Concepto 053 de 23-04-2007

Contabilización de prestaciones sociales de empleados.

CTCP Nº 053 / 2007
23-04-2007

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

1.

 “Agradezco a ustedes su respuesta frente a la siguiente inquietud: En un fondo de empleados cuando el personal que labora internamente no tiene relacion laboral, debido a que la carga prestacional es asumida por la empresa de los Empleados que forman el fondo, que registros contables debe realizar el Fondo?”

RESPUESTA:

En consideración a lo expuesto en la consulta, interpreta este despacho que los empleados que realizan sus labores en el fondo de empleados, no tiene vinculación laboral con el fondo sino con la empresa directamente, en este sentido se desarrolla el cuerpo de este documento.

En Colombia la información contable debe prepararse de acuerdo a lo establecido en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados – PCGA’s enmarcados en el Decreto 2649 de 1993. Dando fiel cumplimiento a los objetivos y cualidades de la información, reflejando la realidad económica de la empresa de forma cierta y confiable.

La realidad económica que se refleja en la contabilidad del ente, corresponde al registro de todas las operaciones realizadas durante el periodo, soportadas en los documentos  necesarios que evidencian los derechos y obligaciones que contrae el ente económico en el desarrollo de sus operaciones.

“(…) Art. 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

El Fondo de Empleados es un ente económico independiente de la empresa de la cual se deriva, por tanto, de esta misma manera sus operaciones deben ser reflejadas en la contabilidad, dando cabal  cumplimiento a los Principios de Contabilidad generalmente Aceptados enmarcados en el Decreto 2649 de 1.993.

Ahora bien, dado que los funcionarios que operan en el fondo tienen un vinculo laboral con la empresa y no con el fondo, es la empresa quien debe reportar en su contabilidad dicha obligación; toda vez que la contratación de un empleado por parte del ente económico es una obligación que se deriva de un contrato laboral celebrado entre la empresa y el funcionario,  en donde se estipulan las condiciones contractuales que enmarcan dicha relación; en este sentido el Fondo de Empleados no reconocera en su contabilidad registro alguno sobre el contrato laboral de estos funcionarios.

No obstante lo anterior, es importante revisar los estatutos que reglamentan el Fondo y los acuerdos con la empresa en el momento de la constitución del mismo; de tal suerte que si bien la obligación laboral no recae en el fondo, se determinen los efectos o compromisos que pudo haber contraído el fondo como contraprestación a este gasto asumido por la empresa, situación que si deberá reflejarse en la contabilidad del Fondo de Empleados. 

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 10 de Abril de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente