Concepto 014606 de 19-12-2008

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  • Publicado: 19 diciembre, 2008

DIAN

CONCEPTO NÚMERO 014606
19-12-2008

Tema: Procedimiento
Descriptor: Factura Electrónica. Formato y contenido.

 

Ref: Consulta radicado No. 00242 del 15 de octubre de 2008.

Señor
JAVIER GONZÁLEZ VALENCIA
EQUM & Consultoría Legal y Tributaria
Carrera 9 A No.99 – 02 Oficina 403 Edificio Citibank
Bogotá D.C.

Fuentes Formales: Artículo 616-1 E.T. ; D. 1929 de 2007 y Rs 14465 de 2007.

Cordial saludo Sr. González Valencia:

De conformidad con el numeral 3 artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, y el artículo 30 de la Resolución 000011 de 2008, es función de esta Oficina absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarlas de carácter nacional, así como aquellas de carácter administrativo; en tal sentido se da respuesta a su consulta.

Solicita en su escrito se absuelvan una serle de inquietudes relacionadas con la facturación electrónica. Las cuales se resolverán en el mismo orden formulado en el escrito.

Preguntas 1, 2 y 5

Pregunta si la factura electrónica no aplica para quienes adquieren bienes en locales, así hayan firmado previamente el acuerdo con la salvedad. Y cuando el cliente previo el acuerdo se dirija a los locales puede solicitar copia física de la factura de los bienes o servicios adquiridos.

Respuesta.

Sobre el particular de manera general en el oficio 0011706 de 2008, en el cual se señaló en algunos de sus apartes:

En efecto, el literal a) del artículo 1° del decreto 1929 de 2007, establece:

«/ …Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito.» (Subrayado nuestro).

Así mismo, el literal e) del artículo 1° del mismo decreto, señala:

“….. Número de la Factura Electrónica: Es el número que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios deberá solicitarse la respectiva autorización. . ./»»

(Subrayado nuestro).

De acuerdo con las normas en cita, debe entenderse, entre otros aspectos, que la expedición de la factura, entendida como su generación y numeración, tiene lugar por y en medios y formatos electrónicos a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información. Así mismo, que la numeración debe corresponder a un solo rango consecutivo autorizado por la DIAN y como contenido fiscal debe incorporarse en el momento de su expedición y no en otro momento.

De esta manera, es claro que la factura electrónica debe expedirse y entregarse de manera electrónica. Una vez expedida y entregada debe conservarse y puede exhibirse de modo que se reproduzca con exactitud y de manera comprensible acorde con lo dispuesto por los artículos 5o y 6o del decreto 1929 de 2007. Lo aquí dispuesto también es aplicable a las las facturas expedidas por las empresas prestadoras de servicios públicos, pues dentro de las obligaciones generales de quienes opten por expedir factura electrónica y los adquirentes, están entre otras las del artículo 9o, numeral 4o: Exhibir y/o entregar facturas en el mismo formato en que fueron generadas y/o conservadas, sin perjuicio de requerir información relativa al formato utilizado.

Por otra parte, el parágrafo del artículo 7o del decreto 1929 de 2007, dispone que las empresas de servicios públicos domiciliarios deben garantizar a los usuarios, los servicios de exhibición y conservación.

De esta manera, se entiende que no existe factura electrónica, cuando se expida factura por computador generada y entregada directamente al adquirente en el local o establecimiento de comercio, de quién vende los bienes o servicios. (Artículo 10 decreto 1929 de 2007).

Preguntas. 3 y 4.

En la factura electrónica cuáles datos de la factura física se pueden suprimir.? El formato de la factura física donde consta la información adicional del comerciante en el respaldo, se debe cambiar para que en una sola cara se refleje toda la información;?

Respuesta.

El artículo 3o del decreto 1929 de 2007, es claro cuando dispone que la factura electrónica como mínimo debe contener los requisitos señaladas en el artículo 617 del estatuto tributario y las normas que lo modifiquen o complementen, salvo los referentes al nombre o razón social y NIT del impresor. La factura electrónica no requiere la preimpresión de los requisitos que según dicha norma deben cumplir con esta previsión. Adicionalmente la factura electrónica debe cumplir con los requisitos previstos en el decreto 1929 de 2007 y los técnicos prescritos por la Resolución 14465 de 2007.

Por otra parte, la información adicional a los requisitos exigidos legalmente en la factura, que figuren en el respaldo de la misma, es aspecto que escapa a la regulación fiscal y por ende no es objeto de pronunciamiento por este despacho.

Pregunta 6

¿En el acuerdo que debe firmar el cliente; es necesario especificar que parte de todo el proceso de generación, envío, almacenamiento etc. será efectuado por un tercero? Y en caso afirmativo, que tipo de información del tercero se debe suministrar?

