Concepto 071 de 22-08-2006

Corrección de error en estados financieros y sus notas.

Concepto 071
22-08-2006

CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

Error los Estados Financieros y sus Notas.

En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos previstos en el artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA (Textual):

“Atendiendo lo que disponen las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia ¿Se aceptarían o se ajustan a las normas contables vigentes unos Estados Financieros que presentan una diferencia entre el valor de la utilidad mostrado en el Estados de Pérdidas y ganancias y el valor de la utilidad mostrado en el patrimonio dentro del Balance General?

RESPUESTA:

Antes de atender su consulta, es necesario precisarle que de acuerdo con las normas o principios de contabilidad contenidos en el Decreto 2649 de 1993 el estado financiero que refleja los resultados de un ente económico durante un período se denomina Estado de resultados y no como usted lo señala en su escrito estado de pérdidas y ganancias.

Efectuada la anterior precisión, pasamos a dar respuesta a su inquietud en los siguientes términos, la información contable tiene dentro de sus objetivos según el Artículo 3 ídem el “ Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período”, por esto la información debe ser útil tal como lo indica el artículo 4 del mismo Decreto, y es útil “cuando es pertinente y confiable; la información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.” (las negrillas son nuestras).

Expuesto lo anterior, es necesario traer a colación la afirmación que “los resultados del desarrollo de la contabilidad se expresan en un juego de estados financieros fundamentalmente conexos que se articulan entre sí y descansan en los mismos datos fundamentales” [1] , de manera tal que los datos expresados en un estado financiero, deben coincidir de manera lógica con otro estado financiero conexo, por lo cual se puede afirmar, a la luz de la normatividad contable, que el caso por usted planteado, es decir, unos Estados Financieros que presenten una diferencia entre el valor de la utilidad mostrado en el Estado de Resultados y el valor de la utilidad mostrado en el patrimonio dentro del Balance General, no se ajusta a las normas contables vigentes.

De acuerdo con lo anterior, los estados financieros al reflejar fielmente los hechos económicos, la utilidad o la pérdida obtenida por el ente en el periodo contable, por supuesto debe ser reflejada en tanto en El Estado de Resultados y como en el Balance General, para este caso en el Grupo del Patrimonio rubro Resultados del Ejercicio.

Es prudente, sin embargo advertir que es menester del consultante probar que esto es así, por lo tanto, sería recomendable revisar los libros oficiales y auxiliares del emisor, ya que ellos son la base para la elaboración de estados financieros y su correspondiente presentación.

PREGUNTA (Textual):

1. a) Serían aceptable una diferencia entre la Declaración de Renta y los estados financieros, pero que analizando la información en todo su contexto de el se pueda deducir tal diferencia.

RESPUESTA:

Siempre existirán diferencias entre la Declaración de renta y los Estados Financieros, mientras se mantengan la estructura tributaria vigente en Colombia, ya que los datos para determinar el patrimonio de los contribuyentes y la base gravable es determinada por el Estatuto tributario, mientras que la información de la contabilidad financiera observa las normas establecidas en el Decreto Reglamentario 2649 de 1993 que comprende los principios, normas básicas y normas técnicas para el manejo de la contabilidad en Colombia; este mismo decreto en sus artículos 115 y 44 prevé la contabilización de estas diferencias tal y como se describe a continuación:

Art. 115. Norma general sobre revelaciones. En forma comparativa cuando sea el caso, los estados financieros deben revelar por separado como mínimo la naturaleza y cuantía de cada uno de los siguientes asuntos, preferiblemente en los respectivos cuadros para darles énfasis o subsidiariamente en notas:

(…)

19. Conciliación entre el patrimonio contable y el fiscal, entre la utilidad contable y la renta gravable y entre la cuenta de corrección monetaria contable y la fiscal, con indicación de la cuantía y origen de las diferencias y su repercusión en los impuestos del ejercicio y en los impuestos diferidos. Si existieren ajustes de períodos anteriores que incidan en la determinación del impuesto, en la conciliación deberá indicarse tal circunstancia.

