Componentes de una adecuada infraestructura contable

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  • Publicado: 15 julio, 2020

Componentes de una adecuada infraestructura contable

Los contadores públicos somos una parte importante en la cadena de generación de los informes financieros.

No obstante, otros actores, como los administradores y las autoridades de supervisión y vigilancia, también cumplen funciones fundamentales para asegurar información financiera de alta calidad.

Hay quienes piensan que los contadores públicos somos los únicos responsables de la preparación y presentación de los informes financieros emitidos por una entidad. Esta visión es limitada, puesto que desconoce las responsabilidades que tienen otros actores en la cadena de generación de los informes financieros, ya sea para fines contables o fiscales.

La urgente necesidad de aumentar la base de contribuyentes, la falta de coordinación y sistematización y las responsabilidades que tenemos los contadores son apenas una parte del problema, y no son el origen de este. Para encontrar las soluciones se debe revisar y mejorar la infraestructura contable, de tal forma que los diferentes actores asuman sus responsabilidades, sin que se traslade a uno de ellos la función que otros deben cumplir.

La ley ha establecido directrices para los informes financieros que indican que la responsabilidad por su emisión y dictamen es de los administradores de la entidad[1], por ello es que existen instancias de aseguramiento interno y declaraciones de la administración y del contador de la entidad, que ayudan a mejorar su calidad y transparencia.

Esto no significa que los contadores en las empresas, los contadores independientes y los revisores fiscales no tengan responsabilidades, ellas han sido establecidas en la ley, y pueden tener diferencias, dependiendo del rol que los contadores desempeñan en una entidad.

La realidad actual es que la mayoría de los contadores públicos habilitados para el ejercicio profesional, cerca de 260.000, prestan sus servicios internamente en las empresas, son el apoyo de los administradores y no ejercen como revisores fiscales ni contadores independientes, sino que son parte del aseguramiento interno.

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Este asunto es de especial valor, por cuanto la ley ha establecido que es función privativa de los contadores públicos expresar dictamen profesional e independiente o emitir certificaciones sobre balances generales y estados financieros.

El contador público como depositario de la confianza pública da fe pública cuando con su firma y número de tarjeta profesional suscribe un documento en el que certifique sobre determinados hechos económicos.

Función de inspección, vigilancia y control

La función de inspección, vigilancia y control que ejercen las autoridades (otro de los instrumentos del estado) es distinta de la función de la revisoría fiscal o la auditoría externa. No puede trasladarse esta función a los contadores que ejercen como revisores fiscales o auditores; el deber de colaboración debe partir del supuesto de que cada uno cumple de manera eficiente su función.

Lo anterior, sin perjuicio de que supervisores y revisores fiscales mantengan una relación eficaz que incluya el establecimiento de vías de comunicación adecuadas que permitan el intercambio de información pertinente para desempeñar sus respectivas responsabilidades legales.

Ninguna de las partes debería utilizar el trabajo de la otra como sustituto de su propio trabajo, y la entidad supervisada seguirá siendo la principal fuente de información de los trabajos del supervisor y del revisor fiscal.

Infraestructura contable

Qué bueno sería que toda la comunidad contable analizara si la infraestructura para la generación de informes financieros, en la que trabajan los contadores, es la adecuada. Sabemos que esta se conforma por un conjunto de elementos que no pueden resumirse todos en una única función como la de revisoría fiscal.

Si comprendemos que la obligación de llevar contabilidad es distinta de la de tener contador o la de mantener una estructura de control interno, o de la función de la auditoría interna, o de otras instancias de aseguramiento externo, como la de revisoría fiscal o la auditoría externa, y de la función de inspección, vigilancia y control, a cargo de las autoridades de supervisión, estaríamos en el camino  de encontrar los consensos que son requeridos entre distintos grupos de interés para fortalecer nuestras instituciones y mejorar nuestras capacidades para incrementar la calidad de los informes financieros.

La generación de información transparente y comparable, útil para la toma de decisiones sobre asignación de recursos por parte de usuarios que no tienen acceso a la información de la entidad, no es algo nuevo, estos elementos siempre han estado presentes en toda la historia de la normativa contable en Colombia.

También es un error establecer un diagnóstico de lo que representa la profesión, considerando solo unos pocos casos que los medios de comunicación exponen a la opinión pública.

“La inmensa mayoría de los contadores hacen las cosas bien, el problema es que los medios siempre se ocupan de los que hacen mal el trabajo y no de los que lo hacen bien”

La inmensa mayoría de los contadores hacen las cosas bien, el problema es que los medios siempre se ocupan de los que hacen mal el trabajo y no de los que lo hacen bien. Por unos pocos casos no puede desprestigiarse una profesión que tiene cerca de 260.000 contadores activos, más de 3.000 sociedades de contadores o personas jurídicas prestadoras de servicios contables, más de 260 programas de contaduría pública distribuidos en más de 150 instituciones educativas.