Respuesta

En el oficio 028923 de 2008 precisa:

«/….

Así las cosas, el obligado a facturar al informar el inicio de operaciones con factura electrónica, deberá relacionar la información relativa a la certificación de calidad según el caso en el que se encuentre. En efecto, el artículo 2o de la resolución 14465 de 2007, de manera expresa dispone que si todo o parte del proceso se cumple a través de terceros, deberá especificarse de manera adicional el nombre o razón social y NIT de la persona que presta el o los servicios, indicando los procedimientos del proceso de facturación que presta por el obligado, así como los datos relativos a las respectivas certificaciones de calidad ISO 9001:2000.

Es decir, la certificación de todo proceso de facturación debe acreditarse ante la DIAN, así una parte la cumpla directamente el obligado y otra un tercero o uno y otro en su integridad, sin perjuicio que en el acuerdo se deje constancia de que parte cumple el tercero y cual el obligado, en ambos casos se requiere la certificación de calidad de los respectivos procesos.

En cuanto al acuerdo propiamente dicho, el oficio 001392 de 2008, con base en las exigencias del artículo 7o del decreto 1929 de 2007, que es el que se refiere a su contenido señaló:

“/…

Uno de los requisitos para la autorización de la factura electrónica es la de la suscripción del acuerdo entre el obligado a facturar y el adquirente, donde de manera expresa se establezca de manera previa: fecha a partir de la cual rige, causales de terminación, los intervinientes en el proceso, las operaciones de venta a las que aplica, los procedimientos de expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición (artículo 7 decreto 1929 de 2007). Así mismo, en el acuerdo debe preverse un procedimiento de contingencia, aplicable cuando se presenten situaciones que no permitan llevar a cabo los procedimientos y medios acordados. . ./»

Es claro entonces que los intervinientes deben estar plenamente identificados, así como las operaciones entre ambos que se someten al régimen de la factura

Pregunta 7.

¿Es posible utilizar para el acuerdo un formato electrónico donde el cliente diligencie los campos requeridos y adicionalmente estipule que acepta el acuerdo lo envíe, y que esta información pueda ser equivalente al acuerdo?

Respuesta

Sobre el tema, de manera general el despacho mediante el oficio 086473 de 2008 precisó:

“/…

Tanto el decreto como la resolución no exigen que los acuerdos se hagan en papel, sino que una vez hechos se pongan a disposición de la DIAN cuando esta lo solicite, para lo cual se requiere que en todo caso quede constancia del mismo y se informe de los celebrados como de los revocados. En uno y otro caso debe quedar clara su existencia, como su terminación y la fecha correspondiente, de manera que se deje constancia expresa de su autenticidad e integridad y por ende de su celebración.

…/”

En este punto también es de recibo lo reseñado, en el sentido de que el acuerdo entre el emisor y el adquirente debe cumplir los requisitos de autenticidad e integridad, conforme con las exigencias de los artículos 8, 9, 16 y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma Ley. Es decir cumpla al menos los siguientes requisitos:

a) Exista alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;

b) Se considera que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada;

c) No exista duda que el mensaje proviene del iniciador y que se ha enviado por el mismo (artículos 16 y 17 L 527/99; presunciones de envío y de origen)

d) Los mensajes de datos se conserven, aspecto que se entiende cumplido con las siguientes condiciones:

– La información debe ser accesible para su posterior consulta.

– El mensaje de datos o el documento debe ser conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y

– Se conserve toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas.

Por consiguiente de la misma manera como se mencionó en el punto anterior, el simple mensaje vía mail o call center, no constituye el medio idóneo para cruzar el mensaje de acuerdo para la factura electrónica, sino en cuanto reúna los requisitos de autenticidad e integridad. (subrayado fuera de texto).

El acuerdo para la expedición y aceptación de facturas electrónicas debe tener en cuenta el contenido del artículo 7 del Decreto 1929 del 29 de mayo de 2007, y demás normas que lo aclaren y modifiquen.

Pregunta 8.

¿Existe algún requisito especial para tramitar la autorización de numeración para la expedición de facturación electrónica?

Respuesta

El procedimiento para la autorización se encuentra consagrado en la Resolución 14465 del 28 de noviembre de 2007, en especial en el artículo 3. «El procedimiento de autorización de numeración implica el diligenciamiento de una solicitud y la respectiva decisión de la DIAN»

Una vez cumplidos los requisitos y por ende esté certificado el proceso de facturación ISO 9001:2000, se debe diligenciar y presentar la solicitud a la DIAN para que expida la resolución de autorización correspondiente. En las facturas que se expidan deberá indicarse el número y la fecha de resolución de autorización, así mismo cada una de ellas debe contener el número de control técnico, además el de la factura propiamente dicho.

