Concepto 016 de 22-03-2006

Manejo de cheques posfechados. Registro contable de impuesto de renta diferido.

Bogotá D.C, Marzo 22 de 2006
OFCTCP/ 016/ 2006

Señora:
MARTHA CRISTINA BOLAÑOS CASTRO
Calle 13 No 4 – 14, Barrio Santa Rita
Chia Cundinamarca
Teléfono: 8633193

Ref.: Consulta recibida en octubre 6 de 2005

En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos previstos en el artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA (TEXTUAL):

1. MANEJO DE CHEQUES POSFECHADOS: SIENDO LOS CHEQUES POSFECHADOS VALORES QUE ESTÁN EN NUESTRO PODER, PUEDEN ESTOS REGISTRARSE EN LA CUENTA ACTIVA (DENTRO DE DISPONIBLE – CAJA) CONTRA UN PASIVO (CTA 28)? O NECESARIAMENTE DEBE HACERSE DENTRO DE UNA CUENTA DE ORDEN Y CONTROL?

RESPUESTA:

Si bien es cierto que los cheques posfechados están en su poder, también es cierto que los mismos, lo único que están haciendo es garantizar el reconocimiento de una deuda sin presentarse la cancelación efectiva de la misma, por tal motivo, esta operación no afecta la estructura financiera del ente, y por ello, su registro contable debe efectuarse en cuentas de orden a través del rubro 8395 “Otras cuentas deudoras de control”, subcuenta 839505 “Cheques posfechados”

PREGUNTA (TEXTUAL):

2. IMPUESTO A LA RENTA DIFERIDO: LES AGRADEZCO ME INFORMEN LA NECESIDAD DE REGISTRAR UN IMPUESTO DE RENTA DIFERIDO EN UNA COMPAÑÍA QUE PROYECTA TENER UTILIDADES EN EL PRESENTE EJERCICIO CONTABLE, TENIENDO EN CUENTA QUE LA EMPRESA TIENE PERDIDAS FISCALES Y EXCESO EN RENTA PRESUNTIVA POR AMORTIZAR. TAMBIÉN AGRADEZCO SE EXPLIQUE COMO SE DETERMINA Y CUAL SERIA EL REGISTRO PERTINENTE.

RESPUESTA:

Como antecedente normativo, el Decreto 2160 de 1987 en su artículo 26 previó que podían presentarse diferencias entre la base para determinar la utilidad comercial y la renta líquida gravable de cada período, y su incidencia era diferente tratándose de diferencias temporales o definitivas, conceptos que se analizarán independientemente a lo largo de la respuesta.

En principio vale la pena comentar que para el cálculo de la renta líquida gravable es necesario determinar las diferencias temporales y permanentes, de tal forma que de la conciliación entre la renta fiscal y comercial surja claramente el valor del impuesto a cargo del período gravable y el valor que por diferencias temporales se tendrá en cuenta para afectar períodos posteriores, el cual se considera como un impuesto diferido.

El Decreto 2649 de 1993 en sus artículos 67 y 78, cuando se refiere al impuesto diferido, señala:

De una parte, en el artículo 67, que: “Se debe contabilizar como impuesto diferido débito el efecto de las diferencias temporales que impliquen el pago de un mayor impuesto en el año corriente, calculado a tasas actuales, siempre que exista una expectativa razonable de que se generará suficiente renta gravable en los períodos en los cuales tales diferencias se revertirán” y de otra parte, en el artículo 78, que “Se debe contabilizar como impuesto diferido por pagar el efecto de las diferencias temporales que impliquen el pago de un menor impuesto en el año corriente, calculado a tasas actuales, siempre que exista una expectativa razonable de que tales diferencias se revertirán.”

Para entrar en materia, es necesario hacer las siguientes consideraciones:

La renta líquida gravable se determina de acuerdo con las disposiciones fiscales, al paso que la utilidad comercial se establece de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, por lo tanto teniendo en cuenta que para efectos tributarios, algunos ingresos no constituyen renta ni ganancia ocasional y algunos gastos no son deducibles de la renta, existen las diferencias que en algunas oportunidades pueden ser temporales y en otras permanentes.

Diferencias permanentes: Son partidas que afectan la utilidad contable, bien como ingresos o como gastos, pero en ningún momento afectarán la renta líquida gravable, por tanto el beneficio o gasto por impuesto que se cause por ellas, se considera como un beneficio o gasto propio del período o ejercicio en que se originaron dichas partidas y no generan ningún cargo diferido. Son ejemplos las rentas exentas no condicionadas y los costos y gastos no deducibles como intereses de mora por retrasos en el pago de retención en la fuente.

