Concepto 1157 de 06-07-2007

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  • Publicado: 7 julio, 2007

MEMORANDO

CONCEPTO  1157
06-07-2007

DIAN

Tema: Procedimiento-Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá

Descriptor: Precisiones sobre las notificaciones de los actos proferidos.

***

PARA: FUNCIONARIOS – Dirección Distrital de Impuestos.
DE : HEYBY POVEDA FERRO – Subdirector Jurídico Tributario.
ASUNTO: Tema Procedimiento.
Subtema: Notificaciones.
Fecha: Julio 6 de 2007

Respetados Doctores:

De acuerdo con el artículo 30 del Decreto Distrital 545 del 29 de diciembre de 2006, compete a este Despacho interpretar de manera general y abstracta la aplicación de las normas tributarias distritales, manteniendo la unidad doctrinal de la Dirección Distrital de Impuestos.

CONSULTA:

1 ¿Cómo se notifican las diferentes actuaciones tributarias – fiscalización, liquidación, discusión, cobro, devoluciones y compensaciones

2 ¿A qué dirección deben ser notificados los actos administrativos?.

3 ¿De no existir dirección o no conocerse la misma a donde deben ser notificados?

4 ¿De existir varias direcciones a cual debe notificarse?

5 ¿Cuáles son los lineamientos mínimos que deben seguirse para establecer la dirección de notificación.

RESPUESTA:

I FORMAS DE NOTIFICACIÓN

1. Conforme con el artículo 6º del Decreto Distrital 807 de 1993, en materia de notificaciones de los actos proferidos por la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá son aplicables los artículos 565, 566, 569 y 570 del Estatuto Tributario Nacional, recordemos estas disposiciones:

“ARTICULO 6. NOTIFICACIONES  Para la notificación de los actos de la administración tributaria distrital serán aplicables los artículos 565, 566, 569, y 570 del Estatuto Tributario Nacional.

“Artículo 565. Formas de notificación de las actuaciones de la administración tributaria. Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben notificarse de manera electrónica, personalmente o a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente.

Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los diez (10) días siguientes, contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación. En este evento también procede la notificación electrónica.

Parágrafo 1. La notificación por correo de las actuaciones de la administración, en materia tributaria, aduanera o cambiaria se practicará mediante entrega de una copia del acto correspondiente en la última dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante en el Registro Único Tributario – RUT. En estos eventos también procederá la notificación electrónica.

Cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no hubiere informado una dirección a la administración tributaria, la actuación administrativa correspondiente se podrá notificar a la que establezca la administración mediante verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria. Cuando no haya sido posible establecer la dirección del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, por ninguno de los medios señalados, los actos de la administración le serán notificados por medio de publicación en un periódico de circulación nacional.

Cuando la notificación se efectúe a una dirección distinta a la informada en el Registro Único Tributario – RUT, habrá lugar a corregir el error dentro del término previsto para la notificación del acto.

Parágrafo 2. Cuando durante los procesos que se adelanten ante la administración tributaria, el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, actúe a través de apoderado, la notificación se surtirá a la última dirección que dicho apoderado tenga registrada en el Registro Único Tributario – RUT.

Parágrafo 3. Las actuaciones y notificaciones que se realicen a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como certificadora digital cerrada serán gratuitos, en los términos de la Ley 527 de 1999 y sus disposiciones reglamentarias.” (Artículo Modificado por el artículo 45 de la Ley 1111 de 2006)

«Artículo 566. Notificación por correo.  La notificación por correo se practicará mediante entrega de una copia del acto correspondiente en la dirección informada por el contribuyente a la Administración.  (se subraya)

La Administración podrá notificar los actos administrativos de que trata el inciso primero del artículo 565 de este Estatuto, a través de cualquier servicio de correo, incluyendo el correo electrónico, en los términos que señale el reglamento.» (Modificado por el artículo 5º de la Ley 788 de 2002)

Artículo 569. Notificación Personal. La notificación personal se practicará por funcionario de la Administración, en el domicilio del interesado, o en la oficina de Impuestos respectiva, en este último caso, cuando quien deba notificarse se presente a recibirla voluntariamente, o se hubiere solicitado su comparecencia mediante citación.

El funcionario encargado de hacer la notificación pondrá en conocimiento del interesado la providencia respectiva, entregándole un ejemplar. A continuación de dicha providencia, se hará constar la fecha de la respectiva entrega.

Artículo 570. Constancia de los Recursos. En el acto de notificación de las providencias se dejará constancia de los recursos que proceden contra el correspondiente acto administrativo.”

La notificación del acto administrativo como regla general, es el mecanismo mediante el cual se dan  a conocer las decisiones de la administración, es decir es la garantía que tienen los administrados de conocer las decisiones u obligaciones que la administración pretende hacerle efectivas o las determinaciones tomadas, respecto de la impetración de peticiones o recursos o cualquier otra respuesta a una petición efectuada por el administrado y que se genera sobre actos particulares y concretos.

La notificación debe surtirse so pena de que la falta de la misma haga ineficaz el acto,  lo que no quiere decir, que la notificación, cualquiera que sea es la que le da sustantividad al acto que crea, modifica, declara o extingue una obligación jurídica, ya que ese valor lo tiene el acto en sí, dándole la notificación solamente el inicio de su eficacia.

Es así que respetando las normas generales tributarias establecidas en el Decreto Distrital 807 de 1993 y el Estatuto Tributario Nacional, la Dirección Distrital de Impuestos debe notificar los actos administrativos que profiere siguiendo los lineamientos generales y particulares establecidos en las normas pertinentes ya transcritas anteriormente.

Sin embargo, la jurisprudencia y en especial la sentencia C-096 de 2001, (Enero 31 de 2001, M.P. Alvaro Tafur Galvis) mediante la cual se declara inexequible la expresión ”y se entenderá surtida en la fecha de introducción al correo” del artículo 566 del Estatuto Tributario Nacional, precisa que la notificación debe darse de forma efectiva, y que la disposición declarada inexequible, presume que con la sola introducción al correo se surte efectivamente la notificación menoscabando el debido proceso al contribuyente en la medida en que no siempre el mismo tiene conocimiento de los actos contra él proferidos; Recordemos apartes de la citada sentencia.

“Así las cosas, el Estatuto Tributario, en cuanto al momento en el cual se entiende surtida la notificación de un acto administrativo, establece una régimen específico restrictivo que se aparta de lo dispuesto por el Código Contencioso Administrativo, porque el artículo 51 de éste ordenamiento, señala que para que el acto se entienda conocido por el afectado, éste debe ser enterado, personalmente, de su contenido. Y, cuando la notificación personal no se puede hacer, es posible fijar edicto, empero la notificación se entiende surtida solo cuando el trámite concluye, es decir a la desfijación del pregón -artículos 45 y 51 C.C.A-

De otra parte, el Código en mención no regula el momento en que se supone el particular se enteró de una comunicación que le fue enviada por la administración, no obstante, cuando la misiva la remite el administrado, dispone que los términos para contestarla se cuentan a partir de su recibo-artículo 6 C.C.A-.

(…)

Ahora bien, para la Corte no se puede considerar que se cumplió con el principio de publicidad, que el artículo 209 superior exige, por la simple introducción al correo de la copia del acto administrativo que el administrado debe conocer, sino que, para darle cabal cumplimiento a la disposición constitucional, debe entenderse que se ha dado publicidad a un acto administrativo de contenido particular, cuando el afectado recibe, efectivamente, la comunicación que lo contiene. Lo anterior por cuanto los hechos no son ciertos porque la ley así lo diga, sino porque coinciden con la realidad y, las misivas que se envían por correo no llegan a su destino en forma simultánea a su remisión, aunque para ello se utilicen formas de correo extraordinarias.

(…)

En consecuencia, la expresión «y se entenderá surtida en la fecha de introducción al correo.», contenida en el artículo 566 del Decreto 0624 de 1989, debe ser retirada del ordenamiento jurídico por cuanto resulta inconstitucional que los actos proferidos por la Administración de Impuestos, se entiendan conocidos, por el administrado, antes de que tal conocimiento fuere posible, por cuanto el principio de publicidad persigue que, efectivamente, y sin restricción alguna, los actos jurídicos que exteriorizan la función pública administrativa sean conocidos por los administrados y la simple introducción de la copia al correo no es un medio idóneo para darle cumplimiento a tal exigencia.

Es que, tal como lo afirma la actora, tener como surtida la notificación de una acto proferido por la Administración de Impuestos, de contenido particular, se relaciona, íntegramente con el respeto del derecho de defensa del contribuyente porque, a partir de su notificación, o del día siguiente -como lo afirma la apoderada del Ministerio de Hacienda y Crédito Público-, se cuentan los términos para controvertirlo.

Por lo anterior, el entendimiento de que el acto fue conocido por su destinatario, sin ser dicho conocimiento posible, así pueda ser controvertido en juicio -como lo sostienen quienes solicitan la constitucionalidad de la disposición-, recorta el tiempo en que el afectado puede contradecir la norma y, si el contribuyente pretende su restablecimiento, lo conmina a demostrar la contraevidencia de tal entendimiento, limitación y carga que, como hacen más oneroso el ejercicio del derecho de defensa, deben encontrar su justificación en el ordenamiento constitucional.

En consecuencia, habrá de determinarse si tener como conocida una providencia desde la introducción de la copia del acto al correo y obligar al afectado, si quiere restablecer los términos establecidos, a excepcionar para obtenerlos, son restricciones del derecho de defensa que guardan relación con los principios de equidad y eficiencia que demanda la Constitución Política del sistema tributario -artículo 363 C.P.-, en cumplimiento de la función que le ha sido encomendada -artículo 95 N° 9 C.P.-

Conforme al principio de equidad, la carga impuesta al contribuyente debe guardar proporción con el beneficio recibido por la administración tributaria, porque, como el deber de contribuir con los gastos e inversiones del Estado es de por sí una carga para el administrado, debido a que se trata de un desmedro patrimonial, sin contraprestación económica concreta, todo lo que haga más onerosa la situación del contribuyente debe traducirse en un beneficio mayor para la Administración, porque, de ser éste menor la carga faltaría la equidad y la disposición que la impone, por ende, inconstitucional -artículos 95, numeral 9° y 363 C. P. -.

Así las cosas, ningún beneficio representa, para la financiación de los gastos e inversiones del Estado, que la ley suponga el conocimiento de un acto que el contribuyente aún no ha podido conocer, porque su cumplimiento solo se puede exigir a partir de que venza el término para contradecirlo y si se pretende que éste se inicie, antes de dicho conocimiento, la administración se verá obligada a soportar una controversia que, además de resolverse siempre a favor del proponente, habrá prolongado, innecesariamente, el cumplimiento de la anhelada decisión.”

Es así que a partir de la expedición de este fallo, es claro que la notificación de los actos administrativos para que exista como tal debe:

1. Entregar una copia del acto administrativo al contribuyente, y

2. Que la copia del acto sea entregado en la dirección informada por el contribuyente como dirección de notificación.

2. Básicamente los procesos tributarios para efectos de la notificación los podemos dividir en tres grandes grupos  a saber:

a. Fiscalización, liquidación, devolución y compensación y demás actuaciones en donde se impongan sanciones

b. Discusión

c. Cobro

a. Fiscalización, liquidación, devolución y compensación y demás actuaciones en donde se impongan sanciones:

Para este caso en particular aplicamos las reglas generales de la notificación de los actos administrativos tributarios, es decir, se efectuará la notificación:

– De forma personal o por correo (incluyendo el correo electrónico, una vez se reglamente).

– Si hay error en dirección, se subsana enviándolo a la correcta

– Si llegase a existir devolución de correo, como se verá más adelante, con la dirección debidamente determinada, se notificará por aviso en un diario de amplia circulación.

– Si se desconoce la dirección, podrá notificarse mediante la figura de la publicación en un diario de amplia circulación.

b. Discusión:

Para efectuar la notificación de las providencias que resuelven recursos la notificación se hará conforme con los siguientes pasos:

– Citación para notificación personal (10 días)

– Si se presenta – Notificación personal

– Si no se presenta – Notificación por edicto

c. Cobro:

Para efectuar la notificación de los actos dentro del proceso administrativo de cobro coactivo, se tendrán en cuenta las siguientes etapas

– Citación para notificación personal (10 días)

– Si se presenta – Notificación personal

– Si no se presenta – Notificación por correo

– Si hay error en dirección, se subsana enviándolo a la correcta

– Si llegase a existir devolución de correo, con la dirección debidamente determinada, se notificará por aviso en un diario de amplia circulación.

– Si se desconoce la dirección, podrá notificarse mediante la figura de la publicación en un diario de amplia circulación.

II.  LA DIRECCIÓN DE NOTIFICACIÓN

La notificación de los actos administrativos, aplicando la regla general de notificación deberá efectuarse a la dirección informada por el contribuyente o declarante en la última declaración del respectivo impuesto, conforme lo establece el artículo 7º del Decreto Distrital 807 de 1993, recordémoslo.

“Artículo 7. Dirección para Notificaciones.   La notificación de las actuaciones de la administración tributaria distrital, deberá efectuarse a la dirección informada por el contribuyente o declarante en la última declaración del respectivo impuesto, o mediante formato oficial de cambio de dirección presentado ante la oficina competente.

Cuando se presente cambio de dirección, la antigua dirección continuará siendo válida durante los tres (3) meses siguientes, sin perjuicio de la validez de la nueva dirección.

Cuando no exista declaración del respectivo impuesto o formato oficial de cambio de dirección, o cuando el contribuyente no estuviere obligado a declarar, o cuando el acto a notificar no se refiera a un impuesto determinado, la notificación se efectuará a la dirección que establezca la administración mediante verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria.

(Inciso adicionado por el artículo 4 del Decreto 401 de 1999).  Cuando no haya sido posible establecer la dirección del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, por ninguno de los medios señalados en el inciso anterior, los actos de la Administración le serán notificados por medio de publicación en un diario de amplia circulación.

Parágrafo 1. En caso de actos administrativos que se refieran a varios impuestos, la dirección para notificaciones será cualquiera de las direcciones informadas en la última declaración de cualquiera de los impuestos objeto del acto.

Parágrafo 2. La dirección informada en formato oficial de cambio de dirección presentada ante la oficina competente con posterioridad a las declaraciones tributarias, reemplazará la dirección informada en dichas declaraciones, y se tomará para efectos de notificaciones de los actos referidos a cualquiera de los impuestos distritales.

Si se presentaré declaración con posterioridad al diligenciamiento del formato de cambio de dirección, la dirección informada en la declaración será la legalmente válida, únicamente para efectos de la notificación de los actos relacionados con el impuesto respectivo.

Lo dispuesto en este parágrafo se entiende sin perjuicio de lo consagrado en el inciso segundo del presente artículo.”

Es así que nos establece la norma como primera directriz, que la notificación de los actos administrativos debe ser remitida a la dirección informada por el contribuyente en su última declaración tributaria del respectivo impuesto, (o la que informa en formato de cambio de dirección, o la procesal) es decir que la información que sirve de base a tener en cuenta, nace precisamente de la información que suministra el contribuyente, siendo en principio esta dirección la que reposa en las bases tributarias, pues es tomada precisamente de las declaraciones presentadas por los contribuyentes. Así lo ha entendido el Consejo de Estado, cuando manifestó:

JURISPRUDENCIA. Dirección Correcta

“Contrario a lo argumentado por la parte demandada, considera la Sala que la información de la dirección, sí tiene efectos respecto a la notificación de los actos administrativos, uno de ellos es el artículo 563 del Estatuto Tributario que dispone que la notificación de las actuaciones de la Administración tributaria deberá efectuarse a la dirección informada por el contribuyente, en su última declaración de renta o de ingresos y patrimonio.

Comparte la Sala el criterio jurisprudencial de la Corte Constitucional , al decidir la exequibilidad de los literales b y c del artículo 580, así como del artículo 650-1 del Decreto  Ley 624 de 1989, cuando considera que “…, es claro que la información tributaria es el medio por el cual la Administración puede controlar el cumplimiento de los deberes ciudadanos para con el fisco y por ende, obtener el real recaudo de los dineros provenientes del pago de los impuestos, tasas y contribuciones, con los cuales se atiende el funcionamiento del aparato estatal y la satisfacción de las necesidades públicas, por lo que, la obligación formal de los contribuyentes, de suministrar a la Administración de Impuestos, la información de naturaleza fiscal que ésta requiera para el cumplimiento de sus funciones, deriva de la potestad impositiva del Estado y del consiguiente deber de tributación, los cuales se fundamentan en los artículos superiores 150-12, 338 y 363 en concordancia con el 95-9 ibídem” . (Consejo de Estado, Sentencia del 18 de mayo de 2001, exp. 11683, C.P. Juan Ángel palacio Hincapié).

Así mismo el parágrafo primero del artículo 7º del Decreto Distrital 807 de 1993, nos indica que en caso de actos administrativos que se refieran a varios impuestos, la dirección para notificaciones será cualquiera de las direcciones informadas en la última declaración de cualquiera de los impuestos objeto del acto.

Igualmente se establecen otras situaciones de forma puntual en las cuales se puede concluir que si el formato de cambio de dirección es posterior a la declaración, prima siempre la dirección establecida como de notificación en el formato de cambio de dirección para cualquier impuesto.

De otro lado tenemos que si existe declaración presentada con posterioridad al formato de cambio de dirección, la dirección de notificación reportada en la declaración tributaria, solamente tendrá efectos para el impuesto que fue declarado y no afecta la dirección del formato de cambio de dirección que continuará aplicando para los demás impuestos.

Sin embargo, pese a la claridad de la norma en materia de establecer la dirección de notificación, pueden darse las siguientes situaciones:

1 No existe declaración de impuesto ni formato de cambio de dirección

En este evento la notificación depende del tributo sobre el cual se esté adelantando el procedimiento, veamos:

a) Impuesto predial unificado.  Si el proceso que se adelanta corresponde a este impuesto, y no existe dirección alguna reportada en declaraciones tributarias o en formatos de cambio de dirección, debemos hacer uso de la regla prevista en el artículo 17 del Decreto Distrital 807 de 1993, que establece:

“Artículo 17. Declaraciones que se Tienen por no Presentadas.  (Modificado por el Artículo 4 del Decreto 362 de 2002.)

(…)

La declaración del impuesto predial unificado se tendrá por no presentada en los casos consagrados en los artículos 580 y 650-1 del Estatuto Tributario Nacional y cuando se omita o se informe equivocadamente la dirección del predio, salvo que corresponda a predios urbanizables no urbanizados y a los predios rurales. En el evento en que se omita o se informe equivocadamente la dirección del predio, la administración podrá corregir sin lugar a sanción algunos errores de dirección, si se informaron correctamente los datos de cédula catastral y/o matrícula inmobiliaria y no existe acto administrativo definitivo de sanción o aforo. Para efectos del impuesto predial unificado la dirección del predio se entenderá como la dirección de notificación del contribuyente, salvo que éste informe una dirección de notificación diferente.” (se subraya)

Quiere decir la norma transcrita, que cuando se trata del impuesto predial unificado y se desconoce la dirección de notificación, es plenamente válido entender la dirección del predio  como dirección de notificación.

