Concepto 025 de 07-10-2008

Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Concepto 025
07-10-2008

TEMA DE LA CONSULTA: .RECONOCIMIENTO CONTABLE DE UN INMUEBLE

PREGUNTA TEXTUAL:

“La sociedad REPRESENTACIONES Y DISTRIBUCIONES REYDIS LTDA. EN LIQUIDACIÓN, está administrada por la DIRECCIÓN NACIONAL DE ESTUPEFACIENTES y en la reunión ordinaria de la Junta de socios que se celebró el día 28 de febrero de 2008, el delegado de las SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES recomienda elevar a consulta el siguiente punto:

1. El tratamiento contable que se debe realizar cuando en el Certificado de tradición y libertad de un bien inmueble, que siempre ha pertenecido a la sociedad, se registró una SUPUESTA venta con una escritura FALSA, hecho que se ha denunciado ante las autoridades Judiciales competentes.

El depositario provisional de la sociedad y el contador general de la misma, consideran que el bien inmueble es de la sociedad y por ende debe revelarse en los estados financieros en el rubro de propiedad, planta y equipo…”

CONSIDERACIONES:

Previo a atender su inquietud, por solicitud de la Superintendencia de Sociedades, Entidad que hace parte del Consejo Técnico, con su respectivo representante, este Consejo considera pertinente aclararle que en ningún momento el funcionario que asistió a la reunión referida, “recomendó” elevar tal consulta a este organismo, sino directamente a la Superintendencia, quien con escrito No. 311-025146 del 12 de marzo último, se pronunció sobre el tema consultado.

Ahora bien, entrando en materia de su consulta, el artículo 11 del Decreto 2649 de 1993 contentivo de los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, señala en lo relativo al principio de la esencia sobre la forma, que: “Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.

Cuando en virtud de una norma superior los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.”

Así mismo, el artículo 17 ídem al referirse a la prudencia indica que: “Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.”

A su vez, el artículo 42, del estatuto en comento, señala que las cuentas de orden contingentes como elemento de los estados financieros “…reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.”

De igual manera, el artículo 64 ibidem expresa en la parte pertinente que las propiedades, planta y equipo, representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año.

Por su parte, el inciso primero del artículo 123 del citado decreto 2649 preceptúa lo siguiente: “Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hecho económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.”

Concordante con lo anterior, el Plan Único de Cuentas para comerciantes contenido en el Decreto 2650 de 1993 y sus modificatorios en la descripción del rubro 1516 Construcciones y edificaciones señala que “Registra el costo de adquisición o construcción de inmuebles de propiedad del ente económico destinados para el desarrollo del objeto social. El valor del terreno debe registrarse por separado en la cuenta 1504 – Terrenos.” (El resaltado no es del texto)

Además, la descripción de la clase 8 Cuentas de Orden Deudoras señala que “
Agrupa las cuentas que reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos afectando la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos de control interno de activos, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de lo activos y las declaraciones tributarias.

En atención a la descripcción del rubro 8120 Litigios y/o demandas, el cual indica que en ellas el ente económico “Registra el valor de las pretensiones en denuncias penales, litigios o demandas civiles, laborales, comerciales y administrativos, entablados por el ente económico contra terceros.”

El Código Civil en su artículo 756 relacionado con la tradición de bienes inmuebles, expresa que “Se efectuará la tradición del dominio de los bienes raíces por la inscripción del título en la oficina de registro de instrumentos públicos….”

CONCEPTO:

Con base en las anteriores consideraciones y atendiendo las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, para que un bien pueda ser reconocido contablemente como propiedad, planta y equipo de un ente económico, además de las condiciones indicadas en el artículo 64 del decreto 2649,de 1993, esto es, se tenga con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios, debe mediar su respectivo registro en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente.

En este orden de ideas, la realidad económica del tema que nos ocupa, es que la propiedad del inmueble se determina en el folio de matrícula inmobiliaria en la cual aparecerá inscrito el nombre de su propietario. Por consiguiente no es procedente que la administración de un ente económico se reconozca en la contabilidad como propiedad, planta y equipo, un bien que no cumpla con los requisitos y condiciones señalados en las normas legales. Por lo tanto, si tal como lo manifiestan en su petición que “…se registró una SUPUESTA venta con una escritura FALSA, hecho que se ha denunciado ante las autoridades Judiciales competentes.; tal situación debe ser reconocida como cuentas de orden contingentes, hasta tanto no se produzca el fallo definitivo del proceso que se adelanta.

APROBACIÓN Y EFECTOS

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del de octubre 7 de 2008, con ponencia del Consejero CP CARLOS SAMUEL GÓMEZ PÉREZ y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,
RAFAEL FRANCO RUÍZ
Presidente

Sala/csgp