Diferencias temporales: Son partidas derivadas de eventos que se registran contablemente en un período pero que de acuerdo con requisitos fiscales, para determinar la renta líquida gravable, se deben tener en cuenta en otro período. Las diferencias temporales se originan en un ejercicio y se revierten en otro. Siempre es necesario tener en cuenta que exista una expectativa razonable de que tales diferencias se revertirán. Algunas diferencias temporales reducen el impuesto a la renta que resulta a pagar en un período, otras al contrario incrementan el impuesto a pagar durante el ejercicio.

Ahora bien, el Decreto 2649 de 1993 en su artículo 44 previó la existencia de las diferencias entre la renta o beneficio comercial y la renta líquida gravable, señalando que se deben registrar como cuentas de orden fiscales y las define como las que “…deben reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse”.

De acuerdo con las anteriores consideraciones y teniendo en cuenta las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, para efectos de registrar las partidas que representan diferencias temporales entre la utilidad comercial y la renta líquida gravable, se deben utilizar las cuentas de orden fiscales y sus efectos en el impuesto a pagar se registrarán como un impuesto diferido débito o crédito, según sea el caso.

De otra parte, las pérdidas fiscales y el exceso de renta presuntiva por amortizar no son partidas que afecten contablemente la situación del ente económico y por tal motivo no dan lugar al cálculo de impuestos diferidos, tal como lo explica la sentencia el Consejo de Estado de mayo 3 de 2002, expediente 6822, del Consejero Ponente Manuel S. Urueta Ayola: “Las pérdidas fiscales no constituyen diferencia temporal y por ello no generan un mayor impuesto a pagar en el año que se ocasionan, esto es, no generan impuesto diferido débito en ningún caso, puesto que mientras la diferencia temporal es una partida que tiene registro tanto contable como fiscal y afecta ambos campos, aunque en periodos y cantidades distintas, las pérdidas fiscales, son el resultado que se da por la exclusiva aplicación de las normas tributarias o fiscales, careciendo de reconocimiento contable para efectos del balance y de los estados de resultados, o sea, no hay una cuenta del PUC a la que pueda ser llevada, que no sea una cuenta de orden, es decir, para la manera información de su existencia.
…

Cabe reiterar entonces que las pérdidas fiscales no tienen reconocimiento o tratamiento contable que incida en cuentas de resultados, sino solamente tributario, toda vez que son el producto de contraponer los ingresos, costos y gastos según las normas tributarias y por ende, son producto de las diferencias en el tiempo, temporales o permanentes”

PREGUNTA (TEXTUAL):

3. PROVISION DE INVENTARIOS: PODRÍAN INDICARME SI ES ACEPTABLE CONTABLEMENTE CREAR PROVISIONES PARA PERDIDA DE INVENTARIOS (NO POR MERMA) Y HACER USO DE ESTA CUANDO SE HACEN INVENTARIOS FÍSICOS Y ESTOS ARROJAN DIFERENCIAS? ES PROCEDENTE CREAR UNA PROVISIÓN PARA OBSOLESCENCIA DE INVENTARIOS Y UTILIZARLA PARA AJUSTES POR DIFERENCIAS EN CONTEOS FÍSICOS?

RESPUESTA:

El artículo 63 ”Inventarios” del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 expresa que:

“(…) Al cierre del periodo deben reconocerse las contingencias de pérdida del valor reexpresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto de realización”

Así mismo el artículo 52 contempla:

Art. 52. Provisiones y contingencias. Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables así como para disminuir el valor reexpresado si fuere el caso de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables.

De igual manera el artículo 129 “Inventario de mercancías” del citado Decreto en su numeral 7 solicita:

“(…)

7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.

(…)”

A su vez el Decreto Reglamentario 2650 de 1993 PLAN ÚNICO DE CUENTAS, tiene contemplado dentro de los rubros de inventarios las provisiones para obsolescencia, para diferencia de inventarios físico, para pérdida de inventario y la provisión LIFO.

Ahora bien, la descripción de la cuenta provisiones 1499 indica que:

“Registra los montos provisionados por el ente económico, para cubrir eventuales pérdidas de sus inventarios, por obsolescencia, faltantes, deterioro o pérdida de los mismos, como resultado del análisis efectuado a cada uno de los rubros que conforman el grupo inventarios. Es una cuenta de valuación del activo, de naturaleza crédito.”