¿Cualquier dirección de predio sirve como dirección de notificación?

No, si la notificación de los actos administrativos busca respetar el principio de la publicidad de los mismos, debemos entender que debe enviarse a una dirección de predio que sea susceptible de ser habitada, y por lo tanto pueda ser conocida por el destinatario de la notificación, es así que direcciones de parqueaderos (Gj) depósitos (Dp) lotes, no deben ser utilizados como direcciones de notificación.

b) Otros impuestos

Para los otros impuestos cuando no se encuentren direcciones de notificación en declaraciones tributarias correspondientes a cada tributo, o formatos de cambio de dirección, deberá en primera medida buscarse direcciones de notificación reportadas por el contribuyente en otros tributos que administre la Dirección Distrital de Impuestos, de ser encontrada una dirección de notificación reciente, en alguno de los otros tributos, deberá proceder a notificarse a esta dirección.

Caso en contrario, si no llegase a existir dirección de notificación en otros tributos, deberá proceder a determinar la dirección de notificación, haciendo uso de las facultades que el inciso  3º del artículo 7º del Decreto Distrital 807 de 1993, es decir establecer la dirección mediante verificación directa o mediante la utilización de información de directorios telefónicos (que es igual a la de la ETB, en el impuesto al deporte), Cámara de Comercio, DIAN, SETT, Supersociedades, direcciones procesales o direcciones reportadas en cumplimiento de la obligación de entregar información en medios magnéticos.

2. ¿El contribuyente informó una dirección procesal, esta aplica para todos los impuestos?

El artículo 8º del Decreto Distrital 807 de 1993, en cuanto al tema de la Dirección Procesal, establece:

“Artículo 8. Dirección Procesal.  Si durante los procesos de determinación, discusión, devolución o compensación y cobro, el contribuyente o declarante señala expresamente una dirección para que se le notifiquen los actos correspondientes del respectivo proceso, la Administración deberá hacerlo a dicha dirección.”

La disposición es clara en establecer que la dirección procesal básicamente aplica para el proceso que se adelanta, lo cual limitaría su aplicación como supletoria de la dirección consignada en las declaraciones o en el formato de cambio de dirección, quedando solamente establecida como forma accesoria, cuando no existe dirección de notificación con las direcciones consignadas en el directorio telefónico, DIAN, Cámara de Comercio, etc.

3. Se envió la notificación a la dirección encontrada pero la devolvió el correo, que procedimiento debe seguirse:

En este evento debe tenerse en cuenta lo siguiente:

a. Devolución de correo enviado a dirección errada

En este caso conforme lo establece el artículo 9º del Decreto Distrital 807 de 1993, aplican las reglas establecidas en el artículo 567 del Estatuto Tributario Nacional, a saber:

“Artículo 567. Corrección de actuaciones enviadas a dirección errada. Cuando la liquidación de impuestos se hubiere enviado a una dirección distinta de la registrada o de la posteriormente informada por el contribuyente habrá lugar a corregir el error en cualquier tiempo enviándola a la dirección correcta.

En este último caso, los términos legales sólo comenzarán a correr a partir de la notificación hecha en debida forma.

La misma regla se aplicará en lo relativo al envío de citaciones, requerimientos y otros comunicados.”

Es decir que de presentarse la situación planteada, debe la Administración Tributaria Distrital, proceder a enviar nuevamente la notificación  correcta, subsanando el error presentado en cualquier tiempo, aclarándose que de efectuarse esta situación, los términos legales sólo entrarán a regir a partir de la notificación en debida forma, siempre y cuando se encuentre dentro del término para efectuar la notificación.

b) Devolución de correo enviado a dirección correcta.

El mismo artículo 9º. del Decreto Distrital 807 de 1993, nos establece, que en el evento de enviarse la notificación a la dirección correcta, y la misma es devuelta por el correo, aplican las reglas del artículo 568 del Estatuto Tributario Nacional, a saber:

“Artículo 568. Notificaciones devueltas por el correo. Las actuaciones de la administración enviadas por correo, que por cualquier razón sean devueltas, serán notificadas mediante aviso en un periódico de circulación nacional o de circulación regional del lugar que corresponda a la última dirección informada en el RUT; la notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la administración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para el contribuyente, el término para responder o impugnar se contará desde el día hábil siguiente, a la publicación del aviso o de la corrección de la notificación.

Lo anterior no se aplicará cuando la devolución se produzca por notificación a una dirección distinta a la informada en el RUT, en cuyo caso se deberá notificar a la dirección correcta dentro del término legal.” (Artículo Modificado por el artículo 47 de la Ley 1111 del 27 de diciembre de 2006)

Nos precisa la norma transcrita, que en todo caso, si llegase a ser devuelta la correspondencia enviada a la direcciones correctas con causales tales como “cerrado”, “destinatario desconocido”, “Dirección insuficiente”, “Dirección no existe”, “rehusado” y “traslado”, deberá proceder la Administración Tributaria Distrital a notificar en debida forma mediante la figura de la notificación por aviso, es decir publicando en un periódico de circulación nacional o regional. Para efectos del término de conteo, se entenderá notificado por la administración desde la fecha de introducción al correo y para el administrado se contará el término a partir del día hábil siguiente al de la notificación por aviso.

4. No fue posible establecer dirección alguna para notificar el acto administrativo, ¿Cómo debe surtirse la notificación?

El artículo 7º del Decreto Distrital 807 de 1993, establece que cuando no haya sido posible determinar la dirección del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, por ninguno de los medios que señala el mismo artículo, los actos de la Administración le serán notificados por medio de publicación en un diario de amplia circulación.

5. Es viable que conjuntamente con el medio procesal aplicable para efectos de la notificación, ¿la administración utilice de forma paralela la figura de la notificación por aviso?.

Si, si bien dentro de las etapas procesales, se está limitando la notificación por aviso o por publicación a casos particulares, no es menos cierto que con la notificación se busca proteger el principio constitucional del debido proceso, ya que esta notificación como se indicó anteriormente, es el mecanismo mediante el cual se dan  a conocer las decisiones de la administración, es decir establece la garantía que tienen los administrados de conocer las decisiones u obligaciones que la administración pretende hacerle efectivas.

Por lo cual, el efectuar de forma simultánea a la notificación establecida dentro de los términos procesales, una notificación por publicación, no es más que reforzar el mecanismo de divulgación de las actuaciones  administrativas en defensa del debido proceso como pilar de nuestro ordenamiento jurídico.

