Concepto 027363 de 03-04-2009

DIAN
Concepto 027363
03-04-2009

Tema: Procedimiento Tributario
Descriptores: Factura
Fuentes Formales: Ley 1231 de 2008, Ley 962 de 2005, art. 46, Decreto Reglamentario 4270 de 2008, Decreto Reglamentario 672 de 2009 , Circular 00096 de 2008 , Circular 00118 de 2005.

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Ref: Consulta radicado No. 013624 del 9 de diciembre de 2008.

Cordial saludo, señora Luz Ángela:

De conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, esta Subdirección es competente para absolver en sentido general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias relativas a los impuestos que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en tal sentido se da respuesta a su solicitud.

Consulta si ASSBASALUD E.S.E. como Empresa Social del Estado está obligada a cumplir con la Ley 1281 del 17 de julio de 2008, teniendo en cuenta el volumen de facturas cambiarias de compraventa y cuentas de cobro que actualmente emite y para el efecto pregunta si les puede cambiar la denominación y respecto a las copias que deben quedar en el archivo de la empresa.

Sobre el particular comedidamente le informamos que la Ley 1231 de 2008, fue reglamentada por los decretos 4270 del 11 de noviembre de 2008 y 672 del 6 de marzo de 2009, del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Ahora bien, sobre el alcance de la Ley 1231 de 2008 en materia tributaria, se pronunció la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante Circular No. 00096 del 16 de octubre de 2008, cuya fotocopia remitimos para su ilustración. Así mismo anexamos fotocopia del Oficio No. 010401 del 4 de diciembre de 2008.

Respecto a la factura por computador, existe la obligación de entregarla de manera física al comprador por el emisor (Oficio No. 101018 del 10 de octubre de 2008). Ahora bien en lo relativo a la impresión y conservación de las copias de las facturas, se remite el oficio No. 030421 del 23 de abril 2007. En lo concerniente a la supresión de las cuentas de cobro, este Despacho se pronunció mediante Oficio No. 088180 del 28 de noviembre de 2008, cuya fotocopia anexamos.

En cuanto al término de conservación de los documentos, nos permitimos transcribir los apartes pertinentes de la Circular DIAN No. 0118 del 7 de octubre de 2005, referente a la aplicación de la Ley 962 de 2005:

"Artículo 46. Racionalización de conservación de documentos soporte. Esta norma redujo el término de conservación de los documentos, informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario, señalando que dicho término es igual al término de firmeza de la declaración de renta que se soporta en los documentos allí enunciados. Dicha conservación debe efectuarse en el domicilio principal del contribuyente.

En consecuencia, la reducción del término durante el cual deben conservarse los documentos, informaciones y pruebas, con base en esta disposición, aplica para los documentos elaborados a partir del año 2005, toda vez que los mismos soportan la declaración de renta correspondiente a dicho período gravable que se presentará en el año 2006, es decir, con posterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la norma.

Cuando se trate de documentos que soportan las declaraciones de IVA y retención en la fuente, la obligación de conservar los documentos, informaciones y pruebas será por el término de firmeza de la declaración de renta del mismo período, excepto cuando opere el beneficio de auditorio a que se refiere el artículo 689-1 del Estatuto Tributario, en cuyo caso el término de conservación de los documentos será el mismo de firmeza de cada una de las declaraciones de IVA o retención en la fuente, conforme con lo dispuesto en el artículo 705 Ibídem.

En el caso de los no contribuyentes, tanto declarantes como no declarantes de ingresos y patrimonio, que tengan el carácter de agentes retenedores y/o responsables de IVA, el término de conservación de los documentos, informaciones y pruebas es de cinco (5) años, de conformidad con lo previsto en el artículo 632 del Estatuto Tributario."

Finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiarla expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de "Normatividad" -"técnica"-, dando click en el link "Doctrina Dirección de Gestión Jurídica".

Atentamente,

DENNYS GUTIÉRREZ GUTIÉRREZ
Delegado Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
Dirección de Gestión Jurídica