Por ello, tenemos que reflexionar sobre nuestras capacidades en materia legal y reglamentaria, institucional y humana, en nuestro sistema de supervisión, monitoreo y cumplimiento, y en el rol que cada uno de los actores tiene en la cadena de generación de informes financieros. Una lista no exhaustiva de los componentes que deberían formar parte de la infraestructura contable y de las posibles acciones que deben ser emprendidas es la siguiente:

1. Obligación de llevar contabilidad

Esta función les corresponde a los administradores de una entidad. Debemos explorar otros mecanismos de contabilidad simplificada para microentidades y pequeñas empresas, que aplique para efectos contables y tributarios; restringir la contabilidad solo a una contabilidad de devengo genera mayor complejidad e incrementa los costos de generación de informes financieros.

Por ello, se debe desarrollar lo establecido en la Ley 1314 de 2009, respecto de las normas de la contabilidad simplificada. La base de caja o una base mixta, para efectos contables y tributarios, son opciones que deben ser consideradas, tal como ya fue propuesto en los antecedentes de la Ley 1314 de 2009.

2. Obligación de tener contador

Muchas entidades tienen la obligación de llevar contabilidad conforme a lo requerido en normas legales, pero ello no genera automáticamente la obligación de tener contador. Por esto se debe pensar en el rol que los técnicos y tecnólogos contables tienen en la generación de informes financieros; ellos también forman parte de la comunidad contable y de los programas de contaduría, además, se debe aclarar si la obligación de tener contador se genera automáticamente cuando una entidad tiene la obligación de llevar contabilidad.

Sin contar la actividad informal en Colombia, los registros formales, tomados del Rues, muestran que al 31 de diciembre de 2019 existían 1.171.171 personas naturales comerciantes y 470.806 personas jurídicas[2]. La encuesta del Dane sobre micronegocios estimó la existencia de 5.874.177 micronegocios en Colombia[3].

Para lograr simplificaciones, facilitar la formalización e incrementar la productividad, bien podría considerarse que las microentidades en proceso de formalización empresarial no tuvieran la obligación de tener un contador, y más bien establecer requerimientos de auditoría o revisión voluntarios, cuando sean necesarios para mejorar la confianza en sus informes financieros, todo ello considerando las restricciones de costo-beneficio y materialidad establecidos en las normas contables.

3. Rol de los contadores públicos en las empresas

Si la obligación de tener contador ha sido establecida, este profesional certificará, junto con el representante legal, los estados financieros de propósito general emitidos.

La certificación significa que la administración emite una declaración sobre las afirmaciones que se incorporan en un informe financiero, y que el contador  público en la empresa (habilitado para emitir certificaciones), que participa en su preparación, certifica este hecho, cumpliendo para ello normas legales y reglamentarias, las cuales le exigen ceñirse a la verdad, aspecto que tiene fundamento en la importante función de dar la fe pública que le ha sido asignada por el Estado a los contadores.

Esta certificación no debe entenderse como un servicio de revisoría fiscal ni de aseguramiento, pero sí debe corresponder con la idea de que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que estos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance.

4. Control interno

Los administradores son responsables de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de una entidad[4], a ellos les corresponde tomar las medidas necesarias para que sus informes financieros reflejen la realidad de los negocios.

Un elemento importante del control interno es el relacionado con el control contable, el cual permite emitir informes financieros transparentes, comparables y de alta calidad.

Si la responsabilidad del control interno es de la administración, y el revisor fiscal debe informar sobre lo adecuado del control interno, lo primero que debería existir es una estructura de control interno, y por ello se requiere mayor direccionamiento sobre el tema, particularmente en las pequeñas y medianas entidades.

5. Comités de auditoría y supervisión, oficiales de cumplimiento, contralorías y  auditoría interna

Muchas entidades establecen instancias internas independientes de la administración que tienen entre sus funciones la de velar por la calidad de los informes financieros.

Su existencia dependerá de las necesidades de la entidad, y de si ella es calificada como una entidad de interés público.

Los contadores públicos podemos tener un papel importantísimo en la estructuración y evaluación de un adecuado sistema de control interno, en instancias de aseguramiento interno; en ellas, los contadores nos convertiríamos en el apoyo de los administradores en estas materias.

6. Papel del revisor fiscal y los contadores independientes en materia de informes financieros

Los contadores públicos que actúan como revisores fiscales o auditores externos, además de cumplir los principios de ética, deben ser independientes, lo cual implica que no asumen responsabilidades de la administración, no son responsables de los mecanismos de aseguramiento interno y no asumen las funciones de las autoridades de inspección, vigilancia y control.

Son instancias distintas del aseguramiento interno que ayudan a incrementar la confianza en los informes financieros, en el cumplimiento legal y normativo, en el control interno y en los informes de gestión de los administradores.