De acuerdo con todo lo anteriormente trascrito, le es permitido al consultante crear provisiones para perdida de inventarios (no por merma) y hacer uso de esta cuando se hacen inventarios físicos y estos arrojan diferencias, ya que así lo contempla la normatividad vigente; pero para el caso consultado de crear una provisión para obsolescencia de inventarios y utilizarla para ajustes por diferencias en conteos físicos, no es posible, ya que cada provisión debe cumplir con el fin para el que fue creada, tal como se observa en la dinámica y descripción del PUC.

PREGUNTA (TEXTUAL):

4. METODO DE PARTICIPACION: SOLICITO ACLARACIÓN SOBRE LA PERIODICIDAD CON LA CUAL UNA COMPAÑÍA MATRIZ DEBE REGISTRAR EL MÉTODO DE PARTICIPACIÓN POR LAS INVERSIONES QUE TIENEN EN EMPRESAS DEL EXTERIOR. SE VIOLA ALGUNA NORMA O ES CONTRAPRODUCENTE REALIZARLO AL FINALIZAR EL PERIODO CONTABLE, ES DECIR EL 31 DE DICIEMBRE DE CADA AÑO?

RESPUESTA:

La solución a este interrogante se encuentra en la circular conjunta de la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES No. 100-000006 de 2005 y la SUPERINTENDENCIA DE VALORES CIRCULAR EXTERNA No. 011 DE 2005 de Agosto 18 de 2005, que expresa en la parte correspondiente al tema lo siguiente:

4. PERIODICIDAD
El método de participación patrimonial debe ser aplicado por parte de los sujetos obligados de que trata el numeral 2 de la presente circular al cierre del ejercicio de la matriz o controlante, al corte de estados financieros extraordinarios o cuando sea requerido por la entidad de control respectiva al corte de estados financieros de períodos intermedios. (El subrayo y la negrilla son nuestros)
Los cambios en las subsidiarias deberán reflejarse en la matriz o controlante a través de las filiales, para lo cual la matriz o controlante debe impartir las instrucciones pertinentes para que todas sus subordinadas apliquen el método de participación patrimonial ajustándose a un cronograma que le permita finalmente a la matriz o controlante entregar oportunamente sus estados financieros.
Los estados financieros de períodos intermedios y extraordinarios son los definidos en los artículos 26 y 29 del Decreto 2649 de 1993 y demás normas que lo sustituyan o modifiquen.

5. OTROS ACTIVOS: SI ME HACEN PAGOS DE CARTERA CON BIENES (EJ., ACCIONES DE UN CLUB, CAMIONES, TERRENOS, ETC.), DEBEN ESTOS REGISTRARSE EN LA CUENTA 18 COMO BIENES RECIBIDOS EN PAGO O SE PUEDEN REGISTRAR DIRECTAMENTE COMO ACTIVO FIJO? COMO MANEJAR LO REFERENTE A ACTIVOS QUE SON DEPRECIABLES, EJEMPLO, UN CAMIÓN QUE VOY A UTILIZAR EN LA OPERACIÓN DE LA COMPAÑÍA?? DEBO REGISTRARLO DIRECTAMENTE COMO ACTIVO FIJO Y EMPEZAR LA RESPECTIVA DEPRECIACIÓN O SE DEN MANTENER COMO OTRO ACTIVO? SI EL BIEN ES UNA ACCIÓN DE UN CLUB Y HA SIDO IMPOSIBLE DETERMINAR EL VALOR COMERCIAL DE ESTA, SE DEBE HACER LA PROVISIÓN HASTA POR EL 100% DE SU COSTO, ATENDIENDO LA PRUDENCIA?

RESPUESTA:

Sea lo primero indicar al consultante que la descripción de la cuenta 18 “Otros Activos” expresa que:

“Comprende aquellos bienes para los cuales no se mantiene cuenta individual y no es posible clasificarlos dentro de las cuentas de activos claramente definidas en el presente plan, tales como: antigüedades, pinturas, objetos de arte. (El subrayo y la negrilla son nuestros)

De acuerdo con lo allí trascrito, es claro, que los activos recibidos en pago que puedan ser identificados claramente y asignados a una cuenta especifica del plan de cuentas, contemplado en el Decreto Reglamentario 2650 de 1993 deben registrarse en dichas cuentas, como por ejemplo, el camión citado por la consultante que va a utilizarse en la operación de la compañía, será tratado como propiedades, planta y equipo, contabilizado por el valor acordado entre las partes, es decir, por el que entrega y por el que recibe, en cumplimiento del artículo 64 del, el cual expresa:
(…)

