Concepto 009245 de 27-03-2015

DIAN
Concepto 009245
27-03-2015

Tema Procedimiento Tributario
Descriptores Factura – Requisitos; Factura de Venta; Factura de Venta – Requisitos
Fuentes formales Estatuto Tributario Decreto 624 de 1989 artículo 617, Ley 1231 de 2008 artículo 3.

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Ref: Radicado 004882 del 23/02/2015
  
Cordial saludo, Sr. López.

Conforme con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.

En particular solicita conceptuar sobre dos facturas anexas para ver si cumple con los requisitos establecidos en el Código de Comercio y los establecidos en el Estatuto Tributario.

Sobre el tema cabe precisar que de acuerdo con nuestras funciones no es procedente conceptuar sobre los procedimientos específicos a seguir, o las actuaciones particulares por adelantar con ocasión de expedición de facturas, tampoco corresponde definir, desatar, investigar o juzgar las actuaciones jurisdiccionales, ni servir de perito o expedir dictámenes a particulares sobre documentos específicos, considerando que a esta Subdirección le corresponde absolver consultas sobre interpretación y aplicación de normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias.

No obstante lo anterior, y con el ánimo de despejar dudas sobre los requisitos de las facturas, se puede manifestar lo siguiente:

El tema de facturas tiene dos regulaciones: la comercial y la tributaria; considerando que no es procedente que este despacho expida conceptos en materia comercial, se enfocara en la materia tributaria, a pesar de mencionar la regulación comercial que afecta esta temática.

1.- En materia comercial la Ley 1231 de 2008, modificó el Código de Comercio, en particular sobre los requisitos de la factura, por medio del artículo 3° de la mencionada norma, cuyo tenor literal dispone:

ARTÍCULO 3o. El artículo 774 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio, quedará así: Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o de las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.
2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.
3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectara la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.

En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.

La omisión de requisitos adicionales que establezca normas distintas a las señaladas en el presente artículo, no afectara la calidad del título valor de las facturas.

De la lectura de la norma pronto se observa que la Ley estableció como requisito para la factura comercial las exigencias señaladas en el artículo 621 del Código de Comercio, 617del Estatuto Tributario Nacional y los demás contemplados en el artículo 3o ya citado.

En igual forma, dispuso que no tendrá el carácter de título valor el documento que no cumpla con la totalidad de los requerimientos incluidos en el artículo, de lo cual deviene concluir que la ausencia u omisión de uno cualquiera de ellos, afecta el carácter de título valor atribuido a la factura.

2.- En materia tributaria, el Estatuto Tributario señala en su artículo 617 los requisitos de la factura de venta, así:

ARTÍCULO 617. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA. Artículo modificado por el artículo 40 de la Ley 223 de 1995. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien preste el servicio.
c. Literal modificado por el artículo 64 de la Ley 788 de 2002. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j. Literal INEXEQUIBLE

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d), h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

PARÁGRAFO. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.

PARÁGRAFO. Parágrafo adicionado por el artículo 45 de la Ley 962 de 2005. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.

Así las cosas no hay duda que uno de los requisitos para la factura de venta en el Estatuto Tributario es indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Cabe resaltar que esta dependencia ya se manifestó mediante Oficios Nos. 10401 de 2008 y 28192 de 2012, en consultas relacionadas con el tema tributario de las cuales le remitimos copia para su conocimiento.

En los anteriores términos se absuelve su consulta y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestras bases de datos jurídicas ingresando a la página electrónica de la DIAN:http://www.dian.gov.co siguiendo el icono de “Normatividad” – “técnica”, y seleccionando los vínculos “doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

YUMER YOEL AGUILAR VARGAS
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina