Concepto 093 de 31-10-2006

Contabilizaciónde activos que integran la Propiedad Horizontal.

Concepto 093
31-10-2006

JUNTA CENTRAL DE CONTADORES CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA

Contabilización Edificios – Propiedad Horizontal

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2006, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

CONSULTA (TEXTUAL):

“Solicito me informen por escrito si en la contabilidad que se lleva en un edificio sometido a propiedad horizontal, se debe incluir contablemente rubros como techos, terrenos, edificaciones, ascensores, equipos hidráulicos u otros que existen en el edificio teniendo en cuenta que estos son parte de las áreas comunes de la edificación.”

RESPUESTA:

En atención a la consulta anteriormente expuesta, el Consejo Técnico ha emitido la orientación profesional No. 007 de 2003 referente a las Propiedades Horizontales, así mismos se han emitido los conceptos No. 09 y 010 del 15 de mayo de 2006

No obstante lo anterior, a continuación se realizan algunas precisiones adicionales, y algunos apartes pertinentes de los documentos anteriormente mencionados que a continuación resumimos:

Se entiende este como un inmueble sometido al régimen de Propiedad Horizontal.

Así las cosas, la contabilidad en Colombia debe ceñirse conforme a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados – PCGA – los cuales están enmarcados en el Decreto 2649 de 1993. El artículo No. 2 de este Decreto establece:

“(…) Art. 2o. Ámbito de aplicación. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad .

Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba .(…)”

Ahora bien, como lo menciona la orientación profesional, las entidades de propiedad horizontal al desarrollar una actividad económica organizada, están obligadas a llevar contabilidad, con el propósito de informar y rendir cuentas a los usuarios sobre la administración de los recursos, para atender los gastos propios de mantenimiento y conservación de la propiedad horizontal.

Por tanto, la contabilidad de las Propiedades Horizontales debe ajustarse a las normas básicas y técnicas establecidas por el Decreto 2649 de 1993.

Un aspecto típico de la propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas es el conjunto de bienes que en ellas concurren y que pueden ser de naturaleza privada, común o de dominio de la copropiedad, de goce o explotación de los bienes de dominio particular y detalla:

1. Los bienes privados o de dominio particular representan la propiedad exclusiva de cada uno de los copropietarios,

2. Los bienes comunes, son los que permiten o facilitan la existencia, el uso o goce de los bienes privados, su estabilidad, funcionamiento, conservación y seguridad y pertenecen en común y pro indiviso a los propietarios; son indivisibles, inalienables e inembargables en forma separada de los bienes privados y no son objeto de impuesto alguno en forma separada de aquellos. Estos bienes comunes se clasifican en esenciales, no esenciales, de uso exclusivo y desafectados.

Conforme lo establece la Ley 675 de 2001, se consideran bienes comunes esenciales en los edificios o conjuntos, los indispensables para su existencia, conservación, estabilidad y seguridad, amén de aquellos que son imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Los demás tienen el carácter de bienes comunes no esenciales, dentro de los cuales caben los inmuebles materia de consulta, por cuanto ostentan la calidad de bienes comunes, pero no son necesarios para existencia, conservación, estabilidad y seguridad de los edificios y tampoco imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular.

De otro lado, se consideran bienes comunes de uso exclusivo aquellos no necesarios para el disfrute y goce de los bienes de domino particular, y en general, aquellos cuyo uso comunal limitaría el libre goce y disfrute de un bien privado; ejemplo de ellos son: terrazas, cubiertas, patios interiores y retiros.

Ahora bien; debemos tener en cuenta que la contabilidad tiene como propósito el reconocimiento, medición y revelación de las operaciones que afectan una específica actividad económica. La información que se genere debe satisfacer cualidades de utilidad, comprensibilidad, pertinencia, confiabilidad y comparabilidad para su efectivo uso por parte de los interesados.

Así, las entidades de propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas al desarrollar una actividad económica organizada, están obligadas a llevar contabilidad, con el propósito de informar y rendir cuentas a los usuarios sobre la administración de los recursos para atender los gastos propios de mantenimiento y conservación de la propiedad horizontal.

En este escenario, se entienden como recursos los activos disponibles para uso de la administración que, teniendo el carácter de propiedad común, contribuyen a la generación de beneficios económicos y son necesarios para el cabal cumplimiento de sus obligaciones, funciones y responsabilidades financieras, operativas, administrativas y de control. A la sazón se cita como ejemplos los activos que por decisión de la asamblea se desafectaron y pasaron a ser propiedad de la administración (bienes comunes no esenciales desafectados), los muebles y enseres para la oficina de la administración, equipos de oficina, teléfonos, computadores, software, etc.

En lo tocante a los bienes comunes esenciales y no esenciales de uso exclusivo, así como los bienes privados o de dominio particular no constituyen un activo para la administración de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada, por cuanto no tienen el carácter de recursos disponibles, dada la titularidad del dominio y el uso particular de que son objeto, pero la administración si tiene la responsabilidad de la preservación, mantenimiento y control de los bienes comunes.

Por tal razón, los bienes materia de consulta no deben constituir un activo de la persona jurídica conformada para la administración de la copropiedad, considerando su calidad de bienes comunes esenciales por ser necesarios para el uso de los copropietarios y cuya titularidad del dominio no corresponde a la persona jurídica conformada por la citada copropiedad, sino que pertenecen a los copropietarios como propiedad en común e indivisible, en la proporción dictada por el coeficiente de copropiedad.

Al no considerarse bienes o activos de la copropiedad, no son objeto de reconocimiento contable, puede presentarse el caso de reconocerlos en cuentas de orden, detallando los bienes encargados a la administración de la persona jurídica conformada por la copropiedad, siempre y cuando se tenga certeza del valor a reconocer, por ejemplo a través de un mecanismo idóneo como el presentado por las pólizas de seguros, además de ser un registro que contribuirá al control y seguimiento de las actividades que administración ejerce sobre ellos.

Aclara la orientación profesional comentada que el ente administrador de los bienes de propiedad horizontal o de unidades inmobiliarias cerradas requiere, para la realización de su labor, una serie de bienes adquiridos con recursos de la copropiedad, que tienen la naturaleza de estar a disposición de la administración, como son los muebles y equipo de oficina, maquinaria y equipo, edificaciones, etc… Estos bienes deben reconocerse como activos en las cuentas correspondientes, son objeto de depreciación, amortización o agotamiento, de acuerdo con  su vida útil, para lo cual deben aplicarse métodos de reconocido valor técnico que consulten la realidad económica de la copropiedad.

Adicionalmente, en lo tocante a la depreciación de los bienes comunes, de acuerdo con su definición, al no constituirse éstos en propiedad del ente administrador de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada y por ser de dominio particular, no se incorporan a los estados financieros de la copropiedad y por lo tanto no son sujetos de depreciación.

Finalmente, en cuanto se refiere al mantenimiento de los bienes comunes, este organismo ha señalado que para la contabilización de los desembolsos efectuados para cubrir los gastos de mantenimiento de los bienes comunes se puede optar por cualquiera de las siguientes alternativas:

1. Si estos desembolsos son parte de las expensas ordinarias o extraordinarias del año en el cual se efectúan, estas erogaciones constituyen un gasto para el conjunto y deben contabilizarse como tal.

2. Si los desembolsos efectuados se cubren en los años siguientes a través del incremento de las cuotas ordinarias, previamente aprobadas por la asamblea, pueden llevarse como un diferido y amortizarse durante los periodos para los cuales se hayan aprobado los ingresos específicos para dicho fin.

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.  

Cordialmente,

MARIA VICTORIA AGUDELO V.

Presidenta