¿Cómo evitar que las declaraciones de IVA arrojen saldos a favor?

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  • Publicado: 7 septiembre, 2009

¿Cómo evitar que las declaraciones de IVA arrojen saldos a favor?

Para quienes sienten “miedo” de que la DIAN les revise su contabilidad por presentar declaraciones con saldos a favor, o para quienes no tienen como pagar a un contador que les firme su declaración de IVA con saldo a favor, existe al menos una opción para controlar que la declaración de IVA no arroje dichos saldos a favor.

Aunque pueda parecer ilógico, algunas veces es posible conocer a contribuyentes declarantes del IVA que le tienen “miedo” a que su declaración bimestral de dicho impuesto termine siendo presentada con un saldo a favor pues asumen que la DIAN va a tener inclinación siempre de revisar las contabilidades o registros de los que presentan ese tipo de declaraciones.

Y no nos referimos a los exportadores y a los productores de bienes exentos pues  para ellos es normal que sus declaraciones de IVA arrojen saldos a favor ya que  ellos no generan IVAS y sí pueden tomar como descontables los IVAs de sus compras y gastos.

Nos referimos más bien al resto de declarantes de IVA que terminan algunas veces liquidando saldos a favor en sus declaraciones de IVA producto de que sus compras y gastos gravados y sus devoluciones en ventas gravadas durante el periodo fueron mayores a sus ventas gravadas y sus devoluciones de compras gravadas, o a que fueron objeto de muchas retenciones de IVA durante el bimestre (vease nuestro anterior editorial: “Sería conveniente que la Retención de IVA se aplicara solo a quienes prestan servicios y no a quienes venden bienes”).

Ese tipo de declarantes, a pesar de que no estén escondiendo ingresos con sus respectivos  IVAs generados, ni tampoco estén incluyendo IVAs descontables inexistentes, ni tampoco estén incluyendo retenciones de IVA a favor inexistentes, piensan que lo mejor es evitar que la DIAN se interese en visitarlos y por ello preferirían que sus declaraciones de IVA en cada bimestre no arrojen saldos a favor.

La Firma de un Contador

Además, saben que si son declarantes de IVA y están obligados a llevar contabilidad, en ese caso les tocará siempre conseguir la firma de un Contador (en caso de no tener la obligación de nombrar un Revisor Fiscal)  para que ese Contador les firme las declaraciones de IVA con saldo a favor pues así lo indica el Artículo 602 del Estatuto Tributario.

(nota: si el declarante de IVA no está obligado a llevar contabilidad, como es el caso por ejemplo de un profesional independiente que está en el régimen común del IVA, en ese caso sus declaraciones de IVA con saldo a favor no requieren la firma de un contador; ver concepto DIAN 41677 del 8 de julio de 2004; consulta nuestro anterior editorial: “La declaración de IVA con saldo a favor no siempre requiere la firma de un Contador”)

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Incluso, si ese contribuyente obligado a llevar contabilidad y que requiere la firma del Contador en su declaración de IVA con saldo a favor es un contribuyente que debe presentar sus declaraciones a la DIAN en forma virtual, en ese caso el Contador que le firmaría debe ser un Contador con Firma digital lo cual puede hacer más complicado el proceso pues las firmas digitales las expiden solo hasta con tres días antes de la fecha de presentación de la obligación y muchos declarantes dejan todo para última hora (consulta nuestro anterior editorial: “Cuando las declaraciones de IVA que se presenten virtualmente arrojen saldo a favor, las mismas deberán tener la “firma digital” de un contador”)

¿Qué pueden hacer entonces ese tipo de declarantes que no son ni exportadores ni productores de bienes exentos si lo que desean es que su declaración bimestral del IVA no les arroje un saldo a favor?

Retrazar el uso de las retenciones de IVA

Como ya dijimos antes, los saldos a favor se les terminan originando por los excesos de IVA descontables sobre los IVAs generados o porque durante el bimestre se les hicieron muchas retenciones de IVA.

Por consiguiente, si el saldo a favor se está originado por ejemplo en el hecho de haber tenido muchas retenciones de IVA en el bimestre, lo que sería posible hacer en estos casos es “retrazar” el momento en que el contribuyente utilice esas retenciones.

Es decir, que cuando el contribuyente esté causando sus ventas y afectando las cuentas por cobrar al cliente y las cuentas por cobrar por retenciones a favor (pues muchos, con la expedición de la factura,  hacen la causación de las retenciones de renta, IVA o ICA que sus clientes le harán y no esperan a reconocerlas hasta cuando el cliente les pague), o cuando ya estén recaudando la cartera, lo que se hará es que el valor de la retención de IVA no se registrará en esos momentos afectando la cuenta 135517-Impuesto a las ventas retenido”.

En esos casos el valor de la retención de IVA a favor se quedaría implícita en el valor de la cuenta por cobrar a clientes (cuenta 130505), y más adelante, en cualquiera de los dos bimestres siguientes, se podrá hacer la contabilización para reconocer el valor de la retención de IVA (acreditando la cuenta 135505 y debitando la cuenta 135517). Con eso se evita formar el saldo a favor pues las retenciones de IVA se deben llevar al formulario de la declaración de IVA solo en el mismo periodo en que se afecte la cuenta 135517-Impuesto a las ventas retenido.

Lo anterior está plenamente respaldado en lo que leemos en las normas vigentes contenidas en el Artículo 484-1 del Estatuto Tributario y el Artículo 31 del Decreto.3050 de 1997, normas en las que leemos lo siguiente:

“ART. 484-1 del Estatuto Tributario.—Adicionado. L. 223/95, art. 21. Tratamiento del impuesto sobre las ventas retenido. Los responsables del impuesto sobre las ventas sujetos a la retención del impuesto de conformidad con el artículo 437-1 del estatuto tributario, podrán llevar el monto del impuesto que les hubiere sido retenido, como menor valor del saldo a pagar o mayor valor del saldo a favor, en la declaración del período durante el cual se efectuó la retención, o en la correspondiente a cualquiera de los dos períodos fiscales inmediatamente siguientes

“ART. 31 Decreto 3050 de 1997.—Tratamiento del IVA retenido. Los responsables del impuesto sobre las ventas a quienes se hubiere practicado retención por este impuesto, podrán incluir el monto que les hubiere sido retenido, como menor valor del saldo a pagar o mayor valor del saldo a favor, en la declaración del IVA correspondiente al período fiscal en que se hubiere efectuado la retención, o la de cualquiera de los dos períodos fiscales inmediatamente siguientes.

Para los efectos previstos en el presente artículo, los sujetos a quienes se les practique retención, deberán llevar una subcuenta en donde se registren las retenciones que correspondan a las facturas expedidas a favor de los adquirentes de bienes o servicios que acrediten la calidad de agente retenedor. En todo caso, deberán coincidir el período de contabilización de los valores de la subcuenta y el de su inclusión en la declaración correspondiente”.

(los subrayados son nuestros)

Hay que advertir en todo caso que hacer este “retraso” en el reconocimiento de las retenciones de IVA pudiera hacer que se compliquen los cruces de información exógena pero es algo que la DIAN tendría que admitir (ver nuestro anterior editorial: “Si nos hacen retenciones de IVA que no hemos declarado ¿Cuánto tiempo tenemos para restarlas en las declaraciones siguientes?”)

¿Retrazar el registro de IVAs descontables?

Ahora bien, si el saldo a favor se origina no por la presencia de retenciones de IVA en el bimestre sino por causa de que en el periodo se presentaron muchos IVas descontables en compras o gastos gravados, en esos casos la norma del artículo 496 del Estatuto Tributario indica lo siguiente:

“ARTICULO 496. OPORTUNIDAD DE LOS DESCUENTOS. Cuando se trate de responsables que deban declarar bimestralmente, las deducciones e impuestos descontables sólo podrán contabilizarse en el período fiscal correspondiente a la fecha de su causación, o en uno de los dos períodos bimestrales inmediatamente siguientes, y solicitarse en la declaración del período en el cual se haya efectuado su contabilización. “

En este caso es más complicado el asunto, pues la norma está indicando que tanto el costo o gasto como su IVA descontable, tendrían que retrazarse en su contabilización para hacerlo hasta en cualquiera de los dos bimestres siguientes.

Pero se sabe que si el comprador es un agente de retención a título de renta o de IVA, y la  compra da base para hacer tales retenciones, en ese caso dichas retenciones sí se tendrían que reconocer en la fecha que indique la factura de compra y no en los dos bimestres siguientes en los cuales se decida hacer el reconocimiento del costo y su IVA.

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