Concepto 040 de 20-03-2007

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  • Publicado: 20 marzo, 2007

Contabilización de la cartera en las entidades de educación superior..

Concepto 040
20-03-2007

Junta Central de Contadores

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

ANTECEDENTES : (TEXTUAL):

En una entidad sin animo de lucro, de educación superior la cartera generada por las matrículas del semestre y la financiacion por las mismas habiendose establecido una obligación a favor de la institución a traves de un pagare firmado por el estudiante o usuario y teniendo en cuenta que la institucion maneja la educacion superior como objeto social.

PREGUNTAS (Textuales)

1.cómo deben contabilizarse las matrículas y su financiación?

2.en el evento de generarse cartera morosa esta institución por ser sin ánimo de lucro está obligada a provisionar sobre ella?

3.si la institución es sin ánimo de lucro y su capital inicial se conformó a través de donaciones, ¿cómo deben contabilizarse estas?

4.la misma institución está obligada a constituir reservas legales o estatutarias?

CONSIDERACIONES:

Es de anotar al peticionario que como desconocemos la naturaleza de la entidad de educación superior, pues no se indica si es privada, gubernamental o mixta, razón por cual la consulta la atendemos en el entendido que corresponde a un entidad sin ánimo de lucro, donde bien pudo constituirse como fundación, corporación o asociación.

De otra parte las preguntas formuladas en esta consulta serán resultas en su respectivo orden, pero para ello es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:

El artículo 2 del Decreto 2500 de 1986 expresa “A partir del 1o. de enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho público, Juntas de Acción Comunal, Juntas de Defensa Civil y entidades previstas en el artículo 5o. del presente decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponde a su domicilio.

En el mismo sentido el artículo 45 de la Ley 190 de 1995 “CONTROL SOBRE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO” expresa: “De conformidad con la reglamentación que al efecto expida el Gobierno Nacional, todas las personas jurídicas y personas naturales que cumplan con los requisitos señalados en el reglamento deberán llevar contabilidad de acuerdo con los principios generalmente aceptados…”.

Concordante con lo anterior el artículo 2 del Decreto 2649 de 1993 expresa “El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad.

Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar libros de contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba”.

Dado lo anterior, resulta claro que las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar contabilidad, por tanto, deben sujetarse a la normatividad vigente en esta materia, la cual se encuentra contemplada en el Decreto Reglamentario 2649 de 1993 y normas posteriores que lo hayan adicionado, modificado o complementado.

También es procedente señalar que la información contable tiene dentro de sus objetivos, según el Artículo 3 del decreto citado, el “Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período”, por esto la información debe ser útil tal como lo indica el artículo 4 del mismo Decreto, y es útil “cuando es pertinente y confiable; la información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.” (las negrillas son nuestras).

A su vez el artículo 18 (ibídem), manifiesta por su parte, “que la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, …”

El artículo 11 del mismo decreto, manifiesta, que los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.

De igual forma, es de advertir que las entidades sin ánimo de lucro al estar obligadas a llevar contabilidad, deben tener diseñado un plan de cuentas para el registro de sus operaciones, sin embargo este tipo de entidades no están obligadas a utilizar el PLAN UNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES estipulado en el Decreto 2650 de 1993, por lo que pueden desarrollar uno propio que se ajuste a sus necesidades en cumplimiento del artículo 18 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, trascrito anteriormente, dicho plan de cuentas debe cumplir también con lo prescrito en el artículo 53 del decreto 2649 de 1993 el cual expresa:

Art. 53. Clasificación. Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas.

Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico. (la negrilla y el subrayo son nuestros)

El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicación de su descripción, de su dinámica y de los códigos o series cifradas que las identifiquen.

También es procedente remitirnos a los artículos 12, 13, 55, 96, 97, y 99 de la norma en comento, para dar claridad al tema de la consulta:

Art. 12. Realización. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

Art. 13. Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.

Art. 55. Diferidos. Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación correlativa este total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio económico este total o parcialmente consumido o perdido. (El subrayo y la negrilla son nuestros)

Art. 96. Reconocimiento de ingresos y gastos. En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.

Art. 97. Realización del ingreso. Un ingreso se entiende realizado y, por tanto, debe ser reconocido en las cuentas de resultados, cuando se ha devengado y convertido o sea razonablemente convertible en efectivo.

Devengar implica que se ha hecho lo necesario para hacerse acreedor al ingreso.

