Concepto 103 de 24-07-2007

Actualización de la contabilidad en empresa en liquidación.

CTCP 103 / 2007
24-07-2007

REFERENCIA:
FECHA DE LA CONSULTA….: 31 de Agosto de 2.006 ENTIDAD DE ORIGEN….: Presentación Directa Nº DE RADICACIÓN CTCP…: 0000000 TEMAS……..: Actualización de la contabilidad en empresa en liquidación

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

ANTECEDENTES:

POR MEDIO DEL PRESENTE SOLICITO A USTEDES EXPEDIR CONCEPTO PARA ACTUALIZAR UNA CONTABILIDAD DE UNA EMPRESA (S.A.) EN LIQUIDACIÓN POR LOS SIGUIENTES HECHOS:

1. LA SOCIEDAD FUE CONSTITUIDA E INSCRITA EN LA CÁMARA DE COMERCIO EN SEPTIEMBRE DE 1.994 Y DESDE AGOSTO DE 1.997 FUE DECLARADA DISUELTA Y EN ESTADO DE LIQUIDACIÓN.

2. NO EXISTEN LIBROS AUXILIARES ACTUALIZADOS CON LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA HASTA DICIEMBRE DE 1.999, NI LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE CONTABILIDA

3. LOS LIBROS OFICIALES FUERON REGISTRADOS EN LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ EN 1.995, PERO NO SE ENCUENTRAN DILIGENCIADOS.

4. EN LA DIAN, SE OBTUVO COPIA DE LA ÚLTIMA DECLARACIÓN DE RENTA PRESENTADA (1.997).

5. ÚNICAMENTE EXISTE UN BALANCE GENERAL ( DE PRUEBA) A DICIEMBRE DE 1.999, CON SUS RESPECTIVOS ANEXOS DE LAS CUENTAS QUE LO CONFORMAN PERO SIN FIRMA DEL LIQUIDADOR NI CONTADOR PÚBLICO.

PREGUNTAS (Textuales):

CON EL ÁNIMO DE CUMPLIR CON LAS DISPOSICIONES PERTINENTES Y CONTINUAR EL PROCESO DE LIQUIDACIÓN, SURGE LAS SIGUIENTES INQUIETUDES POR LAS CUALES SOLICITO EMITIR SU CONCEPTO SOBRE:

1. SE PUEDE TOMAR EL BALANCE GENERAL (DE PRUEBA) A DICIEMBRE DE 1.999 INDICADO EN EL NUMERAL 5 DE LOS HECHOS CITADOS Y EL CUAL FUE APROBADO POR UNA ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE ACCIONISTAS (AÑO 2.006), COMO SALDOS INICIALES PARA CONTINUAR CON LA CONTABILIDAD DESDE ENERO DEL AÑO 2.000, FECHA DESDE LA CUAL NUEVAMENTE EXISTEN SOPORTES DE LAS OPERACIONES CONTABLES EFECTUADAS POR LA COMPAÑÍA.

2. SE PUEDE UTILIZAR LOS LIBROS OFICIALES INDICADOS EN EL NUMERAL 3 DE LOS HECHOS Y REGISTRAR LAS OPERACIONES DESDE EL AÑO 2.000.

RESPUESTAS:

Es preciso señalar sobre este particular, que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública es un órgano asesor del Estado y los particulares en todos los aspectos técnicos científicos relacionados con el ejercicio de la profesión de Contador Público, y en tal sentido su función está dirigida a expresar opiniones, criterios o conceptos sobre la legislación relativa al marco normativo de la contabilidad y la auditoría.

En consecuencia, no es una función del Consejo Técnico pronunciarse sobre eventos que son de carácter eminentemente particular, ya que ello escapa a su competencia. Por ello, la resolución de la consulta, se hará en forma abstracta y general, en los siguientes términos:

1.) El artículo 19 numeral 4° del Código del Comercio estipula que es obligación de todo comerciante:

(…)

3. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.

4. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.

2.) Para poder conocer la situación real del ente económico, los hechos económicos deben estar registrados en la contabilidad, como bien lo indica, el segundo párrafo del artículo 1° del Decreto 2649 de 1993 sobre la definición de principios de contabilidad generalmente aceptados que expresa:

(…)

Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. (El subrayo y la negrilla son nuestros)

De acuerdo con lo observado, este organismo considera que no es prudente tomar como punto de partida el balance del año 1999 y sus respectivos anexos, independiente de que éstos estuvieran o no suscritos por las personas responsables de su elaboración, así hubieran sido aprobados por el máximo órgano social en una reunión extraordinaria, por cuanto a lo que en la consulta se denomina “balances de prueba”, es una expresión que no esta contenida en la actual normatividad contable, por ende, no puede ni es aceptada como un estado financiero. Por consiguiente, para la actualización y reconstrucción de la contabilidad por parte del ente económico es necesario atender lo establecido en el artículo 135 del Decreto Reglamentario 2649 y el Código del Comercio, y no únicamente a partir del año 2000.

