Concepto 005 de 11-02-2009

Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Concepto 005
11-02-2009

REF: Obligatoriedad de firmar estados financieros por parte de contador público.

PROBLEMA CONSULTADO (Textual):

“ Como nuestra contabilidad anual y balances no sobrepasan los 3 salarios mínimos mensuales, consideramos que no se requiere de la firma del balance de los estados financieros de un Contador, porque tanto en la Ley 43 de Diciembre 13 de 1990 en el numeral 2 del Artículo 13 y la Corte Constitucional con sentencia C-645/02, afirman:

“Así, las normas acusadas de la ley 43 de 1990 hablan de que se requiere tener la calidad de contador público para certificar y dictaminar sobre balances y otros estados financieros de personas jurídicas o entidades de creación legal, cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior y/o cuyos activos brutos el 31 de diciembre de ese año sea o excedan al equivalente de 5.000 salarios mínimos. Así mismo, se requiere tal calidad para dictaminar sobre balances generales y otros estados financieros de personas naturales, jurídicas, de hecho o entidades de creación legal, solicitante de financiamiento superiores al equivalente de 3.000 salarios mínimos. De igual modo, debe tenerse el título de Contador Público para certificar y dictaminar sobre estados financieros e información adicional de carácter contable ,incluida en los estudios de proyectos de inversión, superiores al equivalente a 10.000 salarios mínimos, o para certificar y dictaminar sobre los balances generales y otros estados financieros y atestar documentos contables que deban presentar los proponentes a intervenir en licitaciones públicas, abiertas por instituciones o entidades de creación legal, cuando el monto de la licitación sea superior al equivalente a dos mil salarios mínimos”.

CONSIDERACIONES:

En primer lugar es pertinente precisar lo establecido en el Artículo 2º del Decreto 2500 de 1986, disposición que establece:
“Artículo 2º – A partir del 1º de enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho privado, juntas de acción comunal, juntas de defensa civil, y las entidades previstas en el artículo 5º del presente decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio.

La contabilidad deberá sujetarse, incluido el régimen sancionatorio, a lo dispuesto en el Título IV del Código de Comercio y el capítulo V del Decreto 2821 de 1974. Tendrán el carácter de obligatorios los libros mayor y balances y diario, o en su defecto de estos dos, el libro de cuentas y razón”.

En efecto, como claramente se aprecia, conforme a lo establecido en el Artículo 2º del Decreto Reglamentario 2500 de 1986, las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad y ésta deberá sujetarse a lo dispuesto en el Título IV del Código de Comercio.

En este entorno normativo, a pesar de que estos deberes referidos a la contabilidad de las entidades sin ánimo de lucro no emanan del estatuto regulador de los comerciantes y de la actividad mercantil, sino de otras regulaciones y de normas de carácter tributario, es claro que la contabilidad deberá llevarse en libros registrados de manera tal que suministren una historia clara, completa, fidedigna y con sujeción a los principios de contabilidad y a los demás aspectos reglamentados por el Decreto 2649 de 1993, norma que consagra los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia y que en el Artículo 2º dispone:

“Artículo 2º Ámbito de aplicación: El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad.
Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretenden hacerla valer como prueba”.

Dado que el Título IV del Código de Comercio regula lo referente a libros de comercio, incluidos los de contabilidad y que la Ley 222 de 1995 regula esta materia, sus disposiciones resultan también aplicables a la contabilidad de las entidades sin ánimo de lucro. Entre ellas, se destaca para el caso consultado los Artículos 34, 37 y 38 de la mencionada ley que dispone:

“Artículo 34 Obligación de preparar y difundir Estados Financieros. A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiera.

El Gobierno Nacional podrá establecer casos, en los cuales, en atención al volumen de los activos o de ingresos sea admisible la preparación y difusión de estados financieros de propósito general abreviados.

Las entidades gubernamentales que ejerzan inspección vigilancia o control, podrán exigir la preparación y difusión de estados financieros de periodos intermedios. Estos estados serán idóneos para todos los efectos, salvo para la distribución de utilidades”. ( Resaltado fuera del texto original)

Si bien la obligación anterior pareciera referirse de manera exclusiva a las sociedades comerciales, es bueno precisar que la Ley 190 de 1995, en su acápite denominado “Control sobre entidades sin ánimo de lucro”, señala con claridad en el Artículo 45:

“De conformidad con la reglamentación que al efecto expida el Gobierno Nacional, todas las personas jurídicas y las personas naturales, que cumplan los requisitos señalados en el reglamento, deberán llevar contabilidad, de acuerdo con los principios generalmente aceptados. Habrá obligación de consolidar los estados financieros por parte de los entes bajo control.(Resaltado fuera del texto original)

En lo referente a la certificación de los estados financieros por parte de Contador Público, entiende la ley que son Estados Financieros certificados, aquellos firmados por el Representante Legal y por el Contador Público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los estados financieros, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros (Artículo 37 de la Ley 222 de 1995, 33 y 57 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993) Certificar los estados financieros significa declarar que se han verificado en forma previa las afirmaciones contenidas en ellos, y que su obtención es fielmente tomada de los libros de contabilidad. Esta certificación, así como cada uno de los Estados Financieros sobre los que ella trata, debe ser suscrita por el Representante Legal de la entidad informada y por el Contador Público bajo cuya dirección se elaboraron, obviamente teniendo en cuenta que la certificación no corresponde al Revisor Fiscal, sino al Contador del ente económico bajo cuya coordinación y responsabilidad se hayan preparado los estados financieros.

De la misma manera, en relación con la certificación de los estados financieros el Artículo 39 de la Ley 222 de 1995 establece, que salvo prueba en contrario, los estados financieros certificados se presumen auténticos. Un documento es auténtico, según lo define el Artículo 252 del Código de Procedimiento civil, cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado manuscrito o firmado.

La sentencia citada en la consulta, hace relación a estados financieros dictaminados, es decir aquellos estados financieros certificados que al tenor del artículo 38 de la Ley 222 de 1995, se acompañan del dictamen emitido por el Revisor Fiscal, o a falta de éste, por contador público independiente que los haya examinado con base en normas de auditoría generalmente aceptadas.

Los estados financieros dictaminados solo deben presentarse cuando exista la obligatoriedad de proveer el cargo de Revisor Fiscal o cuando por exigencias legales o de convocatorias públicas, relaciones contractuales o acuerdo entre particulares así se exijan. Los estados financieros siempre deben ser certificados, independientemente del nivel de actividad, el tipo de entidad o el tamaño de la misma.

Las obligaciones contables solo tienen algunas facilidades que limitan, no excluyen, obligaciones sobre libros de contabilidad y estados financieros, cuando tienen menos de diez trabajadores y quinientos salarios mínimos de patrimonio bruto de acuerdo con el Decreto 1878 de 2008, por el cual se modifica el Decreto 2649 de 1993.

CONCEPTO:

Con fundamento en lo anteriormente expuesto, es claro que las disposiciones legales contemplan la obligatoriedad de certificar los estados financieros, responsabilidad que recae exclusivamente en la administración del ente económico (representante legal y el Contador Público que los preparó) para ser puestos en conocimiento de los asociados o terceros. Por lo tanto, en el caso consultado se requiere la firma de Contador Público para las certificaciones de los Estados Financieros.

EFECTOS:

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 17 de febrero de 2009, con ponencia del consejero CP Rafael Franco Ruiz y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de3 este organismo, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

RAFAEL FRANCO RUIZ
Presidente