Pregunta 9.

¿Que formato o tipo de archivo se recomienda para realizar el envío de la factura electrónica al cliente?

Respuesta

Las disposiciones expedidas con relación a este tema se encuentran básicamente contenidas en el Decreto 1929 de 2007 y en la Resolución 14465 del 28 de noviembre de 2007. El oficio 070158 de 2008, prescribe:»/ .. .

Finalmente, en cuanto considera que existen cargas desproporcionadas en la resolución 14465 de 2007, al exigir que el consumidor genere reportes de información bimestrales sobre las facturas que recibe por este medio mes a mes, aspecto que ya venía cumpliendo el proveedor a través del reporte en medios magnéticos, es pertinente recordar que el esquema de factura electrónica en Colombia respeta la operación comercial, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales no interfiere en dicha transacción, sin embargo asegura elementos que le permitan cumplir sus funciones de control, de allí la incorporación al formato electrónico que decida utilizar el interesado del numero técnico de control, como de la información fiscal de la factura y finalmente la entrega de información, para lo cual la DIAN señalo la especificación técnica de modo que una vez se cuenta con el reporte definido es posible desde las mismas facturas tomar la información correspondiente. La entrega se realiza a través del servicio ya conocido de entrega de información por envio de archivos, mecanismo conocido y utilizado por los contribuyentes, sin que se constituya un nuevo servicio o instrumento sino que se aproveche lo existente, lo ya conocido por los contribuyentes.

La entrega de información está asociada a periodos bimestrales que tienen relación con las declaraciones de impuestos sobre las ventas. De modo que las disposiciones a propósito de la entrega de información se encuentran fundamentadas.

La entrega de información la realiza el obligado a facturar y tratándose de adquirentes, cuando pretendan hacer valer costos y deducciones, pues la factura constituye el respectivo soporte fiscal. .. ./»

Pregunta 10.

¿Cual es el soporte que debe almacenar la empresa que factura como constancia de la entrega oportuna de la factura electrónica a los clientes?

Respuesta

En este evento debe dar cumplimiento a lo consagrado en los artículos 6, 8 y 9 del Decreto 1929 de 2007, en la resolución 14465 de 2007 y en las demás normas que adicionen, modifiquen o aclaren. En todo caso, como indica el artículo 2o ibídem, «El obligado a facturar debe asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación empleado y, específicamente, en los procedimientos de expedición (generación y numeración), entrega, aceptación y conservación, incluyendo el proceso de exhibición, con la certificación ISO 9001:2000, o las normas que la sustituyan o adicionen, otorgada y vigente por organismos acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio.»

De esta manera el obligado a facturar electrónicamente, es quien debe acreditar en el momento de la solicitud de autorización ante la DIAN, que todo el proceso de la factura electrónica está certificado con ISO 9001:2000, como es el de entrega de la factura, así como su conservación, aspectos que desde un principio deben estar acreditados, así como la forma de su exhibición.

Pregunta 11.

¿Cuál es el procedimiento para realizar la inhabilitación de la resolución de facturación por computador? Se debe realizar posteriormente a la expedición de la resolución de facturación electrónica?, pues de esta manera se garantiza que la compañía no tenga ningún inconveniente con la utilización de la numeración autorizada hasta la puesta en marcha del proyecto de facturación electrónica?

Respuesta

El artículo 3 de la Resolución 14465 de 2007, se refiere al tema. No obstante en el oficio 086928 de 2008, se consideró:

El siguiente párrafo del punto 3 de la respuesta, al principio de la página 4 del oficio enviado, queda así:

«Por lo tanto, el obligado a facturar que opte por la factura electrónica, así sea de manera parcial debe -en todo caso solicitar autorización de numeración. Si venía expidiendo factura por computador los rangos que venia utilizando deben ser informados para inhabilitarlos. Una vez autorizados los nuevos rangos de numeración para facturar en forma electrónica, estos se comparten para facturar en forma electrónica y por computador, lo que se debe indicar en la solicitud de autorización respectiva.»

Así las cosas los rangos que se vienen utilizando se informan con el fin de inhabilitarlos, a partir de la nueva autorización.

Preguntas 12.

¿De acuerdo con las normas de facturación electrónica, cual el sistema de control técnico que se debe tener cuando se utiliza la facturación electrónica y la facturación por computador, teniendo en cuenta que si se implementa el número de control técnico tanto para la facturación por computador como para la facturación electrónica no es obligatorio cumplir con la cinta testigo magnética y el comprobante de informe diario. En este caso cuál es la información que debe ser incluida en los reportes a la DIAN?