Lo anterior sin perjuicio de tener en cuenta el artículo 44 del citado Decreto:

Art. 44. Cuentas de orden fiscales. Las cuentas de orden fiscales deben reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse.

Igualmente es procedente observar lo dispuesto en el artículo 136 ídem

PREGUNTAS (Textuales):

b) Es aceptable un error consistente en que las notas de Estados Financieros se describa que son los costos de un determinado año, cuando corresponde a otro, pero que dentro de la misma información se pueda llegar a deducur que es de un año especifico.

c) Es aceptable la información contable que presente diferencias entre los valores registrados en el estado de resultados y sus notas, aunque con la misma información contable se pueda aclarar.

d) ¿los Estados finacieros que presenten estos 4 errores estan ajustados a las normas contables vigentes ?.

RESPUESTA:

Debido a que estas preguntas guardan relación serán resultas en su contexto.

Es importante señalar primeramente que las notas a los estados financieros constituyen un medio idóneo para explicar las prácticas contables y hacer revelaciones acerca de la información contenida en los estados financieros, constituyendo una parte integral de cada uno de ellos, como se establece en el artículo 114 del Decreto 2649 de 1993. Adicionalmente, el artículo 36 de la Ley 222 de 1995 expresa que los estados financieros deben estar acompañados de sus respectivas notas, con las cuales conforman un todo indivisible.

Así mismo, esas normas señalan que las notas a los estados financieros, exige la identificación mediante números o letras y su debida titulación, identificación del ente económico, resumen de las políticas y prácticas contables y su presentación en secuencia lógica

Retomando el artículo 114 referido establece:

“Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros . Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción a las siguientes reglas:

1. Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.

2. Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.

3. Las notas iniciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.

4. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros.

Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros .” (Resaltado fuera del texto original)

De lo enunciado, las normas aclaran meridianamente que las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros. Fluye, entonces, de los asertos que anteceden, que las notas a los estados financieros tienen un carácter complementario de estos. Su finalidad consiste en ampliar y aclarar la información contable contenida en los estados financieros, mediante la presentación de las prácticas y políticas contables utilizadas por el ente económico para la realización de sus registros, sin que ello, de ninguna manera, implique modificar o sustituir la información numérica que se ha consignado en los estados financieros.

Esta afirmación se refuerza si tenemos en cuenta que el artículo 116 idem relativo a las revelaciones sobre rubros del balance general señala en un primer inciso, como preámbulo para detallar los puntos en los cuales deben centrarse las revelaciones del balance, que «a través del balance general o subsidiariamente en notas se debe revelar la naturaleza y cuantía de…”

En igual sentido, el artículo 117 ibídem, dispone en relación con los puntos que se deben detallar en las revelaciones en el estado de resultados que “a través del estado de resultados o subsidiariamente en notas se debe revelar…:”

Denotan claramente las disposiciones citadas, el indiscutible carácter de subsidiarias que ostentan las notas a los estados financieros, como mecanismos de información de las cifras que, de manera principal y preponderante, se consignan justamente en los estados financieros que ellas persiguen solamente aclarar o complementar, pero nuca sustituir.

Lo hasta aquí expuesto no puede entenderse como la desestimación de la importancia que reviste la correcta y precisa elaboración de los estados financieros y particularmente, en este caso, respecto de sus notas, ya que lo deseable es que éstas estén exentas de errores e imprecisiones que dificulten el análisis de la situación financiera del ente económico

Por otra parte, es el consultante quien debe llegar a un convencimiento definitivo de la veracidad, objetividad y confiabilidad de la información aportada, pues de ello dependen las decisiones a que pueda haber lugar.

Finalmente, reiteramos que las apreciaciones que anteceden permitirán determinar, desde el punto de vista técnico, el alcance de errores de trascripción en las notas a los estados financieros. No obstante, será el criterio y competencia del consultante determinar si la información contenida en los documentos presentados le son suficientes para establecer fehacientemente las condiciones y circunstancias para los cuales los solicito.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que su texto fue debatido en sala plena y que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARIA VICTORIA AGUDELO

Presidente

[1] Accounting Research Study No. 1, por Moonitz, op.cit