En materia de información financiera histórica, el revisor fiscal o el auditor externo tienen la función de emitir un dictamen sobre los estados financieros, y para ello revisan las afirmaciones de la administración, que cuando existe la obligación de tener contador también son certificadas por un contador público vinculado a la empresa.

Este dictamen, que se realiza aplicando normas técnicas, consiste en identificar si la información tiene incorrecciones materiales, por error o fraude, debidamente fundamentado en un marco de información financiera.

Otras funciones, como las de emitir una opinión sobre el control interno, el cumplimiento legal y normativo, la certificación de las declaraciones tributarias, también están fundamentadas en responsabilidades de los administradores, por lo que se requiere establecer las normas técnicas que deben ser aplicadas por revisores fiscales y contadores al expedir tales certificaciones.

7. Medios de comunicación y la opinión pública

Esta instancia, que bien puede considerase una línea de defensa externa, permite conocer actuaciones que están en contravía del bien común y del interés público. Son un medio para informar las sanciones que son impuestas a quienes incumplen la ley y los reglamentos.

Sería de especial valor para el país que los medios también se ocuparán de la inmensa mayoría de contadores que hacen las cosas bien.

8. Autoridades de supervisión

Un número importante de autoridades, como la Dian, las superintendencias, ministerios, alcaldías y gobernaciones, cumplen funciones de inspección, vigilancia y control.

Muchas de sus actividades están relacionadas con los informes financieros y la verificación de su calidad y transparencia; estas autoridades también tienen la capacidad para imponer sanciones de tipo administrativo.

Los contadores en las empresas, los revisores fiscales, los contadores independientes deben prestar su colaboración a las autoridades de supervisión, tal como la ley lo ha establecido, pero ello no significa que deban asumir sus funciones.

Debe tenerse en cuenta que la firma del contador público en la empresa también genera una presunción de legalidad, y es por ello que los contadores en las empresas deben mantener un alto nivel de competencias, habilidades y valores, que garanticen que los terceros tengan confianza en sus certificaciones.

9. Junta Central de Contadores

Como pocos profesionales, los contadores públicos están obligados a cumplir principios de ética y de independencia, y normas de calidad; por ello, al prestar servicios profesionales, deben evaluar las amenazas al cumplimiento de dichos  principios, que pueden generarse al inicio o durante su trabajo, y establecer las salvaguardas que sean pertinentes.

El incumplimiento de dichos principios puede generar sanciones disciplinarias, administrativas, civiles y penales, que pueden terminar en la suspensión o cancelación de la tarjeta profesional.

Las organizaciones profesionales también deberían tener códigos de conducta que exijan el cumplimiento de los principios de ética y de independencia, así como de las normas de control de calidad.

El sistema de supervisión, monitoreo y cumplimiento también es un componente importante de la infraestructura contable, este asegura que se cumplan las normas legales por parte de los diferentes actores en la cadena de información.

10. Sistema judicial y los jueces

Los jueces tienen facultades para establecer sanciones civiles, penales y administrativas a quienes incumplen las normas legales; ellos también son un componente de la infraestructura contable.

Conclusión

En conclusión, si comprendemos el rol que cada uno de los actores tiene en la cadena de generación de los informes financieros, se podrán establecer las responsabilidades de los contadores, los cuales cumplen funciones distintas de las que han sido asignadas a los administradores o autoridades de supervisión.

Las responsabilidades por las incorrecciones en los informes financieros, por error o fraude, o los actos de corrupción, son de todos los que participan en la cadena de generación de los informes financieros; la función de los contadores será decir la verdad, fundamentados en normas y procedimientos técnicos; por ello, si revisáramos en conjunto todos los elementos de una adecuada infraestructura contable, podríamos ver en dónde se encuentran las fallas del sistema y tomar las acciones requeridas para establecer mejoras y responsabilidades.

La ley ha asignado a los contadores unas responsabilidades que debemos cumplir, y al prestar servicios profesionales, ya sea como contadores en las empresas, revisores fiscales o contadores independientes, nuestras actuaciones deben ser claras, precisas y ceñidas a la verdad, y estar fundamentadas en el bien común; de esta forma contribuimos a la construcción de un mejor país y a la generación de informes financieros de alta calidad.

[1] Ver artículos 34, 45, 36 y 47 de la Ley 222 de 1995.
[2] Ver Decreto 772 de 2020.
[3] Ver: https://www.dane.gov.co/index.php/estadisticas-por-tema/mercado-laboral/micronegocios
[4] La Ley 60 de 1981, mediante la cual se reconoce la profesión de la administración de empresas, establece que esta consiste en la implementación de los elementos y procesos encaminados a planear, organizar, dirigir y controlar toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios.

Wilmar Franco Franco
Contador público
Presidente del Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–
wfranco@mincit.gov.co

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