Concepto 000742 de 03-06-2015

DIAN
Concepto 000742
03-06-2015

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Referencia: Radicado 000092 del 19/02/2015 Cordial saludo,

señor Édgar Miguel:

De conformidad con el artículo 20 del Decreto número 4048 de 2008, este despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

En el radicado de la referencia se consulta:

1. Se deben publicar con los datos personales de los consultantes (Nombres y Apellidos, dirección física o electrónica, cargo, empresa y número telefónico) o se debe omitir la publicidad de los datos personales del consultante en la publicación en el Diario Oficial, como en las copias que se dejan a disposición del público y en otros medios de divulgación. (sic)
2. ¿Es procedente acoger la solicitud de reserva cuando esta se solicita expresamente? Al respecto, este despacho hace la siguiente consideración:
El artículo 5° de la Ley 1437 del 2011, señala:
(…)

Capítulo II

Derechos, deberes, prohibiciones, impedimentos y recusaciones.

Artículo 5. Derechos de las personas ante las autoridades. En sus relaciones con las autoridades toda persona tiene derecho a:

2. Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos.
3. Salvo reserva legal, obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los términos previstos por la Constitución y las leyes.

(…) Subrayado y Negrilla Fuera del Texto.

En relación con lo anterior, debe entenderse la reserva legal de los actos administrativos como función de la protección de información que compromete derechos fundamentales o bienes de relevancia constitucional, pero no sobre todo el proceso público dentro del cual dicha información se inserta.

Ahora bien, la Ley Estatutaria 1581 del 2012, “por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales”, en su artículo 2° señala entre otros principios:

(…)

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

(…) Subrayado y Negrilla Fuera del Texto.

En estos términos, es importante precisar que la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es una entidad de naturaleza pública del sector descentralizado, donde los pronunciamientos que se realicen, respecto de interpretaciones de carácter tributario, aduanero y cambiario de orden nacional, serán actos administrativos de carácter general y de conocimiento del público, salvo las excepciones en materia fiscal, que por ley son de carácter restrictivo.

En fundamento a lo anterior, el artículo 583 del Estatuto Tributario, indica:

(…)

Reserva de las declaraciones tributarias

Artículo 583. Reserva de la declaración. La información tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones tributarias, tendrá el carácter de información reservada; por consiguiente, los funcionarios de la Dirección General de Impuestos Nacionales<1> solo podrán utilizarla para el control, recaudo, determinación, discusión y administración de los impuestos y para efectos de informaciones impersonales de estadística.

En los procesos penales, podrá suministrarse copia de las declaraciones, cuando la correspondiente autoridad lo decrete como prueba en la providencia respectiva.

Los bancos y demás entidades que en virtud de la autorización para recaudar los impuestos y recibir las declaraciones tributarias, de competencia de la Dirección General de Impuestos Nacionales<1>, conozcan las informaciones y demás datos de carácter tributario de las declaraciones, deberán guardar la más absoluta reserva con relación a ellos y solo los podrán utilizar para los fines del procesamiento de la información, que demanden los reportes de recaudo y recepción, exigidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos siguientes:
Parágrafo. <Parágrafo adicionado por el artículo 89 de la Ley 488 de 1998. El nuevo texto es el siguiente:> Para fines de control al lavado de activos, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deberá remitir, a solicitud de la dependencia encargada de investigar el lavado de activos, la información relativa a las declaraciones e investigaciones de carácter tributario, aduanero y cambiario, que posea en sus archivos físicos y/o en sus bases de datos.

(…) Subrayado y Negrilla Fuera del Texto.

Así las cosas y sobre el particular, es pertinente examinar el siguiente pronunciamiento jurisprudencial al respecto:


En sentencia C-274 de 2013, la Corte Constitucional, M. P. María Victoria Calle Correa, indicó:

(…)

Es relevante recordar las reglas jurisprudencias que deben cumplirse al establecer restricciones a la publicidad de la información, a fin de dar claridad a las condiciones que deben atenderse cuando se pretenda oponerse a la publicidad de un documento o información, dado que tales requisitos fueron recogidos de manera sumaria en esta disposición. En la sentencia T-451 de 2011 la Corte resumió los requisitos en los siguientes términos: Las normas que limitan el derecho de acceso a la información deben ser interpretadas de manera restrictiva y toda limitación debe estar adecuadamente motivada. A este respecto la Corte ha señalado que existe una clara obligación del servidor público de motivar la decisión que niega el acceso a información pública y tal motivación debe reunir los requisitos establecidos por la Constitución y la ley. En particular debe indicar expresamente la norma en la cual se funda la reserva, por esta vía el asunto puede ser sometido a controles disciplinarios, administrativos e incluso judiciales. Los límites del derecho de acceso a la información pública debe estar fijados en la ley, por lo tanto no son admisibles las reservas que tienen origen en normas que no tengan esta naturaleza, por ejemplo actos administrativos.

