Concepto 017 de 15-09-2008

Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Concepto 017
15-09-2008

TEMA DE LA CONSULTA: ACLARACION DECRETO 1878 DE 2008

En desarrollo de lo previsto en el artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta presentada conforme se detalla en la referencia, en la cual se plantea:

PROBLEMA CONSULTADO (Textual):

“Los parágrafos 1y 2 del articulo 125 del decreto 2649 de 1993 (adicionados por el articulo 2 del decreto 1878 de 2008) establecen como requisito de las empresas comerciales, que se encuentran en condiciones del numeral 3, del articulo 2 de la ley 590 de 2000, el debe llevar el LIBRO DE REGISTRO AUXILIAR DE TRANSACCIONES INDIVIDUALES, al cual, por virtud del parágrafo 2 citado, se le establece la formalidad de RECONOCIMIENTO Y AUTENTICACION POR PARTE DEL CONTADOR PUBLICO Y DEL REVISOR FISCAL cuando exista tal exigencia de proveer tal cargo.

La citada norma no es clara en cuanto a ciertos aspectos por lo que solicito respetuosamente a ustedes elucidar (sic) las siguientes preguntas al respecto:

1. ¿las formalidades descritas por la norma implican que el libro auxiliar de transacciones individuales debe estar impreso?
2. ¿la firma del contador y en determinados casos del revisor fiscal en el libro auxiliar de transacciones individuales es suficiente para surtir las formalidades de las que trata la norma bajo estudio? o ¿deben ser estas (las firmas) complementadas por diligencia de reconocimiento y autenticación ante una notaria?

3. ¿Qué diferencia existe entre el reconocimiento y la autenticación exigidos por el parágrafo referido?

4. ¿El libro auxiliar de transacciones individuales deberá incluir normas de consecutivo?

5. ¿En qué momento el libro auxiliar de transacciones individuales debe ser autenticado y reconocido, i) cuando esta en blanco, ii) una vez diligenciado integralmente, o iii) en cualquier momento?”

CONSIDERACIONES:

Al igual que en el caso de los notarios, para efectos de autenticar un documento se requiere que el mismo este impreso, pues lo que se autentica es su contenido.

De otra parte, el término reconocimiento hace referencia, según el diccionario de la lengua española, a la acción y efecto de reconocer o reconocerse, y reconocer según el mismo diccionario es “Examinar con cuidado a una persona o cosa para enterarse de su identidad, naturaleza y circunstancias”

El término autenticación, tomado del mismo diccionario, hace referencia a la acción y efecto de autenticar que es “Autorizar o legalizar alguna cosa, o acreditar, dar fe de la verdad de un hecho o documento con autoridad legal.”

Ahora bien, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 43 de 1990. De la Fe Pública, que expresa que la atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales y además en el caso de personas jurídicas a los estatutarios; también contempla el hecho de que los Contadores Públicos, cuando otorguen fe pública en materia contable, se asimilarán a funcionarios públicos para efectos de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el ejercicio de las actividades propias de su profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil que hubiere lugar conforme a las leyes.

De otra parte, el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993 establece que los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

CONCEPTO

Para efectos de cumplir con el parágrafo 2 del Decreto 1878 de mayo 29 de 2008, es necesario que el libro auxiliar de transacciones individuales este impreso, para poder reconocer y autenticar su contenido.

En el mismo sentido se entiende que el parágrafo 2 del decreto 1878 de mayo 29 de 2008 al hacer referencia a que el libro de registro auxiliar de transacciones individuales deberá ser objeto de reconocimiento y autenticación por parte del contador público, bajo cuya responsabilidad se elaboran los asientos y los estados financieros, y por el revisor fiscal cuando exista la obligación de proveer el cargo, lo hace con el objeto de dar mayor garantía de que los hechos económicos registrados en dichos libros han sido verificados, examinados y cumplen con todos los requisitos legales que atañen a las operaciones objeto de registro, de tal manera que rubricando los folios utilizados garantice la autenticidad de los registros integrados en él, contribuyendo por este medio al incremento de la confianza, fundamentando el otorgamiento de fe pública en relación con la información registrada.

Dado lo anterior, se generan garantías para la autenticidad de los registros contables, en especial para efectos de fiscalización y supervisión, garantizando la autenticidad de los registros auxiliares, hecho de fundamental importancia para todos los efectos. Así las cosas se entiende que no es necesario el reconocimiento y autenticación por parte de notario alguno, pues esta importante labor es endosada, en materia contable, al contador público según el artículo 10 de la Ley 43 de 1990.

De otra parte, en cumplimiento de lo normado por el artículo 125 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, el libro antes mencionado debe llevar una numeración sucesiva y continua, donde se asiente en orden cronológico las transacciones individuales del ente, el cual luego de ser impreso, debe ser firmado por los profesionales antes citados y no por parte de un notario, ya que los contadores públicos en ejercicio otorgan fe pública.

APROBACIÓN Y EFECTOS

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión de del 15 de Septiembre de 2008, con ponencia del consejero CP RAFAEL FRANCO RUIZ y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,
RAFAEL FRANCO RUIZ
Presidente

Sala/jrpr