Concepto 016 de 20-02-2007

Contabilidad Propiedad Horizontal

Concepto 016
20-02-2007

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, a continuación procedemos a dar respuesta a la consulta trasladada por la Contaduría General de la Nación a este despacho, así:

PREGUNTAS:

“CORDIALMENTE ME PERMITO SOLICITARLES EL CONCEPTO DE LAS SIGUIENTES INQUIETUDES QUE TENGO RESPECTO AL CONJUNTO RESIDENCIAL (PROPIEDAD HORIZONTAL) DONDE VIVO Y DONDE NOS PRESENTARON LA SIGUIENTE INFORMACIÓN A DICIEMBRE DEL 2005 ASÍ:

PATRIMONIO

APORTES SOCIALES 9.220.960

RESERVAS 15.199.737

RESULTADO DEL EJERCICIO -1.165.453

RESULTADO DEL EJERCICIOS ANTERIORES 15.064.777

* EN UN CONJUNTO RESIDENCIAL EXISTE O PUEDE EXISTIR LA CUENTA CONTABLE APORTES SOCIALES O ESTA CUENTA SOLO APLICA PARA SOCIEDADES.

* EN LA CUENTA CONTABLE RESERVAS POR VALOR DE $ 15.199.737 NO ESTA INCLUIDO EL FONDO DE IMPREVISTOS, ESTA CUENTA DE RESERVAS TAMBIÉN APLICA PARA UN CONJUNTO RESIDENCIAL? YA QUE COMO SABEMOS LAS RESERVAS SE CREAN CON UNA DESTINACIÓN ESPECIFICA Y EN EL CONJUNTO SE CREARON HACE TIEMPO Y NO TIENE DESTINACIÓN.

* CUANDO NO SE HA HECHO EL FONDO DE IMPREVISTOS SINO QUE HASTA ESTE AÑO SE CREO, LA REVISORA FISCAL DEL CONJUNTO DEBIÓ EMITIR EL DICTAMEN COMO SALVEDAD O NO DONDE MENCIONE QUE NO SE ESTA HACIENDO DICHO FONDO? DE ACUERDO AL ARTICULO 208 DEL CÓDIGO DEL COMERCIO , EN SUS NUMERALES 3 Y 4, RESPECTO AL DICTAMEN O INFORME DEL REVISOR FISCAL Y EL PRONUNCIAMIENTO 6 DE 1994 DE CTCP.

* EL NOMBRE CORRECTO DE LA CUENTA MAYOR DEL PATRIMONIO ES RECURSO PATRIMONIAL Y NO PATRIMONIO? (ADJUNTO CONCEPTO RESPECTO LA CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL).

* SEGÚN COMUNICACIÓN DE LA REVISORA FISCAL ANTE LA ASAMBLEA EXTRAORDINARIA NOS MANIFIESTAN LO SIGUIENTE:

“LOS VALORES REPRESENTADOS EN LA CUENTA DEL PATRIMONIO POR CONCEPTO DE APORTES SOCIALES Y RESERVAS QUE SUMAN UN TOTAL DE $ 24.420 .697, VIENEN SIENDO APROBADOS DESDE LA ASAMBLEA DEL AÑO 1990 Y ANTERIORES. REALIZAR UN AJUSTE AL MISMO IMPLICA UNA AUDITORIA DE VEINTE AÑOS HACIA ATRÁS PARA UBICAR SOPORTES Y EN GENERAL DOCUMENTOS PARA ESTABLECER SU ORIGEN Y POSIBLE CAMBIO, ALTERANDO LOS ESTADOS FINANCIEROS HASTA LA FECHA PRESENTADOS Y ESTO SOLO PUEDE AUTORIZAR LA ASAMBLEA (CTCP, OFC 230, JUL 16/04) TENIENDO EN CUENTA LOS GASTOS Y EL TIEMPO A INCURRIR.”