(…) Subrayado y Negrilla Fuera del Texto.

Igualmente, la Circular 001 del 2013, de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional, señala:


(…)


Deber de información al público

Las autoridades deberán mantener a disposición de toda persona información completa y actualizada, en el sitio de atención y en la página electrónica, y suministrarla a través de los medios impresos y electrónicos de que disponga, y por medio telefónico o por correo, sobre los siguientes aspectos:

1. Las normas básicas que determinan su competencia.
2. Las funciones de sus distintas dependencias y los servicios que prestan.
3. Las regulaciones, procedimientos, trámites y términos a que están sujetas las actuaciones de los particulares frente al respectivo organismo o entidad.
4. Los actos administrativos de carácter general que expidan y los documentos de interés público relativos a cada uno de ellos.

5. Los documentos que deben ser suministrados por las personas según la actuación de que se trate.
6. Las dependencias responsables según la actuación, su localización, los horarios de trabajo y demás indicaciones que sean necesarias para que toda persona pueda cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos.
7. La dependencia y el cargo o nombre del servidor a quien debe dirigirse en caso de una queja o reclamo.
8. Los proyectos específicos de regulación y la información en que se fundamenten, con el objeto de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas. Para el efecto, deberán señalar el plazo dentro del cual se podrán presentar observaciones, de las cuales se dejará registro público. En todo caso la autoridad adoptará autónomamente la decisión que a su juicio sirva mejor el interés general.

(…)

La Ley de Habeas Data consagra la siguiente clasificación de los datos personales (Artículo 3° Ley 1581 de 2012), para cuya interpretación es necesario tener en cuenta la jurisprudencia que sobre el tema ha expedido la Honorable Corte Constitucional.

Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas;

La información pública es aquella que puede ser obtenida sin reserva alguna, habida cuenta el mandato previsto en el artículo 74 de la Constitución Política. Esta información puede ser adquirida por cualquier persona, sin necesidad de autorización alguna para ello.

No se requiere autorización, cuando se trata datos de naturaleza pública, información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos, o datos relacionados con el registro civil de las personas. (Artículo 10 Ley 1581 de 2012).

En relación con la información requerida por una entidad pública para el ejercicio de sus funciones es importante tener en cuenta el comentario de la honorable Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011:

“Así, el hecho que el legislador estatutario haya determinado que el dato personal puede ser requerido por toda entidad pública, bajo el condicionamiento que la petición se sustente en la conexidad directa con alguna de sus funciones, de acompasarse con la garantía irrestricta del derecho al hábeas data del titular de la información. /…/ la aplicación del precepto bajo análisis debe subordinarse a que la entidad administrativa receptora cumpla con las obligaciones de protección y garantía que se derivan del citado derecho fundamental, en especial la vigencia de los principios de finalidad, utilidad y circulación restringida…

Para la Corte, esto se logra a través de dos condiciones: (i) el carácter calificado del vínculo entre la divulgación del dato y el cumplimiento de las funciones de la entidad del poder Ejecutivo; y (ii) la adscripción a dichas entidades de los deberes y obligaciones que la normatividad estatutaria predica de los usuarios de la información, habida consideración que ese grupo de condiciones permite la protección adecuada del derecho…”

(…) Subrayado y Negrilla Fuera del Texto.

Corolario de lo anterior, las respuestas a los derechos de petición y consulta de la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional (DIAN), son de carácter general y de conocimiento público, por tanto, los datos que conforman el documento público no tiene restricción.

En cuanto al segundo interrogante, es importante precisar que la reserva de un documento público, debe interpretarse de manera restrictiva y a lo taxativamente enunciado por la ley. Por tanto, al no conservar esta figura las consultas realizadas a la Dirección Jurídica, estas serán de carácter general y de conocimiento público.

En los anteriores términos se resuelve su consulta. Finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” – “técnica”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,


El Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina,
Yumer Yoel Aguilar Vargas.