Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La matrícula mercantil es un registro que legalmente deben efectuar todas las personas naturales y jurídicas que ejerzan profesionalmente el comercio y cuenten con establecimientos de comercio; es un medio de identificación entre comerciantes y debe renovarse actualmente.
Es deber del comerciante realizar la renovación de dicho documento, pues adicional a los deberes consagrados en el artículo 19 del Código de Comercio se encuentra el estatuido por el artículo 33 de la misma disposición normativa el cual determina que la matrícula debe renovarse anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año; en dicha renovación el comerciante informará a la cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, cambio de domicilio o de actividad comercial, apertura o cierre de sucursales, establecimientos de comercio entre otros actos y documentos sujetos a registro.
La renovación de la matrícula debe realizarse en la Cámara de Comercio de la jurisdicción donde este ubicada la persona natural o jurídica y el establecimiento de comercio, y es de carácter obligatorio también para las sucursales de sociedades extranjeras.
Ahora bien, se recomienda renovar la matrícula mercantil a más tardar el 31 de marzo como lo establece la norma, para no incurrir en sanciones. La matrícula de los comerciantes o su renovación causará anualmente unos derechos (costos) que son liquidados de acuerdo con el rango de los activos.
No efectuar la renovación implicará al comerciante ser objeto de la multa del artículo 37 del Código de Comercio la cual expone que toda persona que ejerza profesionalmente el comercio sin encontrase registrada, incurrirá en una sanción hasta de 10 mil pesos.
ARTÍCULO 37. <SANCIONES POR EJERCICIO DEL COMERCIO SIN REGISTRO MERCANTIL>. “La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa hasta de diez mil pesos, que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.”
(El subrayado es nuestro)
Sin embargo, el artículo 37 del Estatuto Mercantil es concordante con lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 1727 de 2014 y a su vez con el numeral 2 del artículo 10 del Decreto 4886 de 2011, en cuanto a la disposición que modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio indica que las direcciones de las Cámaras de Comercio están facultadas para imponer y multas a los comerciantes por infracción a las leyes cuando ejerzan profesionalmente el comercio sin estar matriculadas en el registro mercantil hasta el equivalente de 17 salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción según el numeral 5 del artículo 11 del Decreto 2153 de 1992.
“ARTÍCULO 10. FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE CÁMARAS DE COMERCIO. Son funciones de la Dirección de Cámaras de Comercio:
(…)2. Imponer previa investigación, las multas a las que se refiere el numeral 5 del artículo 11 del Decreto 2153 de 1992 o las normas que lo modifique o adicionen, a las personas que ejerzan profesionalmente el comercio sin estar matriculadas en el registro mercantil (…)”.
“ARTICULO 11. FUNCIONES ESPECIALES DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA PROMOCION DE LA COMPETENCIA.
“(…)5. Imponer a las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, sin estar matriculadas en el registro mercantil, multas hasta el equivalente de diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción (…)”.
Para evitarse las anteriores sanciones, debe pagar el valor correspondiente a los derechos de renovación de dicha matricula de acuerdo con los activos registrados; para tal finalidad le recomendamos utilizar el Liquidador de Matricula Mercantil y Establecimientos de Comercio para el año 2017.
Podrá realizar el pago de la matricula mercantil en las oficinas de la Cámara de Comercio de su jurisdicción, sin embargo, también es posible hacer el trámite de manera virtual; la Cámara de Comercio de Cali expone el paso a paso para cancelar dicha obligación vía internet.
El comerciante deberá ingresar a la página web ccc.org.co, en la cual con posterioridad accederá a la opción servicios virtuales y elegirá el tipo de registro que desea renovar, en esta parte el proceso ingresará el número de identificación ya sea CC o NIT, para este último no se requiere digitar el número de verificación.
El proceso continúa tan sólo con la aceptación de los términos y condiciones de uso para iniciar el trámite; el portal le otorgará un código denominado Código Único de Formulario –CUF–, que le permitirá acceder nuevamente al aplicativo para recuperar una transacción ya iniciada siempre que no hubiese sido finalizada.
Paso seguido, es menester actualizar los datos para las notificaciones judiciales. Ahora bien, en la información financiera el comerciante debe ingresar el valor de los activos que, en caso de presentarse disminuidos con respecto al año anterior, darán lugar a la obligación de adjuntar los estados financieros; el aplicativo le permitirá pagar los años que tenga pendientes de renovación.
No olvide que debe ingresar la información financiera a corte de 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, sin olvidar en todo caso que la ecuación contable para determinar el activo total es:
Activo total = Total del Pasivo + Patrimonio
En caso de ser una entidad sin ánimo de lucro debe diligenciar el campo de balance social que es igual a la diferencia entre el activo total menos el pasivo total:
Balance social = Activo total – Pasivo total
Si es persona jurídica diligencie la composición del capital, ingrese los datos de la organización, verifique la actividad económica registrada y con posterioridad suministre la información comercial de los bienes raíces, la de cada uno de los establecimientos de comercio junto con los activos vinculados.
Luego podrá observar el valor a pagar, no olvide que podrá modificar o adicionar algún dato antes de efectuar el pago.Para finalizar seleccione la forma de pago según su conveniencia.
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