SEGÚN ESTE CONCEPTO DE LA REVISORA FISCAL TENGO LAS SIGUIENTES INQUIETUDES:

* EN LAS ANTERIORES ASAMBLEAS PARA APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS LA REVISORA FISCAL EN SU DICTAMEN NO HACIA SALVEDAD AL RESPECTO, PORQUE SIEMPRE ERAN DICTÁMENES SIN SALVEDADES. EN ESTE CASO ELLA TENIA QUE HABER HECHO SALVEDADES AL RESPECTO?

* SEGÚN LO QUE MANIFIESTÓ LA CONTADORA DEL CONJUNTO EN LA ASAMBLEA EXTRAORDINARIA QUE SI LA ASAMBLEA APRUEBA HACER UN AJUSTE LLEVANDO TANTO LOS APORTES COMO LAS RESERVAS A RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES, HARÍA EL AJUSTE APROBADO .¿ESTO ES VIABLE? SEGÚN LOS PRINCIPIOS CONTABLES ESTO ESTA PERMITIDO AUNQUE LO APRUEBE LA ASAMBLEA? EN EL BALANCE GENERAL APARECE UN RUBRO LLAMADO DEUDAS DE DIFICIL

COBRO POR VALOR DE $25.104.420, LO CUAL ESTA COMPUESTO ASÍ:

DEUDAS EN ACUERDO 10.597.099

DEUDAS EN COBRO JURÍDICO 4.274.537

DEUDAS EN JUZGADO 10.232.784

25.104.420

DE ACUERDO CON LA COMUNICACIÓN ENVIADA POR LA REVISORA FISCAL DONDE MANIFIESTA:

“CONTANDO CON LOS PARÁMETROS QUE MANEJA LA HERRAMIENTA DE SOFTWARE CONTABLE CON LA CUENTA DEL CONJUNTO, SE PROCEDIÓ A CONTABILIZAR EN LA CUENTA DEL PUC, DEUDAS DE DIFÍCIL COBRO, LAS CUOTAS DE MORA SUPERIORES A 90 DÍAS, CUYO SALDO TOTAL ESTA EN CONTROL Y COBRO DE LA ADMINISTRACIÓN Y LA ABOGADA”.

* ES PERTINENTE QUE LA CUENTA DEUDAS DE DIFÍCIL COBRO SEA DENOMINADAZA EN UN CONJUNTO RESIDENCIAL CON ESTE NOMBRE? YA QUE LA CARTERA ESTA RESPALDADA POR EL DUEÑO DE CADA INMUEBLE Y EN CASO QUE ESTE NO CANCELE, ESTA DEBERÍA HACERLE UN PROCESO JURÍDICO ANTES DE LLEVARLA A CUENTAS DE DIFÍCIL COBRO? ”

RESPUESTA:

En atención a la consulta anteriormente expuesta el Consejo Técnico ha emitido la orientación profesional No. 010 de 2007 referente a las Propiedades Horizontales, documento que se adjunta, y que a su vez puede ser consultado a través de la página web www.jccconta.gov.co.

No obstante lo anterior, a continuación se realiza algunas precisiones: La contabilidad en Colombia debe ceñirse conforme a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados – PCGA – los cuales están enmarcados en el Decreto 2649 de 1993.

PATRIMONIO:

Las Copropiedades corresponden a personas jurídicas originadas en la constitución de la propiedad horizontal. Es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro y su denominación corresponderá a la del edificio o la del conjunto. El origen de su operación proviene de la administración de los bienes de los copropietarios, quienes a través de las cuotas de administración ordinarias y extraordinarias, cubren todas las erogaciones necesarias para el fin de la administración, previa una planeación presupuestal de ingresos y egresos.

Por otro lado, los aportes sociales corresponden a los realizados por los socios del ente económico en especial de una sociedad limitada.

Así las cosas, los aportes sociales no corresponden a la naturaleza jurídica de una Propiedad Horizontal, toda vez que la copropiedad administra unos recursos para atender los gastos propios de mantenimiento y conservación del edificio o conjunto, a través de las cuotas de administración, las cuales son contabilizadas como ingresos periódicamente.

