¿Cómo proceder cuando se realizan actas en un papel distinto al exigido por la cámara de comercio?


¿Cómo proceder cuando se realizan actas en un papel distinto al exigido por la cámara de comercio?

La Superintendencia de Sociedades acogió una solución propuesta mediante un cuestionamiento, referente a las medidas que pueden tomarse cuando no se realizan las actas sobre el papel que exigen las cámaras de comercio para su elaboración.

Este caso de estudio se abordará con base en el cuestionamiento resuelto por la Superintendencia de Sociedades mediante el Oficio 220-081920 de 2019, referente a la medida que podría adoptarse cuando no se hayan realizado las actas sobre el papel que para ello exigen las cámaras de comercio.

El caso concreto que suscitó el cuestionamiento trata de que una persona compró una sociedad ya constituida cuyos anteriores socios realizaban las actas sobre papel ordinario, y no como ya fue dicho sobre el papel que es solicitado por la cámara de comercio. Una de las soluciones que propuso quien formuló el interrogante fue pegar las actas sobre el papel pertinente y realizar la nota aclaratoria en cada hoja.

La Supersociedades, por su parte, encontró viable la solución propuesta, ya que no existe un procedimiento definido en la ley frente a estas situaciones, y por lo tanto puede acudirse a mecanismos prácticos que, claro está, le permitan a las actas conservar su validez y autenticidad. La entidad controladora precisó:

“La respuesta al asunto, planteado (…) no está prevista en la ley. Sin embargo, este hecho no obsta para encontrar en la práctica una solución, (…) que podría coincidir con aquella que se propone en el escrito de consulta, cual es la de pegar físicamente las hojas de las actas comunes sobre las hojas oficiales del libro de actas en el papel oficial, con una nota aclaratoria”.

(El subrayado es nuestro)

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Se tiene entonces que en caso de que se presenten situaciones similares a esta los socios pueden acudir a una solución como la descrita, claro está, conservando siempre la integridad de los documentos.

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