Es lógico precisar, que esta notificación paralela, no subsana los errores que dentro del proceso de notificación se presenten, e incluso puede llegar a carecer de valor alguno si la administración no efectúa la notificación conforme con las reglas procedimentales establecidas en los puntos anteriores.

III. CONSTANCIA O PRUEBA DE NOTIFICACIÓN.

Teniendo en cuenta que la Secretaría Distrital de Hacienda maneja una parte de su correspondencia por correo certificado haciendo uso de los servicios especializados que brinda ADPOSTAL, y la entrega de otras notificaciones haciendo uso de otros tipos de entrega de correspondencia, a través de otros servicios de mensajería especializada, realizaremos este estudio partiendo de los dos tipos de prestatarios del servicio de correspondencia, así:

ADPOSTAL

El punto a analizar es que aunque la administración puede comprobar que envió la notificación del acto dentro del término, no tiene constancia de la entrega efectiva del mismo, pero tampoco le consta que no haya sido entregado, máxime aún cuando el servicio de correo que contrató, es el que brinda la máxima garantía de entrega, siendo ese primordialmente el objetivo del correo certificado.

Sin embargo algunos actos enviados a notificar carecen del acuse de recibo que la entrega del acto como tal debe generar, no porqué sobre los mismo no se haya establecido el procedimiento correcto para la notificación, sino que sobre ellos, quien realizaba la tarea de entrega, bajo la figura del correo certificado, no diligencia el acuse o si los diligenció, no allegó la documentación pertinente que demuestre que efectivamente se efectuó la entrega del acto ni tampoco comprueba que el mismo fue devuelto en su defecto.

CAPITULO XVI

De los recomendados o certificados

(…)

Artículo 137. El fin primordial de recomendado es que al remitente le queda una constancia escrita de la clase de su envío, de que éste sea entregado al destinatario, mediante recibo especial, y de que la Administración de Correos responda por la pérdida del envío recomendado en los términos señalados en  éste decreto.

(…)

Transmisión de Envíos Recomendados

Servicio Interior

Artículo 201.- Para el despacho de los recomendados dentro de la República se observarán las reglas siguientes

(…)

b) El día de salida del correo que debe conducir los recomendados, el empleado los anotará en la planilla perteneciente a cada despacho de recomendados, con todos los detalles que ésta prescribe.  Un duplicado de la planilla quedará en la oficina, para formar el libro de despacho.

(…)

Entrega de Recomendados o Certificados

Servicio Interior.

Artículo 323.  Los recomendados deberán entregarse siempre bajo recibo y únicamente al destinatario o a la persona a quien  éste haya dado poder o autorización por escrito para este caso especial.  En uno u otro caso será obligatorias la identidad el interesado.  Las autorizaciones correspondientes al destinatario se conservarán con los recibos.  En las poblaciones que tengan nomenclatura urbana, se pondrá debajo de la firma, para el caso de que haya necesidad e cualquier aclaración la indicación del domicilio del destinatario.

Los envíos recomendados dirigidos al cuidado de una persona o entidad no podrán entregarse sino a esta o por su orden, al otro destinatario indicado en la dirección.  Los avisos de llegada se enviarán a ambos, en los términos previstos en el artículo 663

Artículo 324. Los recomendados con aviso de recibo se inscribirán en el libro de recibo y entrega con la anotación “A.R.” en la columna de observaciones.  Cuando el destinatario se niegue a firmar el aviso de recibo, se considerará el envío como rehusado y se hará constar esta circunstancia en el mismo aviso y en la columna de observaciones del referido libro.

(…)

Artículo 328.  Para la entrega a domicilio de los recomendados, las oficinas autorizadas al efecto se ceñirán a las disposiciones siguientes:

a) Los recomendados se remitirán al servicio de Correos urbanos bajo recibo en el libro de recibo y entrega, o en caso de conveniencia en un libro especial.

b) Se abrirá en el servicio de correo urbano un registro de los recomendados que reciban los carteros, el cual contendrá: el número del libro de recibo y entrega, el número originario del recomendado, el nombre de la oficina de origen, el nombre y domicilio del destinatario, la indicación de si el envío se ha entregado o no, y las observaciones conducentes.  La indicación –A.R.- cuando se trate de envíos con cuse de recibo se hará constar entre las observaciones.

(…)

d) A cada recomendado se acompañará una fórmula especial de recibo llenada debidamente, de acuerdo con las indicaciones impresas, para los envíos con acuse de recibo, la fórmula correspondiente remitida por la oficina de origen.

e) Cuando el cartero no encuentre al destinatario o a su apoderado en el domicilio, podrá entregar los recomendados sin acuse de recibo a un miembro adulto de la familia del destinatario, los recomendados con acuse de recibo, deberán entregarse exclusivamente al destinatario o a su apoderado.

f) Los carteros darán cuanta a su inmediato superior del resultado de cada reparto, devolviendo los recomendados no entregados o entregando los recibos o avisos de recibo, según el caso y cuidando de que en el registro, en el cual se le carga dichos envíos, se hagan las anotaciones concernientes a su descargo.  Al reverso de los recibos deberán indicar, con su forma, la persona a quien hayan entregado el respectivo recomendado y la manera como ésta se haya identificado, por ejemplo (…)”

h) Los carteros buscarán a los destinatarios de los recomendados hasta tres veces, y si a la tercera vez no los encontraran, les dejarán un aviso en el domicilio para que concurran a la oficina a recogerlos y devolverán a esta los recomendados con indicación de la causa de devolución. (Subraya ajena a texto original)

Como se aprecia, el correo certificado tiene reglas claras que buscan dar garantía al remitente, sobre que efectivamente el correo por él enviado llegue a su destino o en su defecto sea devuelto indicándose las causales de la devolución.

Coadyuva a reafirmar lo manifestado, el Decreto 229 de 1995 , en el cual se establecen entre otras las definiciones de lo que debe entenderse por servicios de correos (Art. 4), los servicios especiales de correo (art. 5), las obligaciones de los concesionarios de correos (Art. 26) y las más importantes, los derechos de los remitentes (Art. 30) y la devolución del correo (Art. 33), cuando no es posible su entrega, veamos esas normas:

“ART. 4º—Servicio de correos. Se entiende por servicio de correo la prestación de los servicios de giros postales y telegráficos, así como el recibo, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales, transportados por las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, debidamente autorizadas por concesión otorgada mediante contrato, por el Ministerio de Comunicaciones vía superficie y/o aérea, a través de la red oficial de correos, dentro del territorio nacional e internacional.

