Concepto 0089 de 08-07-2011

Consejo Técnico de la Contaduría Pública
 Organismo adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
Concepto 0089
08-07-2011

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter legal de organismo gubernamental de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información; atendiendo lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1314 de 2009, procede a responder una consulta.

CONSULTA (TEXTUAL)

“Con qué nivel de detalle se debe de llevar el libro de Inventario y Balances?.
La consulta se realiza ya que en visita de funcionario de la Superintendencia de Sociedades a nuestra empresa nos dejaron un escrito con algunas observaciones y órdenes, en especial con el Libro de Inventario y Balances, para lo cual en su parte más importante nos solicitan:

"Así las cosas, quien ha registrado el Libro de Inventarios y Balances, como en el caso que nos ocupa, se obliga a llevarlo conforme a la técnica y costumbre contable; en otras palabras, se obliga a relacionar allí la totalidad de los activos, pasivos, y patrimonio del ente económico, contenidos en el Balance General inicial y en el cierre de cada año, a un nivel de detalle que permita individualizar los activos, es decir a nivel de tercero y de ítem, de suerte que podamos decir que el libro de Inventarío y Balance desglosa el Balance General, razón por la cual no tiene presentación llevarlo al mismo nivel de desglose del libro Mayor y balances, porque estaría repitiendo este último libro".

Lo que no entendemos es que la misma Supersociedades dejó clara su opinión en Oficio 115-049362 de 10 de octubre de 2007 donde manifestó:

"Este libro se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros principales, siendo por lo tanto necesario que su detalle se lleve al nivel de auxiliar.

Si bien no existe norma que obligue llevar este libro, no significa que la sociedad pueda considerar la posibilidad de llevarlo, en el cual, una vez inscrito en la respectiva Cámara de Comercio del domicilio social, debe registrarse al cierre de cada período contable, el balance general y el estado de resultados de cada ejercicio contable, detallando la composición de sus bienes muebles e inmuebles, créditos, activos y pasivos a nivel de auxiliares».

At respecto, el Consejo Técnico de la Contaduría, en su concepto 076 de Febrero 13 de 1997 dijo lo siguiente:

"De lo antes expuesto, podemos concluir que si bien es cierto que existe la obligación de preparar un estado de inventario, y de conformidad con el artículo 125 del Decreto 2649 ya citado "…los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes…", también lo es que la ley hasta el momento no ha señalado como libro obligatorio el de Inventarios y Balances y por ende tampoco ha reglamentado cual sería el contenido de los registros en los mismos.

En consecuencia, queda a criterio de cada uno de los entes económicos, definir y decidir si de acuerdo a sus necesidades debe llevar el libro tantas veces mencionado, así como la forma de diligenciarlo para atenderlas exigencias de carácter legal vigentes".

Es obligatorio para la sociedad llevar el Libro de Inventario y Balances a un nivel de detalle por cada ítem, y tercero como lo propone el oficio de la superintendencia de sociedades?

La pregunta la realizamos entonces porque no hay una concordancia entre lo que nos exigen, los conceptos y la norma a aplicar, para nuestro caso y tomando como referencia el año 2010 por ejemplo un nivel de detalle extremo como se propone por ítem generaría 11.214 registros por reportar en el libro de Inventarios detallando los activos, inventarios, terceros etc., esto lo tenemos en nuestro sistema de información, el cual se puede soportar en medios magnéticos, porque de lo contrario sería un libro de Inventario voluminoso.

Noticiero Oficial es una Empresa Privada que maneja actualización Jurídica Financiera y contable de los principales entes gubernamentales como Jurisprudencia y legislación”.

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del propósito ya indicado, las respuestas del Consejo Técnico de la Contaduría son de carácter general y abstracto, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

El artículo 28 del Código de Comercio, referente a las personas, actos y documentos que deben inscribirse en el registro mercantil, establece que “Deberán inscribirse en el registro mercantil:

7) Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles;”

Así mismo, el artículo 49 del mismo texto normativo, en relación con los libros de comercio, señala que “Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos”. (Subrayado fuera de texto)

Por su parte, el artículo 125 del decreto 2649 de 1993, relacionado con las normas sobre registros y libros, establece que “Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos debitó y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global;
b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;
d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos;
e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales”.

De otra parte, el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009, respecto a las autoridades de inspección, señala que “Sin perjuicio de las facultades conferidas en otras disposiciones, relacionadas con la materia objeto de esta Ley, en desarrollo de las funciones de inspección, control o vigilancia, corresponde a las autoridades de supervisión:

1. Vigilar que los entes económicos bajo inspección, vigilancia o control, así como sus administradores, funcionarios y profesionales de aseguramiento de información, cumplan con las normas en materia de contabilidad y de información financiera y aseguramiento de información, y aplicar las sanciones a que haya lugar por infracciones a las mismas.
2. Expedir normas técnicas especiales, interpretaciones y guías en materia de contabilidad y de información financiera y de aseguramiento de información. Estas actuaciones administrativas, deberán producirse dentro de los límites fijados en la Constitución, en la presente Ley y en las normas que la reglamenten y desarrollen”.
(Subrayado fuera de texto)

Por lo anterior, si bien es cierto no se desprende del Código de Comercio, ni del decreto 2649 de 1993, que es obligatorio utilizar dentro del proceso contable el Libro de Inventarios y Balances, si lo es que la Superintendencia de Sociedades tiene la facultad de solicitar toda aquella información que pudiera ser necesaria para el cumplimiento de sus funciones de inspección, vigilancia y control; por lo cual, dadas las dificultades que señala en su comunicación para el diligenciamiento del Libro de Inventarios y Balances a nivel de detalle, me permito recomendarle que exponga dichas dificultades ante la Superintendencia de Sociedades, dado que fue ese organismo quien realizó el requerimiento de información.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por la consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no tiene fuerza vinculante, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

LUIS ALONSO COLMENARES RODRÍGUEZ
Presidente