Concepto 101 de 31-10-2006

Utilización del inventario en el desarrollo del negocio.

Concepto 101
31-10-2006

JUNTA CENTRAL DE CONTADORES CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA

Utilización del inventario en el desarrollo del negocio

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, a continuación procedemos a dar respuesta a la consulta trasladada por la Contaduría General de la Nación a este despacho, así:

PREGUNTAS:

“Asesoro una compañía la cual se dedica a comercializar vehículos nuevos y usados, presta servicio de mantenimiento y vende respuestos, la compañía dentro del trascurso normal de sus actividades retirade sus inventarios mercancía para lo siguiente:

1. Retiro de Inventarios de Repuestos para matenimiento de sus activos fijos.

Para efecto del impuesto a las ventas IVA esta transacción se considera venta, y para aceptar el gasto o costo como deducción se requiere que el documento de compra cumpla con los requisitos legales (Factura de Venta).

Debo elborar facturas de venta para darle soporte contable y tributario a dicha transacción?

2. Retiro de inventario para activarlo.

Debo realizar factura de venta y así poderme tomar el descuento por activo fijo real productivo Art. 158-3 E.T.?

Este vehículo fue comprado e el año 2005 y discho traslado lo hago en el año 2006, con la elaboración de la factura estoy realizando la transacción económica que le da soporte legal y contable para su activación.

Me puedo tomar en el año 2006 la deducción del Art. 158-3 E.T? ”

RESPUESTA:

Se aprecia en la consulta que el interrogante planteado puede tener relevancia frente a la aplicación de disposiciones de carácter tributario, razón por la cual debemos puntualizar que la misión del Consejo Técnico de la Contaduría Pública es la orientación técnico – científica de la profesión, a partir de la investigación científica y tecnológica en áreas relacionadas con la ciencia contable en general, sus principios y normas, mediante el ejercicio doctrinario y la emisión de directrices orientadoras del ejercicio profesional.

Es por ello que cuando se contempla entre sus funciones servir como órgano consultor del Estado y de los particulares en aspectos técnico – científicos de la contaduría pública y del desarrollo del ejercicio profesional, tal competencia no puede extenderse al análisis, la interpretación, aplicación o efectos de disposiciones de estirpe meramente tributaria, materia que escapa a la órbita de competencia funcional de este organismo de orientación técnico – contable y que se halla asignada de manera exclusiva y excluyente a las autoridades reguladoras en el ámbito impositivo.

Por esta razón, la orientación de nuestra respuesta se circunscribirá a la órbita de la técnica y el conocimiento contable.

La contabilidad en Colombia debe regirse de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados enmarcados en el Decreto 2649 de 1993, la contabilidad debe reflejar la realidad económica de la empresa, registrando fielmente las operaciones realizadas, con observancia de las normas básicas y técnicas. Generando como resultado una información contable que cumpla lo expreso en los artículos 3 y 4 del mencionado Decreto.

Adicionalmente se expone lo establecido en el Decreto 2649 de 1993, con relación a los Inventarios en el artículo No. 63, así:

“(…) Art. 63. Inventarios. Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizaran o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.

El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, se debe determinar utilizando el método PEPS (Primeros en Entrar, Primeros en Salir), UEPS (Últimos en Entrar, Primeros en Salir), el de identificación específica o el promedio ponderado. Normas especiales pueden autorizar la utilización de otros métodos de reconocido valor técnico.

Para reconocer el efecto anual de la inflación y determinar el costo de ventas y el inventario final del respectivo año, se debe: 1. Ajustar por el PAAG anual el inventario inicial, esto es, el poseído al comienzo del año.

2. Ajustar por el PAAG mensual acumulado, las compras de inventarios realizadas en el año, así como los demás factores que hagan parte del costo, con excepción de los que tengan una forma particular de ajuste.

Sobre una misma partida, por un mismo lapso, no se puede realizar un doble ajuste. Esta norma se debe tener en cuenta para los traspasos de inventarios durante el proceso productivo.