Art. 99. Reconocimiento de ingresos por la prestación de servicios. Para que pueda reconocerse en las cuentas de resultados un ingreso generado por la prestación de un servicio se requiere que:

1. El servicio se haya prestado en forma cabal o satisfactoria.

2. No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por la prestación del servicio, y se reconozcan los costos que ha de ocasionar dicha prestación.

3. Tratándose de servicios continuados sobre un proyecto o contrato, el valor de los mismos se cuantifique según el grado de avance, si ello es procedente; y que en caso contrario, se reconozca el ingreso con base en proyectos o contratos terminados.

4. En caso de contratos a largo plazo, se constituyan provisiones para pérdidas futuras previstas, tan pronto como sean determinables.

Una vez referida la normatividad anterior, procedemos a atender los temas en el mismo orden en que fueron consultados; así:

PREGUNTA (Textual)

1.cómo deben contabilizarse las matrículas y su financiación?

REPUESTA

Con el ánimo de reflejar la realidad económica de la institución educativa, como quiera que solo se pueden reconocer ingresos cuando se ha hecho lo necesario para obtenerlos, además que ellos se deben asociar con los gastos necesarios para su generación; por lo tanto, y entendiendo que las matriculas corresponden al pago de un servicio educativo que se prestará a lo largo de un periodo, motivo que genera su reconocimiento contable como un ingreso recibido por anticipado, el cual se irá amortizando como ingreso en las cuentas de resultados en la medida que se preste el servicio; la contrapartida del ingreso recibido por anticipado, será una cuenta por cobrar al estudiante, por cuanto la cartera está garantizada con un pagaré, como bien lo expresa el consultante.

PREGUNTA (Textual)

2.en el evento de generarse cartera morosa esta institución por ser sin ánimo de lucro está obligada a provisionar sobre ella?

RESPUESTA

Como se anotó con base en las normas básicas que determinan la esencia sobre la forma, la prudencia y el reconocimiento de los hechos económicos, provisiones y contingencias, se deben constituir las estimaciones que protejan a la entidad de la contingencia del no pago de los valores registrados en sus cuentas por cobrar.

Procede entonces el cálculo de provisiones por pérdida contingente de los valores a cobrar, para lo cual deben aplicarse métodos de reconocido valor técnico; es decir, métodos de aceptación general y que tienen un respaldo sustancial de carácter profesional, como el análisis general de cartera vencida o el análisis individual de ésta.

Las cuentas que se consideren irrecuperables se deben reclasificar como deudas de difícil cobro y pueden ser objeto de cancelación por pérdida o condonación, con los requisitos establecidos en la ley o los estatutos, sin olvidar que la práctica contable no exime el derecho de la recuperabilidad de la cartera y la obligación de la administración de la institución de continuar con las gestiones de cobro a que haya lugar.

PREGUNTA (Textual)

3.si la institución es sin ánimo de lucro y su capital inicial se conformó a través de donaciones, ¿cómo deben contabilizarse estas?

RESPUESTA

El patrimonio de la entidades sin ánimo de lucro se constituye efectivamente con donaciones recibidas, y en ningún caso se considera al donante como propietario de la entidad, pero ésta (donación) se constituye como patrimonio social, por lo tanto las mismas deben ser contabilizadas dentro del patrimonio dependiendo del plan único contable que lleve esta institución.

PREGUNTA (Textual)

4.la misma institución está obligada a constituir reservas legales o estatutarias?

RESPUESTA

En relación con las reservas es procedente tener en cuenta como se aclaro en la parte inicial de este escrito, que las entidades sin ánimo de lucro al estar obligadas a llevar contabilidad, deben cumplir con todo lo preceptuado en las normas contables vigentes contenidas en el Decreto Reglamentario 2649 de 1993, por ello en cumplimiento del artículo 18 del decreto citado, es racional que estas entidades diseñen su contabilidad teniendo en cuenta las características propias de su actividad, adicionalmente, se debe señalar que estas entidades no pueden distribuir sus excedentes, por lo que las mismas quedan dentro del patrimonio del ente social incrementándolo; motivo por el cual no es necesario la creación de una reserva legal, pero si puede optarse, si el máximo órgano de la institución así lo decide, por crear alguna reserva de tipo específico que bien puede estar direccionada al cumplimiento del objeto social convenido a través de la Ley 30 de 1992.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 06 de marzo de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente

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