Ahora bien, para el caso de las reservas estas pueden constituirse de los excedentes del ejercicio conforme a lo establecido en la Ley 675 y en conformidad con lo establecido en la Asamblea General de Copropietarios. Por su parte el Fondo de Imprevistos por su naturaleza tiene como finalidad garantizar los recursos necesarios en el momento en el que se incurra en situaciones inciertas, y que pueden tener afectación en el bien común de los copropietarios, que no se contemplan en el presupuesto anual de gastos, por tanto el tratamiento contable corresponde a un reconocimiento como ingresos, lo describe más ampliamente en al Orientación Profesional No. 010.

Por otro lado, para la denominación de las cuentas de los Estados Financieros, en el numeral 3.5.3, de la mencionada Orientación Profesional se establece que: “(… ) Al no existir un plan de cuentas específico para el reconocimiento de las operaciones de este tipo de entidades, la administración debe elaborar su propio plan de cuentas, para lo cual podrá apoyarse en el plan único de cuentas previsto para entidades similares como puede ser el caso de las del sector cooperativo, o en su defecto, en el plan único de cuentas para comerciantes definido en el Decreto 2650 de 1993, en lo que sea pertinente.(… )”

DEUDAS DE DIFICIL COBRO

el Decreto 2649 en los artículos 52 y 67 establece:

“(… ) Art. 52. Provisiones y contingencias. Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables así como para disminuir el valor reexpresado si fuere el caso de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables.

Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente económico, duda que se resolverá en ultimo termino cuando uno o mas eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir.

Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas.

Son contingencias probables aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros.

Son contingencias eventuales aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, no permite predecir si los eventos futuros ocurrirán o dejaran de ocurrir.

Son contingencias remotas aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros.

La calificación y cuantificación de las contingencias se debe ajustar al menos al cierre de cada período, cuando sea el caso con fundamento en el concepto de expertos.(… )” (La negrilla no hace parte del texto original)

“(… ) Art. 62. Cuentas y documentos por cobrar. Las cuentas y documentos por cobrar representan derechos a reclamar efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de préstamos y otras operaciones a crédito.

Las cuentas y documentos por cobrar a clientes, empleados vinculados económicos, propietarios, directores, las relativas a impuestos, las originadas en transacciones efectuadas fuera del curso ordinario del negocio y otros conceptos importantes, se deben registrar por separado.

Al menos al cierre del período, debe evaluarse técnicamente su recuperabilidad y reconocer las contingencias de pérdida de su valor.

Teniendo en cuenta la naturaleza de la partida y la actividad del ente económico, normas especiales pueden autorizar o exigir que estos activos se reconozcan o valúen a su valor presente.

Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparación de estados financieros de períodos intermedios es admisible el reconocimiento de las contingencias de pérdida con base en estimaciones estadísticas. (… )”

Así las cosas, en el momento en que un propietario no cumpla en el tiempo establecido con el pago de la cuota de administración, este monto seguirá reflejado en cuentas por cobrar; se afirma lo anterior dado que cuando la administración emitió las cuentas de cobró debió registrar en la contabilidad la cuenta por cobrar (débito) y el ingreso (Crédito) a cada uno de los copropietarios, dando así cumplimiento a la norma técnica de causación, señalada en el artículo 48 del Decreto 2649, así:

“(… ) Art. 48. Contabilidad de causación o por acumulación. Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.(… )”

Ahora bien, en correspondencia con el artículo 52, anteriormente trascrito, las cuentas por cobrar deben ser evaluadas técnicamente al cierre de cada periodo, para determinar la recuperabilidad de su monto, así como las contingencias que pueden presentarse.

Por tanto, al finalizar el periodo, de acuerdo a un método de reconocido valor técnico se deben calcular los valores que se estiman tienen el riesgo de no ser recaudados, este valor se contabiliza registrando un gasto de provisión de cartera (débito) y una provisión en el activo de naturaleza crédito.

