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La comunicación es un elemento clave para dar cumplimiento al alcance y los objetivos planificados en el programa de auditoría; además para informar e inspeccionar la realización de los ajustes propuestos y la evaluación de los hallazgos.
En la comunicación que debe mantener el auditor con la empresa auditada se deben abordar aspectos específicos, tales como el alcance, momento de realización y contenido general del plan de auditoría; esto con el propósito de mantener canales de comunicación que permitan el cumplimiento del objetivo de la auditoría y la colaboración de la empresa para proporcionar toda la información.
La característica fundamental para mantener una adecuada comunicación es determinar de manera clara cuál es el objetivo de cada una de las comunicaciones que se establezcan entre las partes, en consideración de que es importante que la empresa entienda el sentido de la comunicación y el auditor evalúe las condiciones de la respuesta frente al objetivo.
Cuando el objetivo quede claro, el auditor y los responsables de la gerencia de la compañía estarán mejor situados para tener un entendimiento mutuo de los asuntos relevantes y de las acciones que se deriven del proceso de comunicación.
El auditor debe lograr establecer canales de comunicación recíproca y efectiva, de tal forma que los responsables del gobierno de la entidad le comuniquen aquellas cuestiones que consideren relevantes para la auditoría. Algunos ejemplos de lo anterior son las decisiones estratégicas que puedan afectar significativamente el tipo, el momento de realización y la extensión de los procedimientos de auditoría, la sospecha o detección de fraude, y las reticencias acerca de la integridad o la competencia de la alta dirección.
El proceso de comunicación variará según las circunstancias, entre estas la dimensión y la estructura de la organización, el modo en el cual los responsables de la gerencia actúan y la opinión del auditor sobre la significatividad de las cuestiones a comunicar.
La existencia de alguna dificultad para establecer una comunicación recíproca entre el auditor y los responsables administrativos y gerenciales de la entidad, puede indicar que esta no es adecuada para los fines de la auditoría.
En el caso de la auditoría en empresas de pequeña dimensión, el auditor puede comunicarse con los responsables gerenciales de la entidad de manera menos formal que en el caso de las sociedades cotizadas o de las entidades de gran dimensión; es decir, se pueden establecer comunicaciones directas u orales de manera que se obtenga diligencia en los procesos de auditoría.
En el curso normal de la auditoría, muchos asuntos se pueden discutir directamente con la administración o el área encargada; es importante considerar que hay algunos temas que deben ser elevados al máximo órgano de dirección de la entidad. No obstante, los administradores o gerentes gozan de facultades y alcances que les permiten otorgar respuestas a las comunicaciones de la auditoría.
Para lo anterior, es importante que el auditor y su equipo tengan conocimiento de la responsabilidad ejecutiva de la administración o gerencia en relación con el desarrollo de las operaciones de la organización y, en especial, la responsabilidad respecto a la preparación de los estados financieros.
Antes de comunicar los asuntos correspondientes al máximo órgano de dirección de la empresa, el auditor puede hacer comentarios con la administración o gerencia, a menos que no sea adecuado; por ejemplo, puede no ser adecuado discutir con la gerencia temas relacionados con su competencia o integridad. Además de reconocer la responsabilidad ejecutiva de la gerencia, las discusiones previas pueden aclarar los hechos y problemas, así como dar a la dirección la oportunidad de proporcionar información y explicaciones adicionales. De la misma manera, cuando la entidad cuenta con una función de auditoría interna, el auditor puede comentar las cuestiones con el auditor interno antes de comunicárselas a los responsables del máximo órgano de dirección de la empresa.
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