Para ayudar aún más a la resolución de esta consulta, informamos que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública emitió la Orientación Profesional No. 005 de Mayo de 2003, sobre libros de contabilidad, la cual puede ser consultada accediendo a nuestra página web www.jccconta.gov.co, adicionalmente, trascribimos el aparte correspondiente al tema de reconstrucción de la contabilidad (concepto 029 de 2007) emitido por este organismo el día 06 de marzo de 2007.

(…)

CUANDO NO EXISTEN DOCUMENTOS SOPORTE QUE PERMITAN LA REALIZACIÓN DE UN PROCESO CONTABLE ADECUADO QUE ARROJE COMO RESULTADO UNOS ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL COMO LO ESTIPULA EL DECRETO 2649 DE 1993, EL ENTE ECONÓMICO DEBE DETERMINAR UNA FECHA DE CORTE PARA ELABORAR ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL COMO LO PERMITE EL ARTÍCULO 24 DEL DECRETO CITADO, QUE LE SIRVAN PARA SABER CUAL ES SU SITUACIÓN EN ESE MOMENTO, LE SUMINISTREN LA INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE CADA UNA DE LAS CUENTAS QUE CONFORMAN EL BALANCE GENERAL Y SEAN UN PUNTO DE PARTIDA PARA INICIAR UN PROCESO CONTABLE SOMETIDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE, DETERMINADO POR ÉSTAS Y LOS ESTADOS FINANCIEROS PREPARADOS SOBRE UNA BASE COMPRENSIVA DE CONTABILIDAD DISTINTA DE LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS.

COMO BALANCE INICIAL A LA FECHA DE CORTE PREDETERMINADA PUEDE TOMAR INFORMACIÓN DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PARA LAS INVERSIONES QUE POSEA Y PARA LAS OBLIGACIONES QUE TENGA Y SOLICITAR LOS EXTRACTOS BANCARIOS QUE LE PERMITAN PROFUNDIZAR UN POCO MÁS EN INFORMACIÓN PASADA.

IGUALMENTE PUEDE RECURRIR A LA CIRCULARIZACIÓN DE CLIENTES Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS, PARA QUE LE SUMINISTREN ADEMÁS DEL SALDO A LA FECHA, LOS MOVIMIENTOS DEL AÑO EN EL QUE SE HAYA FIJADO LA FECHA DE CORTE, EJEMPLO A DICIEMBRE 31 DE 2005, SE PODRÍA OBTENER PARTE DE LA INFORMACIÓN.

TAMBIÉN SE PUEDE RECURRIR A OTRAS ENTIDADES COMO LOS MUNICIPIOS, LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, CÁMARAS DE COMERCIO, COMPAÑÍAS DE SEGUROS Y LA DIAN.

HAY INFORMACIÓN QUE SE PUEDE OBTENER DE LA ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD, FONDOS DE PENSIONES, CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR.

ALGUNA INFORMACIÓN PUEDE OBTENERSE MEDIANTE LA REALIZACIÓN DE CÁLCULOS MATEMÁTICOS, COMO LAS PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES.

CON LA INFORMACIÓN OBTENIDA PUEDE ELABORAR UN ESTADO DE COSTOS QUE LE PERMITA CONOCER EN DETALLE LAS EROGACIONES Y CARGOS REALIZADOS PARA PRODUCIR LOS BIENES O PRESTAR LOS SERVICIOS DE LOS CUALES EL ENTE ECONÓMICO HA DERIVADO SUS INGRESOS Y UN ESTADO DE INVENTARIO QUE LE SIRVE DE MEDIO DE COMPROBACIÓN DETALLADA DE LA EXISTENCIA DE CADA UNA DE LAS PARTIDAS QUE CONFORMAN EL BALANCE GENERAL.

(…)

AHORA BIEN, EL ANTERIOR CONCEPTO TRASCRITO HACE REFERENCIA A LA RECONSTRUCCIÓN DE LA CONTABILIDAD CUANDO NO EXISTEN DOCUMENTOS SOPORTE QUE PERMITAN LA REALIZACIÓN DE UN PROCESO CONTABLE ADECUADO QUE ARROJE COMO RESULTADO UNOS ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL COMO LO ESTIPULA EL DECRETO 2649 DE 1993, POR LO QUE ES PERTINENTE INDICAR, QUE EN EL CASO EN QUE HAYAN DOCUMENTOS Y DEMÁS SOPORTES, SE DEBE ELABORAR UN INVENTARIO FÍSICO DE LO ENCONTRADO, CONCILIÁNDOLO CON LA REALIDAD ECONÓMICA DEL ENTE, Y ASÍ PODER PRODUCIR UNOS ESTADOS FINANCIEROS QUE CUMPLAN CON LO ESTIPULADO EN LA NORMATIVIDAD CONTABLE.

(…)

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 10 de Julio de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente

MVAV/jrpr