 (…)

ART. 5º—Servicios especiales y financieros de correos. Los servicios especiales de correos estarán a cargo de los concesionarios de los servicios de correos y comprenden los servicios tradicionales de correo recomendado o certificado, asegurado, de entrega inmediata, de correo expreso,  apartados postales, lista de correos, respuesta comercial, acuse de recibo, cupón de respuesta internacional, solicitud de devolución o modificación de dirección, almacenaje, así como los nuevos servicios que implementen los concesionarios en orden a ofrecer un servicio de alta calidad que satisfaga los requerimientos de los usuarios.

(…)

ART. 26.—Obligaciones de los concesionarios y licenciatarios. Es obligación de los concesionarios y licenciatarios entregar los envíos de correspondencia y demás objetos postales a los destinatarios, en las mismas condiciones en que fueron confiados al servicio postal.

ART. 30.—Derechos de los remitentes. Los remitentes de los envíos de los servicios postales tienen los siguientes derechos, sin perjuicio de las acciones judiciales pertinentes y de las acciones que les confiere el ejercicio de sus derechos fundamentales:

1.  Obtener la devolución de los envíos que no hayan sido entregados a los destinatarios.

(…)

ART. 33.—Devolución de los envíos postales. Los usuarios de los servicios de correos,  tendrán derecho a la devolución de los envíos cuando éstos no puedan ser entregados a su destinatario.”

Es así, que atendiendo la garantía que la utilización del correo certificado da a la administración de la entrega de la correspondencia, la Secretaría Distrital de Hacienda celebró convenios Inter.-administrativos con ADPOSTAL,  en los cuales se establecen entre otras como cláusulas compromisorias:

Convenio Inter.-administrativo 24 de 2001.

PRIMERA.- OBJETO: ADPOSTAL, Se compromete para con el DISTRITO a prestarle el servicio de admisión, curso y entrega de la correspondencia y demás envíos postales que el DISTRITO le confíe, con el carácter de correo certificado y postexpress, observando las normas legales y reglamentarias existentes sobre esta materia para el área urbana de Bogotá D.C. y a nivel nacional, (…)

SEGUNDA.- OBLIGACIONES DE ADPOSTAL: (…) 2.5) Entregar a los destinatarios de envíos de correspondencia, objetos postales y notificaciones, en la dirección del domicilio señalado en el envío, en los siguientes plazos máximos de tiempo, los cuales deben entenderse como días hábiles que se contarán a partir del día siguiente a aquél en el que sea recibido el envío por parte del contratista: a)- Envíos urbanos, dos (2) días para la entrega cuando sea certificado y postexpress;  b)-  Envíos entre Bogotá D.C. y ciudades capitales, tres (3) días para correo certificado y postexpress (…) 2.6) Devolver diaria y debidamente revisadas , firmadas, fechadas y selladas dos copias de la planilla de remisión del correo certificado debiendo conservar en sus archivos los originales de las mismas. 2.7) Devolver los acuses de recibo y/o envíos en devolución dentro de los Siguientes plazos máximos. A) Envíos Urbanos, tres (3) días hábiles  (…) 2.16) Responder por las pérdidas totales o parciales de los envíos de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1418 de 1945 y en el artículo 20 del Decreto 229 de 1995”

Es así que la firma ADPOSTAL, mediante oficio 2.99-02-2-1030 del 10 de junio de 2005, suscrito por su Directora, la Dra. Luz Stella Páez Cañón, al explicar a la Secretaría de Hacienda el procedimiento de entrega de los correos certificados afirmó:

“3. El procedimiento de entrega del correo certificado es el siguiente:

a.   A la entrega del correo a la oficina postal de distribución, el jefe de reparto procede a hacer entrega de los envíos a los carteros que tienen bajo su responsabilidad un sector asignado.

b.  El cartero relaciona cada uno de estos envíos en la planilla de entrega de certificados a domicilio, cuyo registro es verificado y confrontado con los envíos físicos por parte del supervisor de distribución.

c.  Seguidamente, el cartero organiza los envíos basándose en el enrutamiento lógico de su sector y sale a efectuar la gestión de entrega el día correspondiente.

d.  Para el caso del correo certificado, el cartero realiza hasta tres intentos de entrega en un lapso no mayor de dos días.

e.  En el momento del contacto con el destinatario, hace firmar la planilla de entrega de certificados a domicilio donde consta el recibo del envío y hace la entrega física del envío.

f.  Al final de la jornada vuelve a la oficina postal y el supervisor realiza el control de las entregas efectivas y recibe las devoluciones de los envíos que no pudieron ser entregados; a cada una de estas devoluciones se les identifica el motivo de devolución en la parte posterior del sobre.

g.  Las devoluciones  son cursadas hacía la central de clasificación de cada regional, la cual relaciona y envía dichas devoluciones a los remitentes.

4. Los envíos que no son entregados a sus destinatarios son devueltos a los remitentes con la respectiva causal de devolución cumpliendo con lo estipulado en los procedimientos de las normas postales. (…)”

Puede concluirse que siendo el servicio de correo certificado (recomendado), servicio exclusivo, regulado por el Decreto 1418 de 1945, diseñado para el manejo de toda clase de correspondencia que a juicio del remitente requiera de tratamiento especial o con seguimiento y control en todos sus procesos a nivel nacional. Una vez impuesto el envío en la oficina postal, recibe el remitente un comprobante de imposición. La distribución o entrega se realiza en cada dirección,  destino, obteniendo la firma e identificación de quien recibe el envío en planillas de ADPOSTAL, por lo cual es el único aceptado como prueba judicial, y por eso se utiliza para el manejo de toda clase de correspondencia que requiere de un tratamiento especial, que tiene unas características puntuales  a saber:

– Control y seguimiento de los procesos de recepción, transporte y entrega a domicilio.

– Comprobante de depósito para el remitente y entrega bajo firma en la dirección del destinatario.

– Cobertura nacional.

– Adpostal responde por cualquier eventualidad e indemniza siempre que no sea caso fortuito o de fuerza mayor.

– Devolución de los envíos no entregados.

Quiere decir lo anteriormente trascrito, que existiendo la obligación al concesionario de correo por parte de la norma y del convenio suscrito con la Administración Tributaria Distrital, de entregar la correspondencia  y en su defecto al no poder efectuar esta entrega devolver la misma al remitente estamos frente a una situación que puede concluirse así:

A) En los casos en donde a pesar de la inexistencia del acuse de recibo, el contribuyente continúa con el desarrollo del mismo, interviniendo activamente dentro del proceso, estaríamos frente a una notificación por conducta concluyente,

Respecto de la notificación por conducta concluyente, tenemos que más que un medio, es una inferencia que se obtiene de la actitud de un sujeto procesal, que sin haber sido notificado de un proveído que debía conocer, interpone recurso contra el mismo o actúa en diligencia o trámite a que se refiere el pronunciamiento.