Respuesta

El oficio No 044125 de 2008 es claro cuando señala:

“/…

La diferencia entre uno y otro sistema de facturación está en la forma en que es entregada y aceptada, pues mientras que la factura electrónica debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos en su integridad, la factura por computador es generada y entregada directamente al adquirente de bienes o servicios en forma física en el local, consultorio o establecimiento de comercio.

De conformidad con el artículo 3o de la Resolución 14465 de 2007 que establece las características y contenido técnico de la factura electrónica, quien opte por facturar de manera electrónica una vez informe su decisión deberá solicitar autorización de numeración a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, informando los rangos a utilizar.

Una vez se autorice mediante resolución la numeración para facturar electrónicamente, se debe utilizar así:

a) Para facturar en forma electrónica para quienes opten exclusivamente por esta forma de facturación.

b) Para facturar en forma electrónica y para expedir facturas en otras modalidades que compartan con aquella el procedimiento de expedición.

Cuando el interesado expida factura por un sistema de facturación, según se indica en el literal b) del artículo 1 o de la resolución en comento y, tenga una autorización anterior vigente, deberá informar además el rango que viene utilizando, para efectos de su inhabilitación.

Es decir, quien solicite autorización de factura electrónica debe hacer una nueva solicitud en la cual se deben hacer conocer los rangos de numeración antes autorizados con el fin de que la administración los inhabilite.

Téngase en cuenta que la factura electrónica aplica según el artículo 1 o de la Resolución 14465 de 2007:

«a) Para los obligados a facturar que opten exclusivamente por expedir esta forma factura, caso en el cual deben cumplir en su totalidad con los procedimientos y controles que se establecen en la presente Resolución, y

b) Para los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica y que para la expedición (generación y numeración) de las facturas en otras modalidades incluidos los documentos equivalentes que expiden las empresas de servicios públicos domiciliarios, utilicen y compartan con la factura electrónica, los procedimientos y tecnología de información. En este evento los contribuyentes obligados deberán optar por una de las siguientes alternativas:

1. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente Resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la Resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como la inclusión del número técnico de control, la entrega de información y la conservación de las facturas en medio electrónico, para cuando la DIAN lo requiera. Cuando el obligado a facturar cumpla en su totalidad con las condiciones aquí señaladas, no deberá atender además las obligaciones establecidas en la Resolución 03878 de 1996.

2. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente Resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como la inclusión del número técnico de control solamente para las facturas electrónicas y la entrega de información, sin perjuicio de mantener el sistema técnico de control establecido para la factura por computador. En este caso el contribuyente deberá cumplir las demás obligaciones señaladas en la resolución 03878 de 1996 para la factura por computador.

Parágrafo. Para efectos del sistema técnico de control, los obligados que utilicen facturación por computador y/o documentos equivalentes, sin optar por la factura electrónica, deberán cumplir lo dispuesto en la Resolución 03878 de 1996.

La factura por talonario puede coexistir con cualquier otra forma de facturación.»

Por lo tanto, el obligado que opte por la factura electrónica, asi sea de manera parcial debe en todo caso solicitar autorización de nueva numeración informando los rangos a utilizar, como los que venía utilizando para inhabilitarlos, es decir, se procede a la cancelación de la numeración anterior. Una vez autorizados los nuevos rangos de numeración, estos pueden ser utilizados para facturar en forma electrónica y por computador.

En el caso del numeral 10 del literal b), del artículo lo de la Resolución 14465 de 2007, cuando la factura por computador también incluya el numero técnico de control, cumpla la entrega de información y conservación de las facturas en medio electrónico, en este caso únicamente se deben cumplir los requisitos de la resolución 14465 de 2007.

Por otra parte, en el caso del numeral 2o ibídem, una vez autorizados los nuevos rangos de numeración para expedir factura electrónica previo el cumplimiento de los requisitos para ese efecto, se expida factura electrónica y por computador pero la factura por computador no cumpla los requisitos técnicos de la factura electrónica señalados en el párrafo anterior, en todo caso debe cumplir con la Resolución 3878 de 1996. . ./»

De esta manera cuando la factura electrónica y por computador compartan y cumplan todos los requisitos de la factura electrónica, no se requiere dar cumplimiento a los controles técnicos de la resolución 3878 de 1996, sino los de la No 14465 de 2007. Empero en los casos en que no sea así, cada una cumplirá con los requisitos y controles técnicos según el caso, señalados en las resoluciones antes referidas.

Por último le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de Internet www.dian.gov.co la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de «Normatividad» – «Técnica»- dando click en el link «Doctrina Oficina Jurídica»

Cordialmente,
CAMILO VILLARREAL G.
Delegado – Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

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