Actualizado: 5 septiembre, 2018 (hace 6 años)
En este editorial se aborda la forma en la que un contador independiente o una firma de auditoría deben realizar una gestión de control de calidad del recurso humano en torno a la asignación del personal en un encargo, la realización de este y el cumplimiento de las políticas de control de calidad.
En nuestro anterior editorial Control de calidad aplicado a los procesos de selección de contadores abordamos algunos requerimientos de la NICC 1 con relación a la planificación de los procesos de contratación de personal, su selección y retención por parte de un auditor independiente o de una firma de contadores. Cabe anotar que quien sea designado para estar al tanto de los controles y procedimientos en torno a la gestión de recursos humanos, ya sea el contador independiente o, en el caso de una firma de auditoría, uno de los integrantes de esta última, para efectos de este editorial se le nombra como «encargado», y a la persona que se espere contratar o sea contratada para ejecutar el encargo se le denomina «contador».
Recursos humanos
Teniendo en cuenta que ya se abordaron los ítems de descripción general, selección y retención del personal, damos continuidad a la mención de los aspectos a tener en cuenta para llevar a cabo el control de calidad por parte del encargado.
Desarrollo profesional continuo
“los profesionales contables deben practicar un aprendizaje permanente y continuo a fin de que cumplan con las competencias requeridas para la labor”
De acuerdo con las Normas Internacionales para la Educación –IES– 7 y 8, los profesionales contables deben practicar un aprendizaje permanente y continuo a fin de que cumplan con las competencias requeridas para la labor. El encargado deberá preparar programas y material para el desarrollo profesional de los miembros del encargo y realizar test y pruebas de competencia para hacer seguimiento de este (se sugiere una evaluación periódica y la revisión de los registros del programa de aprendizaje profesional).
Asignación de los equipos para apoyar cada encargo
“Las funciones deberán ser distribuidas de acuerdo con las capacidades de cada contador, asignando menor responsabilidad cuando hay menor cualificación”
Para realizar una adecuada asignación de funciones y responsabilidades el encargado debe:
- Planificar la asignación del equipo del encargo (ver NIA 220)
- Verificar las competencias de los contadores y las necesidades del encargo.
- Verificar si el contador cumple con las competencias necesarias de acuerdo a las evaluaciones realizadas en el proceso de selección, entre las competencias se encuentra:
- Conocer el encargo.
- Tener experiencia relevante y formación para participar en la ejecución del encargo.
- Conocer las normas técnicas y legales requeridas en la legislación colombiana.
- Experiencia en asuntos técnicos en materia contable.
- Conocer la naturaleza de las operaciones de la entidad y del sector a la que esta pertenece.
- Habilidades de experticia y juicio profesional.
- Conocer los lineamientos éticos que rigen su conducta.
- Establecer una política para que se comunique al cliente (y a la firma si es el caso) la identidad y función del contador.
- Documentar en cronogramas o derroteros las responsabilidades, competencias y funciones del contador.
- Documentar con base en cuáles normas técnicas y legales se van a realizar los encargos.
Las funciones deberán ser distribuidas de acuerdo con las capacidades de cada contador, asignando menor responsabilidad cuando hay menor cualificación, junto a un seguimiento por parte de personal con mayor experiencia.
Cumplimiento de las políticas de control de calidad
Para administrar el cumplimiento de las políticas de control de calidad el encargado debe:
- Preparar el seguimiento. Diseñar diferentes tipos de evaluación dependiendo del grado de responsabilidad, el cargo y la función desarrollada por cada contador teniendo en cuenta para la evaluación los aspectos relativos a la aplicación de conocimientos técnicos y a la conducta en torno a la ética. Asimismo, definir en qué grado influirán en la evaluación las conclusiones emitidas por compañeros, subalternos, supervisores y clientes (por ejemplo, se pueden aplicar porcentajes para cada competencia o conclusión de un tercero a fin de realizar una evaluación más completa).
Proceso de cumplimiento de las políticas. El encargado debe:
- Revisar el consolidado de las conclusiones emitidas por los clientes, compañeros, subalternos y supervisores en torno a la labor del contador.
- Revisar el desempeño ejercido por el contador en cuanto a aspectos técnicos contables y de conducta.
- Incluir y documentar las consecuencias que le acarrearían al contador en caso de incurrir en incumplimiento de normas, omisión, falta de diligencia, abuso, elusión, etc.
- Medidas correctivas: dependiendo de las circunstancias y los resultados de la evaluación de cumplimiento, entre las medidas correctivas están:
- Entrevistar las personas involucradas.
- Asesorar y orientar al contador.
- Llevar a cabo reuniones donde se realice retroalimentación y seguimiento para asegurarse de que se han mejorado las situaciones a resolver.
- Adoptar medidas para proteger los intereses de los clientes y posibles usuarios de la información a través de:
- Llamados de atención o invitaciones a mejorar.
- Documentar dichas situaciones en el expediente del contador.
- En caso de una situación grave escalar el proceso a la JCC.
Recompensa al cumplimiento
Con el fin de demostrar que además de esperar buenos resultados por parte de los miembros del equipo de trabajo, el encargado también está comprometido con un sistema de control de calidad sólido y efectivo, este velará por:
- Hacer un refuerzo positivo de forma constante.
- Reconocer las actitudes organizacionales que estos demuestren (innovación, cooperación, liderazgo, eficiencia, integridad, transparencia, etc.).
- Diseñar un formato de evaluación específica para cada rol y programar un seguimiento personal en el que tenga en cuenta las opiniones de diferentes supervisores y una autoevaluación por parte del contador (tanto de sus habilidades técnicas, como de su conducta).
- Documentar los comentarios de los clientes respecto a la labor ejecutada por el contador (habilidades de comunicación y analíticas, puntualidad, responsabilidad, orden, entre otras).
Con base en las expectativas y resultados identificados en los anteriores ítems, el encargado debe definir niveles de remuneración, bonos, promociones, desarrollo profesional, entre otros incentivos. Cabe anotar que no estamos infiriendo que por el hecho de recibir una recompensa el contador deba demostrar dichas actitudes, pero sí consideramos eficiente que se generen estímulos (ver nuestro editorial Oferta y aceptación de incentivos dan lugar a cambios en el Código de Ética).
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