Cuando se hubiere omitido notificación, o se hubiere hecho en forma irregular a quién debió hacerse personalmente, se entenderá cumplida para todos los efectos, si la persona hubiera actuado en diligencia o trámite a que se refiere la decisión, o interpuesto recurso contra ella o de cualquier forma la menciona en escrito o diligencia que se encuentre en el expediente. Esta clase de notificación es un medio de convalidación de actuaciones irregulares.

La notificación por conducta concluyente es una garantía tanto para la administración como para el administrado, que no se da por sí sola sin que medie comportamiento del que se deduzca inequívocamente el conocimiento del acto; y que le abre así las puertas para el control de los actos administrativos cuando la administración no cumple con el deber de notificación que tiene. Y es por eso que la persona, que debiendo ser notificada personalmente, por correo o por cualquier otro medio, de un acto que lo perjudica o afecta, puede asumir las siguientes actitudes: aceptar que lo conoce para conformarse con él; recurrirlo gubernativamente cuando ello sea posible o impugnarlo jurisdiccionalmente cuando no tenga recursos o sólo sea susceptible de reposición.

La notificación por conducta concluyente es predicable en ordenamiento tributario, con arreglo a las circunstancias señaladas en el artículo 330 del Código de Procedimiento Civil

“ART. 330. Notificación por conducta concluyente. Cuando una parte o un tercero manifieste que conoce determinada providencia o la mencione en escrito que lleve su firma, o verbalmente durante una audiencia o diligencia, si queda constancia en el acta, se considerará notificada personalmente de dicha providencia en la fecha de presentación del escrito o de la audiencia o diligencia.

Cuando una parte retire el expediente de la secretaría en los casos autorizados por la ley, se entenderá notificada desde el vencimiento del término para su devolución, de todas las providencias que aparezcan en aquél y que por cualquier motivo no le hayan sido notificadas.

Cuando el escrito en que se otorgue poder a un abogado se presente en el juzgado de conocimiento se entenderá surtida la notificación por conducta concluyente de todas las providencias que se hayan dictado, inclusive el auto admisorio de la demanda o del mandamiento de pago, el día en que se notifique el auto que reconoce personería, a menos que la notificación se haya surtido con anterioridad.

Cuando se decrete la nulidad por indebida notificación de una providencia, ésta se entenderá surtida por conducta concluyente al día siguiente de la ejecutoria del auto que la decretó o de la notificación del auto de obedecimiento a lo resuelto por el superior. “

Para finalizar, debemos revisar algo de la jurisprudencia sobre el asunto:

JURISPRUDENCIA. “Tanto el Artículo 209 de la Constitución Política como el Artículo 3º del C.C.A., tienen estatuido que uno de los principios que debe orientar la función administrativa, y dentro de ésta las actuaciones administrativas, es el de la publicidad, que para el caso de los actos administrativos de carácter particular se traduce en ponerlos en conocimiento del interesado a través de su notificación. El C.C.A. tiene previstas tres formas de notificación, a saber: la personal, por edicto y por conducta concluyente.

Respecto de la notificación personal, los artículos 44 y 47 ibidem prevén que si no hay un medio más eficaz de informar al interesado, ella se practica enviando a éste por correo certificado una citación a la dirección por él señalada, bien sea en su petición inicial o en la nueva que hubiere reportado con posterioridad, dentro de los cinco días siguientes a la expedición del acto.  En lo tocante a su práctica consagran dichos preceptos que se realiza entregando al notificado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto e informándole al mismo en el texto de la notificación o en la parte resolutiva del acto —como es la práctica inveterada en Colombia, sobre los recursos gubernativos que proceden, ante que autoridad deben interponerse y los plazos para hacerlo.

En cuanto se refiere a la notificación por edicto el Artículo 45 ibidem prescribe que ésta tiene carácter subsidiario, pues procede cuando no se pudiere hacer la notificación  personal dentro de los cinco días siguientes al envío de la citación.  En lo que respecta a su práctica prevé dicha disposición que se efectúa mediante la fijación de un edicto en un lugar público del respectivo Despacho, por el término de diez días, con inserción de la parte resolutiva del acto.

Debe constar igualmente la información acerca de los recursos gubernativos que proceden, ante qué autoridad deben interponerse los plazos para hacerlo. En lo que concierne a la notificación por conducta concluyente el Artículo 48 ibidem prevé que ella tiene por finalidad convalidar o legitimar la falta o irregularidades en la notificación personal  o por edicto y sólo procede en dos eventos: cuando el interesado conviene con el acto, esto es, está de acuerdo con el contenido del mismo; o cuando el mismo utiliza en tiempo los recursos gubernativos procedentes.”

JURISPRUDENCIA. Basta con mencionar que se conoce determinada providencia para que opere esta clase de notificación. «(…) dejando de lado la discusión sobre si la demandada intentó o logró darse por notificada o si debía concurrir al despacho para ello, es lo cierto que para la notificación por conducta concluyente basta que la parte mencione la providencia (CPC, art. 330 «o la mencione en escrito que lleva su firma»). Entonces si la abstrusa construcción gramatical empleada no permite descifrar la intención de las partes, sí revela que se trata de un escrito que lleva firma auténtica de la demandada y allí se hace mención al auto de mandamiento de pago librado en contra de aquella demandada.

En suma basta que haya un escrito, de autoría de una de las partes y, que haga mención a la providencia pendiente de notificación, sin que sea necesario descifrar la intención de las partes». 

Respecto de la notificación por conducta concluyente y sus efectos en cuanto a la oportunidad de la actuación de la Administración como del interesado, le corresponde a la primera verificar o desvirtuar, con base en la información o pruebas de que disponga, la fecha en la cual según el interesado ocurrió la pretendida notificación.

B) Cuando no existe acuse de recibo, pero tampoco devolución de la correspondencia, debe basarse la administración en el diligenciamiento por parte del funcionario de correo, de la planilla de entrega del correo y por consiguiente, la no devolución del acto administrativo por parte de la oficina de correo.  Como prueba es insuficiente pero es un factor indicativo que el correo como tal,  llegó a su destinatario, situación que como todas las presunciones, admite prueba en contrario, es decir que el contribuyente puede desvirtuar la notificación endilgada, cuando pueda demostrar que no se entregó el correo, que la información que contienen las planillas de entrega no es la dirección de notificación, etc. haciendo valer su derechos de defensa y contradicción, en los procesos de determinación y cobro.