“El valor histórico de las propiedades, planta y equipo, recibidas en cambio, permuta, donación, dación en pago o aporte de los propietarios, se determina por el valor convenido por las partes, debidamente aprobado por las autoridades cuando fuere el caso o, cuando no se hubiere determinado su precio, mediante avalúo.
En el mismo sentido, si el bien recibido y contabilizado en propiedades, planta y equipo es susceptible de ser depreciado, el cálculo debe ser efectuado teniendo en cuenta su vida útil estimada.
De otra parte, en relación con las acciones de un club, es claro que las mismas dan derecho al disfrute del club solo en la medida en que se han pagado los derechos que el mismo exige, por ende, su valoración debe entenderse, como el pago de las contraprestaciones que se van a recibir del club en el periodo que ya esta cancelado por el propietario de la acción.
Por lo anterior es que las acciones de un club, se pueden asimilar a un gasto pagado por anticipado, cuyo valor se amortiza en el periodo de disfrute.

6. DETERMINACION DEL COSTO: ME GUSTARIA SABER SI LA SIGUIENTE PRACTICA ESTA CORRECTA O SE DEBEN IMPLEMENTAR MODIFICACIONES:

A. UNA EMPRESA MANUFACTURERA DETERMINA EL COSTO DE SUS INVENTARIOS AL FINALIZAR CADA MES ASÍ: (COSTO DEL INVENTARIO INICIAL POR UNIDAD + COSTO DE PRODUCCIÓN EN EL MES POR UNIDAD) / 2 = COSTO PROMEDIO POR UNIDAD AL FINALIZAR EL PERIODO. ESTE COSTO ES MULTIPLICADO POR EL NÚMERO DE UNIDADES QUE TENGAMOS EN EXISTENCIA AL TERMINAR EL PERIODO Y LA SUMATORIA GENERA EL COSTO TOTAL DE INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO (CTA 1430).

EL MANEJO DEL INVENTARIO PARA PRODUCTO TERMINADO SE MANEJA EN UN MODULO DEL SOFTWARE CONTABLE Y PARA QUE SE ALIMENTE LA CONTABILIDAD SE DEBEN HACER INTERFACES. EL MODULO ESTA PARAMETRIZADO PARA QUE ALIMENTE LA CONTABILIDAD SIN COSTO DE ENTRADA Y SIN COSTO DE SALIDA.

CUANDO SE DETERMINA EL COSTO TOTAL DEL INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO SE COMPARA CON EL SALDO INICIAL CONTABLE DEL PERIODO Y SE INCREMENTA O DISMINUYE ( CON UNA NOTA CONTABLE) SEGÚN EL RESULTADO DE LO EXPLICADO EN EL PÁRRAFO 1 DE ESTE PUNTO . LA CONTRAPARTIDA SE LLEVA A UNA CUENTA DE COSTO 713210 (FLUCTUACIÓN DE INVENTARIO).

AGRADEZCO SU COLABORACIÓN EN LA EMISIÓN DE UN CONCEPTO SOBRE SI ESTA PRACTICA (NO MUY COMÚN) ES VALIDA CONTABLEMENTE Y SI DENTRO DE ESTA PODEMOS DECIR QUE MANEJAMOS SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE Y VALUACIÓN PROMEDIO.

RESPUESTA:

Es de aclarar que esta pregunta es de tipo administrativo, lo cual escapa a la competencia del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, sin embargo con el ánimo de contribuir al mejoramiento de la información, le comentamos lo siguiente:
El costo de venta por el sistema de inventario permanente se halla por cada uno de los productos que se vendan, por ello, es necesario que la entidad utilice la denominada tarjeta de kardex, donde registre entradas, salidas y saldos de las unidades que se compran, producen o comercializan, en cumplimiento del artículo 129 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 que reza:

Art. 129. Inventario de mercancías. El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:

1. Clase y denominación de los artículos.
2. Fecha de la operación que se registre.
3. Numero del comprobante que respalda la operación asentada.
4. Numero de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas.
5. Existencia en valores y unidad de medida.
6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.
7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.

En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación se dificulta el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos.

Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta, el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares. (el subrayo y la negrilla son nuestros)

Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.

PARAGRAFO. Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos señalados en los numerales 5, 6 y 7 de este artículo.

De otra parte, se hace necesario que consulten a un especialista en costos, para que esta persona determine de manera técnica el cálculo de los mismos, o consulten libros especializados sobre el tema, ya que es la administración la responsable por su manejo.

