Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Concepto 014750
23-02-2007
DIAN
Tema: Procedimiento
Descriptor: Facturación a través de maquina registradora P.O.S
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Tema: Procedimiento
Descriptores: Facturación
Fuentes Formales: Estatuto Tributario, artículos 615, 616-1, 617 y 684-2
Resoluciones 3878 y 5709 de 1996.
Solicita se absuelvan algunos interrogantes sobre la facturación a través de máquina registradora P.O.S., temas que serán atendidos en el mismo orden en que fueron propuestos.
Sea lo primero manifestar que de conformidad con el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999, y el artículo 10 de la Resolución 1618 de 2006, es función de esta División absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional; en tal sentido se da respuesta a su consulta.
Con relación a sus inquietudes es de informarle que de manera general las Resoluciones 3878 y 5709 de 1996 y 4022 de 1998, expedidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, regulan el tema objeto de consulta. El artículo 7 de la Resolución 3878 del 28 de junio de 1996, precisa el tipo de máquinas registradoras a emplearse por los responsables del Régimen Común y define el sistema POS en los siguientes términos:
«ARTICULO 7o.- Tipos de máquinas registradoras.
Los responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas podrán utilizar alguno de los siguientes desarrollos tecnológicos en las máquinas registradoras:
El denominado punto de venta (P.O.S)
Por artículo con departamentos (P.L.U)
Por departamentos.
1. Máquina registradora con sistema P.O.S.
El sistema P.O.S. es el conjunto de Hardware y Software que interactúa permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familiares, o subfamilias.
2. Máquina registradora por artículo con departamentos (PLU).
Es la máquina que permite acumular las ventas por bienes o servicios y por la tarifa que corresponda.
3. Máquina registradora por departamentos.
Es la máquina que acumula bienes o servicios prestados por grupos según la tarifa del IVA que corresponda.
Parágrafo. En las máquinas registradoras se podrá utilizar numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos.» (Negrilla fuera de texto)
En segundo lugar, es de señalar que si se cumplen los presupuestos técnicos establecidos en las resoluciones citadas expedidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se podrá expedir la factura o documento equivalente a ella.
Con relación al punto de cuál es la diferencia entre un sistema POS y un microcomputador (PC), este Despacho no es competente para definir este punto en razón a que nuestra función es la de absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional. La factura por computador está definida por el artículo 13 del decreto 1165 de 1996, no obstante en uno y otro caso la factura por computador o el documento equivalente expedido por máquina registradora POS se diferencian por el tipo de máquina que los expide, con el cumplimiento de los requisitos previstos para cada uno de los documentos en la ley como en los reglamentos.
Finalmente en cuanto al punto de si es obligación tener Máquina Registradora POS para expedir documento equivalente, o se puede hacer en un microcomputador sin que sea máquina registradora, se le manifiesta que la obligación para las personas o entidades que utilicen el mecanismo de facturación por computador o máquina registradora con sistema P.O.S., está relacionada con la máquina que expide el documento con el cumplimiento de todas las condiciones establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y para la cual se expide la resolución de autorización de los rangos de facturación a utilizar para el efecto, así los controles sean similares.
El artículo 8 de la Resolución 3878 del 28 de junio de 1996, dispone:
«ARTÍCULO 8o.- Controles a las ventas a través de máquinas registradoras P.O.S. y factura por computador.
«1. Control técnico.
Las personas o entidades que utilicen para el registro de sus ventas máquinas registradoras P.O.S. o facturación por computador, deberán identificarlos bienes o servicios, con Indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas asociada a cada bien o servicio.
La agrupación de los bienes o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido quien vende o presta el servicio, deberá identificarse en el servicio de la red de puntos de venta o en la terminal de venta, según el caso.
B artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna o alias, a partir del cual el articulo se encuentre definido para el sistema informático.
«2. Control fiscal.
«Las personas que utilicen para el registro de sus ventas de bienes o prestación de servicios, sistema P.O.S o factura por computador, deberán Imprimir al final del día, el «comprobante informe diario», por cada servidor. El comprobante deberá contenerla siguiente información:
«a. Nombre o razón social y NIT del vendedor a prestador del servicio.
«b. Número dé identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documente equivalente a la factura.
«c. Fecha del comprobante
«d. Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada máquina o computador.
«e. Discriminación de las ventas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando las operaciones exentes, excluidas y gravadas, estableciendo respecto de éstas últimas, el valor de las ventas por cada tarifa de IVA. En caso de descuentos estos deberán aparecer discriminados por departamentos.
“f. Discriminación por máquina, computador o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes o servicios prestados por cada una de ellas.
«g. Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de otos, desglosando:
“efectivo
«cheques
«tarjetas debité y crédito
«ventas a crédito
«bonos
«vales
«otros
«h. Valor total de lo registrado.
«El comprobante informe diario deberá elaborarse en original y copia debiendo el primero formar parte integral de la contabilidad y el segundo conservarse en el establecimiento de comercio para ser exhibido cuando la Administración Tributaria y Aduanera lo exija.
«Quienes utilicen máquinas registradoras con sistemas P O S o facturación por computador, deberán tener una cinta testigo magnética, la cual estará a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cuando ésta lo solicite…»
OFICINA JURÍDICA.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