Para reconocer el efecto mensual de la inflación, cuando se utilice el sistema de inventario permanente, se debe ajustar por el PAAG mensual el inventario poseído al comienzo de cada mes. Cuando se utilice el sistema denominado juego de inventarios se deben ajustar además los saldos acumulados en el primer día del respectivo mes en las cuentas de compras de inventarios y de costos de producción, cuando las mismas no tengan una forma particular de ajuste. Los valores correspondientes a operaciones realizadas durante el respectivo mes no son objeto de ajuste.

En una y otra opción, el inventario final y el costo de ventas deben reflejar correctamente los ajustes por inflación correspondientes, según el método que se hubiere utilizado para determinar su valor.

Al cierre del período deben reconocerse las contingencias de pérdida del valor expresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto de realización.

Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparación de estados financieros de períodos intermedios es admisible determinar el costo del inventario y reconocer las contingencias de pérdida con base en estimaciones estadísticas.(…)”

En el momento en el que el ente económico decida emplear parte de sus inventarios para uso propio, o como es el caso de la consulta para el mantenimiento de los activos fijos, inmediatamente estas mercancías dejan de ser inventarios y pasan a ser parte del activo fijo o ser reconocidos como gasto, de acuerdo a la naturaleza del mismo, y conforme a lo definido en el Decreto 2649 en los artículos

“(…) Art. 40. Gastos. Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

“(…) Art. 64. Propiedades, planta y equipo. Las propiedades, planta y equipo, representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año.

El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios hasta colocarlos en condiciones de utilización, tales como los de ingeniería, supervisión, impuestos, intereses, corrección monetaria proveniente de la UPAC y ajustes por diferencia en cambio.

El valor histórico de las propiedades, planta y equipo, recibidas en cambio, permuta, donación, dación en pago o aporte de los propietarios, se determina por el valor convenido por las partes, debidamente aprobado por las autoridades cuando fuere el caso o, cuando no se hubiere determinado su precio, mediante avalúo.

El valor histórico se debe incrementar con el de las adiciones, mejoras y reparaciones, que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la producción o la vida útil del activo.

Se entiende por vida útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o equipo, contribuirá a la generación de ingresos Para su determinación es necesario considerar, entre otros factores, las especificaciones de fabrica, el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuyen.

La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Cuando sea significativo, de este monto se debe restar el valor residual técnicamente determinado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo.

La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico, tales como línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de producción u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación.

Al cierre del período, el valor neto de estos activos, reexpresado como consecuencia de la inflación, debe ajustarse a su valor de realización o a su valor actual o a su valor presente, el mas apropiado en las circunstancias, registrando las provisiones o valorizaciones que sean del caso. Pueden exceptuarse de esta disposición aquellos activos cuyo valor ajustado sea inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales.

El valor de realización actual o presente de estos activos debe determinarse al cierre del período en el cual se hubieren adquirido o formado y al menos cada tres años, mediante avalúos practicados por personas naturales, vinculadas o no laboralmente al ente económico, o por personas jurídicas, de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia. Siempre y cuando no existan factores que indiquen que ello seria inapropiado, entre uno y otro avalúo estos se ajustan al cierre del período utilizando indicadores específicos de precios según publicaciones oficiales o, a falta de estos, por el PAAG correspondiente.

El avalúo debe prepararse de manera neutral y por escrito, de acuerdo con las siguientes reglas:

1. Presentará su monto discriminado por unidades o por grupos homogéneos.

2. Tratará de manera coherente los bienes de una misma clase y características.

3. Tendrá en cuenta los criterios utilizados por el ente económico para registrar adiciones, mejoras y reparaciones.

4. Indicará la vida útil remanente que se espera tenga el activo en condiciones normales de operación.

5. Segregará los bienes muebles reputados como inmuebles, mostrando su valor por separado.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

Por tanto, si se determina que las mercancías utilizadas y adicionadas a los activos fijos, contribuyen y mejoran la calidad y utilidad del activo, y por ende prolongando la vida útil del bien, estas se reconocerán como parte de éste,  de lo contrario se reconocerán en el estado de resultados como un gasto.

Ahora bien, para el caso del soporte contable de la clasificación del bien, se realizará una nota contable que evidencie la operación, así como el aval de los funcionarios autorizados para el desarrollo de la misma.

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.         

Cordialmente,

MARIA VICTORIA AGUDELO

Presidenta