¿Cómo se calcula la Retención en la Fuente sobre la Prima Legal de Servicios?

El cálculo de la retención en la fuente sobre la Prima legal de servicios varía dependiendo si el asalariado pertenece al sector privado o al sector público. Además, en los del sector privado el cálculo varía si el asalariado está sometido al procedimiento 1 o al procedimiento 2.

Los pagos por concepto de Prima Legal de Servicios que reciben cada semestre los asalariados son pagos que se consideran también como otro ingreso tributario más  en el mes en que los reciba y por tanto quedarían también sujetos a la Retención en la Fuente.

Sin embargo, las normas contenidas en los Articulos 385 y 386 del Estatuto Tributario indican que la Prima Legal de Servicios tendrá un tratamiento especial a la hora de efectuarse dicho cálculo pues se tendrían que tomar en cuenta distintas variables.

En tales normas encontramos las siguientes instrucciones (citamos sólo la parte pertinente):

“ARTICULO 385. PRIMERA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN. Para efectos de la retención en la fuente, el retenedor deberá aplicar el procedimiento establecido en este artículo, o en el artículo siguiente:

Procedimiento 1.

Con relación a los pagos gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el «valor a retener» mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así:

….

Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el «valor a retener» es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima.”

“ARTICULO 386. SEGUNDA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN. El retenedor podrá igualmente aplicar el siguiente sistema:

Procedimiento 2

Cuando se trate de los pagos gravables distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el «valor a retener» mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas…”

(los resaltados son nuestros).

De acuerdo con lo anterior, se puede concluir lo siguiente:

1. Tratándose de trabajadores del sector privado, y sometidos a retención en la fuente por el procedimiento 1, el pago de su prima legal de servicios (es decir, sin incluir las demás posibles primas extralegales que le lleguen a dar) no se suma con los demás pagos laborales del mes sino que se depura por aparte (en forma independiente). De esa forma se podrá definir si luego de depurado ese pago de la prima legal, el mismo arroja o no un valor que sí termine sujeto a Retención en la fuente dentro de la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario (nota: recuérdese que en esa tabla solo los pagos laborales gravables que superen 95 UVT son los que empiezan a generar Retención en la Fuente; en el 2009 eso sería: 95 x  $23.763 = $2.257.000; consulta nuestra herramienta: “Modelo para depuración de salarios y obtención retenciones en la fuente durante el 2009-procedimiento 1”)
2. Tratándose de trabajadores del sector privado sometidos a retención en la fuente por el procedimiento 2, o de trabajadores del sector público sometidos al procedimiento 1 ó 2, su prima legal de servicios sí se suma en una única base con los demás pagos labores del mes para hacer entonces una única depuración y obtener así un único valor de pagos laborales gravables en el mes (consulta también nuestra herramienta: “Modelo para definir porcentaje fijo de retención sobre salarios-procedimiento2-durante 2009”)

Ejemplos prácticos

Para ilustrar mejor lo anterior, podemos plantear los siguientes ejemplos:

a) Con el procedimiento 1 (artículo 385 del Estatuto Tributario)

Un trabajador tiene un salario mensual de $3.000.000. En el mes de junio de 2009 le liquidan y pagan una prima legal de $1.500.000 y una prima extralegal de $1.500.000. Su aporte obligatorio a fondo de pensiones es el 5% de sus salarios (incluido el 1% de aporte al Fondo de Solidaridad), y su aporte obligatorio a la EPS es el 4% de su salario.

Dicho trabajador tiene autorizado que mensualmente le descuenten $700.000 con destino al fondo de pensiones voluntarias, pero para el mes de junio de 2008 decide aportar no sólo $700.000 sino $1.000.000. Este trabajador no efectuó pagos por préstamos de vivienda ni por salud prepagada o educación de sus hijos y esposa en el año anterior (en nuestro caso, en el año 2008), razón por la cual no tiene valores para disminuir con tales pagos la base gravable de cada mes del 2009.

Los cálculos serían:

Obsérvese que el valor del subtotal 3 se busca, para cada columna, en forma independiente dentro de la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario. Y de allí se desprende el hecho de que sobre los salarios más la prima extralegal sí hay retención, pero que la prima legal, por arrojar una “base gravable” inferior a 95 UVT, entonces no tiene retención.

Si el valor de la prima legal se hubiera sumado en forma conjunta con los otros pagos del mes, entonces se le hubiera terminado practicando una Retención de $239.000, es decir, una retención en exceso de $239.000 – $26.000 = $213.000.

b) Con el procedimiento 2

Supóngase que este mismo trabajador no estuviese sometido al procedimiento 1 de Retención en la Fuente sino al procedimiento 2. Y supóngase además que el porcentaje fijo que se le determinó en diciembre de 2008 para ser aplicado en cada uno de los 6 meses del periodo enero a junio de 2009 fue de 5,70%.

Con esos cambios en el ejercicio, la parte final de los mismos cálculos anteriores cambiaría así:

Nótese como en el procedimiento 2 la prima legal sí se une con los demás pagos laborales del mes para formar una única base gravable (aunque si se quisiera depurar en columna aparte, el resultado final sería el mismo pues a cada “base gravable” se le aplicaría el mismo 5,70% de retención…)

Material Relacionado

• [Especial] Prima de Servicios – Junio de 2009
• Modelo para depuración de salarios y obtención retenciones en la fuente durante el 2009-procedimiento 1
• Modelo para definir porcentaje fijo de retención sobre salarios-procedimiento2-durante 2009
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