los procesos que tienen que ver con la preparación y elaboración de declaraciones tributarias y suscripción de las mismas, al igual que los procesos conocidos o denominados con el nombre de “Due Diligence”.

Igualmente, toda clase de auditorías, interventorías o consultorías relacionadas y atinentes al examen, análisis y revisión de empréstitos internacionales y operaciones con la banca multilateral, lo mismo que todas aquellas actividades concernientes a procesos financieros, contables, de recaudo o de información, examen, análisis y revisión de concesiones estatales y regalías.

También se encuentran reservadas a la contaduría pública la preparación, elaboración y revisión de estados financieros, del sistema de información contable, de libros de contabilidad y actividades conexas, saneamientos contables o depuraciones de cuentas contables y financieras. Igualmente, revisión de procesos de liquidación y rendición de cuentas, exámenes de cumplimiento de contratos estatales en el orden contable y financiero, cualquiera sea su origen.

Las actividades anteriores, se presentan a manera de guía ilustrativa y no son las únicas que se encuentran reservadas al ejercicio de la contaduría pública, por lo que se recomienda analizar cada caso, a fin de establecer si la labor que se pretende contratar está, o no, reservada de manera exclusiva a esta profesión.

En todo caso, conviene recordar que cualesquiera sea la modalidad del contrato que se suscriba, ya sea de revisoría fiscal, auditoría, interventoría, consultoría o asesoría o denominaciones similares, en tratándose de sociedades de contadores públicos y personas jurídicas prestadoras de servicios contables, en todos los eventos, es requisito indispensable que las actividades que se contraten tengan relación directa con el objeto social y a su vez, que tales sociedades y personas jurídicas se encuentren inscritas ante la Junta Central de Contadores, pues de lo contrario no podrán prestar los servicios anotados en precedencia.

Las precisiones anteriores aplican también para aquellos contratos que se realizan en el ámbito de acuerdos interadministr ativos.

Llegados a este punto, resulta fundamental recordar que lo dicho a lo largo de esta circular aplica a toda entidad, incluidas aquellas pertenecientes al sector educativo y dentro de ellas las instituciones de educación superior, universidades o instituciones universitarias.

Siguiendo el carácter ilustrativo de este documento, en razón de algunas dudas que se presentan en materia de experiencia relacionada con la revisoría fiscal, sea la oportunidad para explicar que esta rama del saber contable se considera la magistratura de la profesión, dada su connotación de conocimiento integral, razón por la cual, la experticia en esta materia habilita plenamente a sus practicantes para llevar a cabo labores de auditoría, interventoría y similares, así como exámenes de evaluación de sistemas de información, de control interno y campos conexos, como la fiscalización y auditoría financiera, operacional, de gestión, de cumplimiento, de impuestos y de sistemas o informática, entre otros muchos aspectos.

Recomendación

Por las razones anteriormente expuestas, la Junta Central de Contadores reitera la obligación que tienen las entidades estatales y las de educación que contratan interventorías, asesorías, consultorías o similares en otras ramas del saber, como las ingenierías, las ciencias económicas, administrativas y otras, pero que dentro de los pliegos de condiciones o términos de referencia incluyen actividades, tareas, funciones u obligaciones que fueron señaladas anteriormente o que se relacionan con la profesión contable, de incluir en ellos la contratación de contadores públicos y/o sociedades constituidas por estos profesionales o de otras personas jurídicas prestadoras de servicios contables, exigiendo a unos y otras el correspondiente registro ante la Junta Central de Contadores, ya que en caso contrario se estaría permitiendo el ejercicio ilegal de la profesión, con las consecuencias de orden legal que este hecho implica, pues no puede otro profesional diferente del contador público, realizar actividades reservadas por ley a esta profesión.

Por lo anterior, dada la trascendencia de la función contable cualquiera sea su modalidad y propósito, se hace necesario que los funcionarios públicos responsables de la especializada tarea de la contratación estatal, se apoyen en contadores públicos y sociedades de contadores públicos debidamente inscritas ante la Junta Central de Contadores, cuando se requieran tareas o actividades afines con esta profesión, pues ellos son los únicos facultados por la ley para prestar los servicios inherentes a esta disciplina.

Finalmente se solicita y recomienda respetuosamente a los destinatarios de esta circular, cumplir y hacer cumplir las disposiciones que en materia de actividades reservadas a los contadores públicos contraen las disposiciones vigentes, a fin de garantizar que el ejercicio profesional asignado de manera exclusiva a estos profesionales sea cumplido a cabalidad.

La Presidenta, Luz Myriam Díaz Muñoz.

Imprenta Nacional de Colombia. Recibo Davivienda 0072658. 23-I-2006. Valor $241