Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Cuando una Persona Natural decide desarrollar en forma habitual actividades mercantiles y por consiguiente se convierte en comerciante, es obligación de dicha persona llevar una única contabilidad en la cual se han de reflejar la totalidad de sus bienes, pasivos, ingresos y gastos (es decir, tanto los originados en su actividad mercantil como los originados en sus demás actividades particulares; ver artículo 10 del Código de Comercio y el concepto 094 de abril de 1997 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública).
Si la Persona Natural no desea que todos sus bienes, pasivos, ingresos y gastos queden involucrados en esa única contabilidad (y que es la contabilidad en la cual se basarían sus acreedores para perseguir el pago de sus obligaciones), lo que dichas personas tendrían que hacer es conformar una Empresa Unipersonal (ver Artículos 71 a 81 de la Ley 222 de Diciembre de 1995), o quizás hasta una Sociedad por Acciones Simplificadas (S.A.S.) de un solo accionista (ver Ley 1258 de Diciembre de 2008).
Con cualquiera de esas dos figuras jurídicas sí sería posible destinar solo cierta parte de los activos de la persona al desarrollo de sus actividades mercantiles y así no quedarían involucrados en la contabilidad sus demás activos, pasivos, ingresos y gastos de sus actividades particulares.
Por consiguiente, tratándose de personas naturales comerciantes que no han constituido ninguna Empresa Unipersonal ni una S.A.S., sería claro que la contabilidad que ellas deben llevar reflejaría también el valor de los gastos personales que dichas personas realizan (como por ejemplo los gastos de su familia, o sus actos de recreación y viajes personales, etc.).
En esos casos, y sabiendo que las personas naturales comerciantes también estarían obligadas a llevar su contabilidad conforme a las normas del Decreto 2649 de 1993 (normas generales de contabilidad) y el Decreto 2650 de 1993 (Plan Único de Cuentas para comerciantes), los gastos personales de estos comerciantes no se podrían registrar en ningún caso como una “cuenta por cobrar” pues se formaría así un activo que no es real (nadie se hace un préstamo de “yo con yo”) perjudicando incluso a los acreedores del comerciante que usen su Balance General como criterio para otorgarle o no créditos.
Se podría decir entonces que las cuentas apropiadas para registrar sus gastos personales vendrían siendo las cuentas que en el PUC se destinan a los “Gastos no operacionales” (grupo 53 en el PUC), y más directamente en la subcuenta “539595-Diversos-Otros”, abriendo dentro de esta otas subcuentas que permitan llevar con más detalle los conceptos de sus gastos personales.
Sin embargo, sabiendo que los gastos personales del comerciante también se pueden interpretar como una disminución directa del patrimonio que había aportado al comienzo de su actividad comercial (patrimonio que va creciendo o disminuyendo según como sean los resultados de sus actividades comerciales y personales), dichos gastos también se podrían debitar directamente en la cuenta “3130-Capital de Personas naturales”
La descripción que se hace en el PUC para esta cuenta dice:
“Registra el total de derechos, reales o personales, bienes muebles o inmuebles, corporales o incorporales, apreciables en dinero y poseídos dentro o fuera del país que la persona natural ha destinado como capital para el ejercicio de las actividades de comercio”.
Habría que comentar que esta descripción no es el del todo acertada pues en esta cuenta, y como dijimos antes, la persona natural comerciante no va a reflejar solo los bienes o derechos “destinados como capital para el ejercicio de las actividades de comercio” sino que sería la cuenta con la que se reflejan todos los bienes y derechos que tenía para cuando inició su actividad mercantil sea que los utilice o no en el desarrollo de esa actividad mercantil
En todo caso, en la dinámica de la cuenta, para cuando se describen los conceptos con los cuales se puede debitar la misma, se lee:
“a) Por el valor de las disminuciones por retiro de los bienes que integran esta cuenta”
Por tanto, podría decirse que si al inicio de sus actividades como comerciante la persona había empezado su negocio con un dinero en efectivo, y que más adelante ese dinero lo retira para cubrir gastos personales (sin importar que el dinero haya dado muchas vueltas convirtiéndose en mercancías para la venta, y luego en cuentas por cobrar y luego otra vez en efectivo), entonces esos retiros de sus bienes para convertirlos en gastos personales son una partida que sí se puede debitar directamente en al cuenta “3130-Capital de personas naturales”.
Y si alguna vez el saldo crédito de la cuenta “3130-Capital de Personas naturales” no es suficiente para soportar los débitos que se le harían por los gastos personales, entonces también se podrá debitar las cuentas de “3705-Utilidades de Ejercicios anteriores” pues al fin al cabo esa cuenta representa valores que solo le pertenecen a la persona natural.
Debitar directamente en las cuentas del patrimonio y no en las cuentas del gasto solo serviría para que cuando se le haga lectura a su Estado de Resultados, el resultado final del ejercicio no termine viéndose afectado por la presencia de los gastos personales.
Como sea, cuando no sea posible afectar por el débito esas dos cuentas del patrimonio que antes mencionamos (pues las llega a tener en ceros), en ese caso sí sería obligatorio que los gastos los registre en las cuentas de Gastos no operacionales-Diversos que antes comentamos.
Como vemos, es difícil establecer una regla rígida para definir cómo se pueden contabilizar los gastos personales de las personas naturales comerciantes.
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