B. NOSOTROS REGISTRAMOS EN LA 71 EL COSTO DE MATERIA PRIMA, EN LA 72 MANO DE OBRA DIRECTA Y EN LA 73 COSTOS INDIRECTOS. CONTABLEMENTE EL 31 DE DICIEMBRE SE CANCELAN LAS CUENTAS DE RESULTADO CONTRA LA UTILIDAD DEL EJERCICIO. DEL LIBRO MAYOR SE TOMAN LAS CIFRAS PARA DISEÑAR LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS Y PARA EL CASO ESPECIFICO DEL G Y P, EL COSTO DE VENTAS SE DETERMINA POR LA SUMATORIA DE LAS CUENTAS 7, PUES EN NUESTRO LIBRO MAYOR NO QUEDAN REGISTROS EN LA CUENTA 6.

LA PREGUNTA ES SI ES VALIDA ESTA PRACTICA. NUESTRO REVISOR FISCAL COMENTA QUE SE DEBERÍA MENSUALMENTE CANCELAR LA CUENTA 7 Y REGISTRAR ESTOS VALORES EN LA CUENTA 6, LO CUAL A MI PARECER NO ES NECESARIO DADO QUE NOSOTROS NO HACEMOS CIERRES DE EJERCICIO INTERMEDIOS SINO ÚNICAMENTE AL 31 DE DICIEMBRE.

RESPUESTA:

La descripción de la cuenta 7 “Costos de producción o de operación” expresa:

“Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos. Comprende los siguientes grupos: materia prima, mano de obra directa, costos indirectos y contratos de servicios.

Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza débito, los cuales al finalizar el periodo (mes), deberán cancelarse contra las cuentas del grupo 14 – inventarios-, tanto en proceso como en producto terminado, según sea el caso, para aquellos entes que utilizan como método de contabilización el sistema de inventarios permanente. (El subrayo y negrilla son nuestros)

(…)”
De acuerdo con lo trascrito anteriormente, no es aceptable hacer los cierres mensuales de las cuentas del grupo 7 contra la cuenta 6, como argumenta el Revisor Fiscal, ya que como se comento, este cierre se debe hacer contra la cuenta 14 de inventarios, debido a que el ente debe registrar allí sus saldos de producto terminado y producto en proceso; en otras palabras, las cuentas del grupo 7 sirven al ente económico para controlar los costos del respectivo mes, en relación con la elaboración o producción de un bien.
Así mismo la cuenta 6 se describe como aquella que: “Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico en un periodo determinado”
Por su parte la cuenta 6120 COSTO DE VENTAS Y DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LAS INDUSTRIAS MANUFACTURERAS expresa que en ella se “Registra el valor de los costos incurridos por el ente económico en las actividades de elaboración o transformación de productos o mercancías vendidas durante el ejercicio”

1. INTERESES SOBRE PRESTAMOS: SI EL SOCIO DE UNA COMPAÑÍA HACE UN CREDITO A UN BANCO PARA QUE EL DINERO SEA UTILIZADO POR LA EMPRESA, ESTE SE REGISTRA COMO UN PRESTAMO DEL SOCIO Y LAS CUOTAS MENSUALES QUE SE PAGAN AL BANCO, EN LA PARTE DE CAPITAL, COMO UN ABONO A LA DEUDA CON EL SOCIO. MI DUDA ES RESPECTO A LA PARTE DE LOS INTERESES QUE SE PAGAN DENTRO DE ESA CUOTA, PUES NO TENGO CLARO SI PUEDEN LLEVAR COMO INTERESES Y QUE ESTOS SEAN DEDUCIBLES PARA LA COMPAÑÍA.

RESPUESTA:

Es de anotar que la información contable, para que sea de utilidad a los usuarios de la misma, debe reflejar la realidad económica del ente, motivo por el cual los hechos económicos deben reflejarse en debida forma, tal y como suceden, por ello es claro que si el socio hace un préstamo a un banco y luego lo entrega en calidad de préstamo a la sociedad y esta se compromete con el socio que este crédito lo cancelará directamente al banco en nombre del socio, es claro también, que los pagos efectuados por la empresa tienen un componente de capital y otro de interés y que así lo debe indicar la información contable.

Ahora bien, el tema de deducibilidad de los intereses escapa a nuestra competencia, motivo por el cual lo invitamos a consultar el estatuto tributario en lo pertinente a costos y gastos deducibles.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARIA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente

MVAV/jrpr