Concepto 008614 de 14-02-2013

DIAN
Concepto 008614
14-02-2013

Tema Procedimiento tributario
Descriptores Suministro de información tributaria
Fuentes Formales Artículo 227 de la Ley 1450 de 2011, artículos 19 y 63 del Decreto Ley 0019 de 2012 y artículos 574, 746 del E.T.

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Ref: Radicado 81547 del 11/10/2012.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 y la resolución No. 00090 de 2012, la Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina está facultada para absolver las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales, en materia aduanera o de comercio exterior, en lo de competencia de la DIAN.

Manifiesta que, dentro del marco del Reglamento No. 07-09-12 suscrito entre la UGPP y la DIAN, se ha venido intercambiando información relevante para realizar los diferentes cruces que la UGPP necesita en el proceso de determinación, liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la protección social. Sin embargo, sostiene, que se ha considerado que la información de la actividad económica reportada en el RUT tiene reserva tributaria para la UGPP y por tanto no puede ser parte del reglamento.

Solicita el concepto de esta Subdirección en relación con la viabilidad de acceso por parte de la UGPP a la información del RUT, con el fin de verificar la determinación de los aportes y en particular se refiere al sistema de riesgos laborales en donde se requiere la información de la actividad económica.

Sobre el particular, se precisa:

El artículo 227 de la Ley 1450 de 2011, reglamenta en su totalidad el tema del suministro de información entre entidades públicas, así:

Para el ejercicio de sus funciones, "las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas pondrán a disposición de las demás entidades públicas, bases de datos de acceso permanente y gratuito, con la información que producen y administran". (Énfasis añadido)

Señala la misma norma que las entidades productoras y usuarias de la información deben garantizar la observancia de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística, los asuntos de defensa y seguridad nacional, y en general, todos aquellos temas a los que la ley les haya otorgado el carácter de reserva.

El inciso segundo del parágrafo 2o del artículo 227 mencionado, permite el acceso privilegiado de la UGPP a la información tributaria de que tratan el artículo 574 y el Capítulo III, del Título II, del Libro V del Estatuto Tributario.

De otra parte, el Decreto Ley 0019 de 2012, en su artículo 15 estableció:

"ARTÍCULO 15. ACCESO DE LAS AUTORIDADES A LOS REGISTROS PÚBLICOS. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos pueden conectarse gratuitamente a los registros públicos que llevan las entidades encargadas de expedir los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas, los certificados de tradición de bienes inmuebles, naves, aeronaves y vehículos y los certificados tributarios, en las condiciones y con las seguridades requeridas que establezca el reglamento. La lectura de la información obviará la solicitud del certificado y servirá de prueba bajo la anotación del funcionario que efectúe la consulta.”.

En relación con la naturaleza del Registro Único Tributario, la doctrina de esta Entidad ha planteado:

"El Registro Único Tributario, RUT, de conformidad con el artículo 555-2 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 1° del Decreto 2788 de 2004, constituye el único mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cuya información que se allega con el diligenciamiento del formulario identificado con el código 001 – DIAN.

El manejo de la información contenida en el Registro Único Tributario ha sido estudiado en múltiples pronunciamientos doctrinales de esta Dirección, a la luz de los artículos 15, 74 y 284 de la Constitución Política de Colombia y la jurisprudencia de las Altas Cortes, entre las cuales se destacan los siguientes fallos de la Corte Constitucional: T-414 del 16 de junio de 1992; T-473 del 28 de julio de 1992; T-261 del 20 de junio de 1995; C-981 del 26 de septiembre de 2005 y C-489 del 2 de noviembre de 1995.

Así las cosas, de lo expuesto se colige que el Registro Único Tributario, RUT, no se puede catalogar como un Certificado Tributario y no Nene el carácter de Registro Público. En consecuencia, no es susceptible poner a disposición la información del Registro Único Tributario en los términos de lo previsto por el artículo 15 del Decreto Ley 0019 de 2012…".

De conformidad con las disposiciones y la doctrina antes transcrita, podemos concluir que al no estar catalogado el RUT como un registro público, su información no es de libre consulta para las entidades públicas, en tal sentido su contenido está sujeto a las restricciones que impone la constitución y la ley, en relación con su administración y control.

De otra parte, el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011 define de manera expresa el tipo de información susceptible de ser compartida con la UGPP, en los siguientes términos:

“… para el reconocimiento de derechos pensiónales y el cumplimiento de la labor de fiscalización de competencia de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social -UGPP-, esta tendrá acceso a la información alfanumérica y biográfica que administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, así como a la tributaria de que trata el artículo 574 y el Capítulo III del Título II del Libro V del Estatuto Tributario que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales". (Negrilla extratextual).

Con el fin de establecer el alcance de la anterior disposición, se precisa su contenido: el artículo 574 del E.T. enlista los diferentes tipos de declaraciones tributarias, que para el caso de la UGPP se levantaría su reserva legal (artículo 583 del E.T.); el Capítulo III del Título II relativo a los deberes formales de los sujetos pasivos de obligaciones tributarias y de terceros, del cual es importante destacar el artículo 612 en el siguiente aparte:

"Deber de informar la dirección y la actividad económica. Los obligados a declarar informarán su dirección y actividad económica en las declaraciones tributarias" (en la actualidad la dirección se reporta a través de la actualización del RUT), pero en relación con la actividad económica, la información de las declaraciones tributarias constituye una fuente de información, para la UGPP.

De otra parte, la Circular No. 0001 de 2013 del Director General de la DIAN, expedida para la estandarización de la entrada y salida de información, señala:

"… a partir del 1o de enero de 2013, para efectos fiscales del orden nacional y territorial se deberá tener como información básica de identificación, clasificación y ubicación de los clientes, la utilizada por el Sistema Informático Electrónico Registro Único Tributario que administra la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, conservando la misma estructura y validación de datos.

Para el ejercicio de las funciones públicas antes mencionadas, la información contenida en el Registro Único Tributario podrá ser compartida con las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas. (Artículo 63 del Decreto Ley 0019 de 2012).

En relación con la información básica que puede ser compartida para el ejercicio de las anteriores funciones, la doctrina de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales contenida en el Oficio 039078 del 20 de junio de 2012, concluyó que es la relacionada con la identificación (NIT, nombres, apellidos, razón social) y la ubicación (dirección, municipio, departamento), previo el cumplimiento de las formas, condiciones, reserva y requisitos para el suministro, manejo, uso y salvaguarda de la información.

/…/

La información contenida en el RUT podrá ser suministrada a otras entidades públicas o privadas a través de resoluciones o convenios, en los términos y condiciones que establezca la DIAN siempre que la misma no esté sujeta a reserva conforme a la Constitución o a la Ley".

De conformidad con lo anterior, esta Subdirección considera que los convenios de intercambio de información podrán ser adicionados para las entidades que partir del 1 de enero de 2013, estén obligadas, para efectos fiscales del orden nacional, a tener como información básica de identificación, clasificación y ubicación la contenida en el Registro Único Tributario, en los términos del artículo 63 del Decreto Ley 0019 de 2012.

Cordialmente,

Oficina Jurídica