Concepto 115-065786 de 20-05-2011

Superintendencia de Sociedades
Concepto 115-065786
20-05-2011

Asunto: Aspectos formales en libros, estados financieros, notas y estudio de cartera.

Se recibió su E-Mail radicado en esta Entidad con el número 2011-01-142406 el 25 de abril de 2011, con el cual consulta:

1- “Los libros de comercio Diario, Mayor y Balances e Inventarios y Balances una vez diligenciados e impresos, deben llevar firmas autografías del Representante Legal y del Contador, quienes certifican y del Revisor Fiscal que los dictamina?.”

2- “Cuales son los libros de comercio (o de contabilidad) en los cuales deben quedar registrados los estados financieros consolidados, para efectos de sustentar la certificación y dictamen de los mismos? Estos estados se certifican y dictaminan únicamente con base en los archivos y papeles de trabajo registrados en simples hojas electrónicas?”

3- “Las notas a los estados financieros, deben llevar las firmas autógrafas del Representante Legal y del Contador quienes certifican los estados financieros y del Revisor Fiscal quien los dictamina? Con la firma de la certificación y del dictamen de los estados financieros, se entienden también firmadas las notas a los estados financieros?”

4- “Cuales son los métodos o procedimientos de reconocido valor técnico a emplear para evaluar técnicamente la recuperabilidad de las cuentas y documentos por cobrar, con el fin de reconocer razonablemente las pérdidas de valor de las mismas?.”

5- “Sería válido aplicar uno de los siguientes métodos que exponen algunos autores contables:

5.1- Enfoque del balance (método de la antigüedad de las cuentas por cobrar), estimando las cuentas de difícil cobro usando el análisis de las cuentas por cobrar individuales de acuerdo con el tiempo que han estado vencidas.

5.2- Enfoque del estado de resultados (método del porcentaje de ventas) estimando las cuentas de dudoso recaudo usando un porcentaje global basado en estadísticas históricas de las ventas netas a crédito del ejercicio.”

Previo a la atención de su escrito es necesario precisarle que la función de esta Superintendencia en lo que corresponde a la atención de consultas se circunscribe a la interpretación de las normas de manera general, en este orden de ideas, los conceptos proferidos lo son de manera general y en abstracto, orientados a dar claridad acerca de la interpretación y aplicación de las normas vigentes sobre la materia, razón por la cual en el presente escrito trataremos el tema por usted planteado ciñéndonos al citado precepto.

Señalado lo anterior, procederemos a atender cada una de sus inquietudes, en el mismo orden de su consulta:

R/ 1- Considerando que la certificación es una declaración, en la que se señala que la información reflejada en el documento ha sido verificada, corresponde a la realidad de las operaciones efectuadas por la empresa y ha sido tomada fielmente de los libros.

El dictamen corresponde a la opinión del Revisor Fiscal sobre la información financiera, es el responsable de evaluar con eficiencia la gestión de la administración y velar por que las transacciones se reflejen en la contabilidad en forma adecuada y oportuna.

Con base en lo anterior, se da por hecho que la información certificada y dictaminada es la misma impresa en los libros registrados en la Cámara de Comercio, esto último garantiza que los mismos no sean remplazados y la información alterada. Sin embargo la ley no prohíbe que los libros sean suscritos por el representante legal, contador y revisor fiscal y solamente exige la firma del responsable, cuando un folio es anulado anotando la justificación de este procedimiento (articulo 132 Decreto 2649 de 1993).

R/ 2- Los estados financieros consolidados son la revelación de la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio de todas las compañías vistas en conjunto como un solo ente a una fecha determinada, pero no se configura un ente jurídico independiente, sino una situación dada por vínculo de subordinación o unidad de propósito y dirección, en la cual cada ente participante conserva su identidad jurídica con sus correspondientes obligaciones y derechos y desarrolla su propia actividad u objeto social. Además los estados financieros consolidados se preparan tomando como base los estados financieros individuales, por lo cual las normas legales ni la técnica contable consideró necesario registrar un libro para registrar en el los estados financieros consolidados.

Sin embargo, considerando que esta situación tiene efectos jurídicos de responsabilidades, administrativos, económicos y financieros en la toma de decisiones, los saldos consolidados deberán estar debidamente soportados, por lo que este Despacho expidió la circular Externa No.005 del 05 de abril de 2000, en la cual determino la obligatoriedad de elaborar papeles de trabajo, que reflejen el procedimiento aplicado y soporten las cifras obtenidas a partir de los estados financieros individuales de las empresas participantes (controlante o matriz y controladas) y presentadas en los estados financieros consolidados, garantizando que las mismas reflejan la verdadera situación de las empresas en conjunto o como grupo.

Los documentos anteriores deben ser archivados y conservados adecuadamente.

R/ 3- El artículo 114 del Decreto 2649 de 1993 define las notas a los Estados Financieros como la presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. A su vez el artículo 36 de la Ley 222 de 1993, establece que “los estados financieros estarán acompañados de sus notas, con las cuales conforman un todo indivisible…”

Enriéndese que las notas son inherentes a los estados financieros, forman parte de los mismos, por lo cual siempre esta información financiera deberá estar acompañada por la notas, las cuales son indispensables para el entendimiento e interpretación de los valores o saldos presentados en cada uno de los rubros de los estados financieros; al formar parte inherente, forman parte de la información certificada y sobre la cual el revisor fiscal expresa su opinión, razón por la cual la

Ley no exige las firmas autógrafas sobre este documento.

R/ 4- Un estudio técnico es un conjunto de procedimientos que conforma el método más apropiado dentro de las políticas de la compañía, para conocer las posibilidades de recuperación de cada uno de los saldos que conforman los deudores de la empresa a una fecha determinada, dicho estudio deberá considerar todos los factores internos y externos que puedan influir en forma directa o indirecta, en la recuperación oportuna de sus cuentas y/o documentos por cobrar, con el fin de que la administración pueda tomar oportunamente, las medidas necesarias para proteger el patrimonio social de los asociados y garantizar el cumplimiento de las obligaciones.

5- Es válido aplicar los mecanismos señalados, pero como parámetros generales de selección de análisis, pero para determinar acertadamente el nivel de recuperabilidad de la cartera o cuenta por cobrar se deberá considerar además de los señalados, todos aquellos aspectos o circunstancias, que puedan influir en la recuperabilidad de la misma, de otra parte este análisis deberá hacerse en forma individual a la totalidad de los deudores.

En los términos anteriores atendemos su consulta.

Cordialmente

MAURICIO ESPAÑOL LEÓN
Coordinador Grupo de Investigación y Regulación Contable