Así mismo, lo señala la Orientación Profesional No. 010, como se puede leer en el documento adjunto, en el momento de realizar el cálculo de la provisión de cartera, se debe contar con un método de reconocido valor técnico de tal suerte que se garantice el cumplimiento de las normas básicas de esencia sobre la forma, prudencia y la norma técnica sobre reconocimiento de los hechos económicos, establecidas en el Decreto 2649, así:

“(… ) Art. 11. Esencia sobre forma. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.

Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.

Art. 17. Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

Art. 47. Reconocimiento de los hechos económicos. El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados.

Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.

La administración debe reconocer las transacciones en la misma forma cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información.

En adición a lo previsto en este decreto, normas especiales pueden permitir que para la preparación y presentación de estados financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se efectúe con fundamento en bases estadísticas. (… )” (La negrilla no hace parte del texto original)

En este marco, conforme a lo expuesto en el caso de la consulta, los valores que adeudan los copropietarios deben ser reconocidos como cuentas por cobrar, y evaluar su recuperabilidad. No obstante, dado que existe un mecanismo de cobro de estos valores establecido por la Ley 675 de 2001, que produce una probabilidad muy baja de incobrabilidad, se deben reconocer otros factores como el valor del dinero en el tiempo, dado que no es lo mismo recuperar los recursos hoy que recuperarlos en un tiempo muy prolongado.

Se debe evaluar entonces, si la provisión realizada de la cartera, tiene un sustento de medición de alto valor técnico y si se cumple con lo dictado en el marco regulatorio de la contabilidad en Colombia, el Decreto 2649 de 1993, expuesto en el contenido de esta respuesta.

REVISORÍA FISCAL.

Las funciones y responsabilidades del Revisor Fiscal se encuentran relacionadas en el artículo 207 del Estatuto Mercantil, y las disposiciones pertinentes de la Ley 43 de 1990. Su naturaleza ha sido la de actuar como órgano de control de las operaciones sociales y con el objeto de representar los intereses de los asociados frente a las actuaciones de la administración. Así, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en su Pronunciamiento 4 de 1994 manifestó al referirse a la definición y objetivo de la Revisoría Fiscal que es un órgano de fiscalización que, en interés de la comunidad, bajo la dirección y responsabilidad del revisor fiscal y con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas; le corresponde dictaminar los estados financieros y revisar y evaluar sistemáticamente los componentes y elementos que integran el control interno, en forma oportuna e independiente; en los términos que le señale la ley, los estatutos y los pronunciamientos profesionales.

Igualmente, de conformidad con el artículo 207 del Código de Comercio, la Revisoría Fiscal tiene como objetivos: el examen de la información financiera del ente a fin de expresar una opinión profesional independiente sobre los estados financieros y la evaluación y supervisión de los sistemas de control, destacando que el Código de Comercio en sus artículos 203 a 217, regula lo referente a esta institución, al igual que la Ley 43 de 1990 en sus artículos 1º, 7º, 13, 37, 45, entre otros.

Así mismo, el Consejo Técnico se ha pronunciado sobre esta temática a través del numeral 3.7 de la Orientación Profesional No. 010. y el Pronunciamiento No. 7 – Revisoría Fiscal, que se encuentra actualmente en revisión y será colgado a la página Web www.jccconta.gov.co, donde de igual forma podrán ser consultados los documentos anteriormente mencionados.

Adicionalmente, el dictamen del Revisor Fiscal puede rendir su dictamen según las circunstancias:

Dictamen limpio: Declara que los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos significativos, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operaciones y los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Dictamen con salvedades Declara que a excepción del asunto (s) a los que éste se refiere, los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operación y los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Dictamen negativo u opinión adversa. Declara que los estados financieros no presentan una situación financiera razonable, ni los resultados de operación, ni los cambios en el patrimonio, ni los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Abstención de opinión Declara que el Contador Público no expresa una opinión sobre los estados financieros.

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARIA VICTORIA AGUDELO V.
Presidenta