OTROS OPERADORES DE MENSAJERIA ESPECIALIZADA DIFERENTES A ADPOSTAL.

Tal como se indicó en el concepto 993 del 22 de septiembre de 2003, para notificar las actuaciones administrativas se puede hacer uso de medios de correspondencia diferentes al correo certificado, recordemos apartes de este concepto:

“El artículo 5º de la Ley 788 del 2002  por la cual se llevó a cabo la última reforma tributaria modificó el artículo 566 del Estatuto Tributario Nacional que establece el procedimiento de la notificación por correo y determinó que la Administración Tributaria podría notificar los actos administrativos proferidos y que fueren notificados por correo, a través de cualquier servicio de correo; eliminando de esta manera la exclusividad que el Decreto 2150 de 1995 había ordenado para esta función al servicio de la Administración Postal Nacional.

Artículo 5º. Notificación por correo. Modifícase el artículo 566 del estatuto Tributario, el cual queda así:

“Artículo 566. Notificación por correo. La notificación por correo se practicará mediante entrega de una copia del acto correspondiente en la dirección informada por el contribuyente a la Administración.

La Administración podrá notificar los actos administrativos de que trata el inciso primero del artículo 565 de este Estatuto, a través de cualquier servicio de correo, incluyendo el correo electrónico, en los términos que señale el reglamento”.

Sin embargo, de acuerdo con el artículo 37 de la Ley 80 de 1993 reglamentada por el Decreto  Presidencial 229 de 1995 los servicios postales comprenden la prestación de los servicios de correo y de mensajería especializada, en donde se entiende por servicio de correo la prestación de los servicios de giros postales y telegráficos, así como el recibo, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales, transportados vía superficie y aérea, dentro del territorio nacional.

Por su parte establece la norma que se entiende por servicio de mensajería especializada, la clase de servicio postal prestado con independencia a las redes postales oficiales del correo nacional e internacional, que exige la aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección y entrega personalizada de los objetos transportados, vía superficie y aérea, en el ámbito nacional y conexión con el exterior.

Los servicios postales son un servicio público que consiste en la “recepción, clasificación y entrega de los envíos de correspondencia y otros objetos postales” y comprende la prestación del servicio de correo nacionales e internacionales  y el servicio de mensajería especializada.

El servicio de correo consiste en la prestación de los servicios de giros postales y telegráficos, así como el recibo, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales, a través de la red de correos, dentro del territorio nacional e internacional.  Así mismo existen los servicios especiales de correo que comprenden los servicios tradicionales de correo recomendado  o certificado asegurado, de entrega inmediata, de correo expreso, apartados postales,  etc, y los Servicios Financieros de Correos, que comprenden el servicio de cartas, impresos, paquetes y encomiendas con valor declarado y la prestación del servicio de giros postales y telegráficos.

Con relación a la mensajería especializada ésta determina, que se concede directamente  mediante licencia en régimen de libre competencia  y se prestará con independencia  de las redes postales oficiales de correo nacional e internacional (empresas de carácter privado), requiriendo para su funcionamiento del cumplimiento de ciertos requisitos como son el registro individual para cada envío, la recolección a domicilio cuando es solicitada por el cliente, la adopción de una guía para cada envío, el curso del envío, el tiempo de entrega etc., y la prueba de la entrega que consiste en que el usuario del servicio  puede exigir prueba de la entrega del   envío,   donde  conste  la  fecha  y   hora   de   entrega   y  firma   e identificación de quien recibe.

(…)

El mismo Decreto 229 de 1995 que reglamenta el servicio postal, definió también en el artículo 5º  los llamados servicios especiales de correo, como “servicios tradicionales de correo recomendado o certificado, asegurado de entrega inmediata, de correo expreso, apartados cupón de respuesta internacional, solicitud de devolución o modificación de dirección, almacenaje, así  como los nuevos servicios que implementen los concesionarios en orden a ofrecer un  servicio de alta calidad que satisfaga los requerimientos de los usuarios”

De la lectura del artículo 5º de la Ley 788 del 2002, que modifica el artículo 566 del Estatuto Tributario Nacional, y que faculta a la administración para  notificar los actos administrativos de que trata el inciso primero del artículo 565 del Estatuto Tributario Nacional a través de cualquier servicio de correo y de la sentencia proferida por la Honorable Corte Constitucional que declaró inexequible la expresión “ se entenderá surtida en la fecha de introducción al correo”, es preciso tener en cuenta que, cualquiera que sea el servicio de correo, debe garantizar a la entidad fiscal, los datos ciertos y necesarios a fin de que ésta pueda determinar la fecha exacta de la entrega de la copia del acto administrativo a la dirección informada por el contribuyente. (Se subraya)

De todo lo anterior se concluye que frente a la posibilidad de  utilizar los servicios de correo de entidades diferentes a Adpostal, para notificar actos oficiales de la administración tributaria, es preciso indicar que la expresión “ a través de cualquier servicio de correo” contenida en el artículo 5º de la Ley 788 del 2002,  permite  hacer uso tanto de los servicios de correo como de los de mensajería especializada para la cual puede contratarse con empresas autorizadas para ello. Sin embargo, si se opta  por usar como uno de los servicios de correo, el servicio de correo certificado, sólo puede ser contratado con ADPOSTAL por ser esta la única entidad que a la fecha tiene la concesión del servicio.

Es así que la Administración Tributaria Distrital ha hecho uso de mecanismo de notificación diferentes a ADPOSTAL, a través de la contratación de particulares que prestan el servicio de mensajería especializada, sobre la aplicación de las reglas de entrega y certificación de la misma implementadas por estas empresas privadas, es necesario entrar a revisar los términos de referencias en la contratación de los servicios que prestan las mismas.

En estos términos de referencia (tomaremos como ejemplo los establecidos en la Convocatoria Pública SHD-PMC-005-2005 dada su similitud con las convocatoria realizadas por la Secretaría Distrital de Hacienda), se establece:

“Decepcionar las devoluciones y acuses de recibo de la correspondencia externa enviada, de la siguiente forma

(…)

ii) Distribuir y entregar a los remitentes, las devoluciones y acuses de recibo de la correspondencia externa enviada, que ha sido llevada por el motorizado, realizando el control y seguimiento requerido.

iii) Entregar, a la persona encargada de correspondencia, en cada dependencia los soportes y planillas correspondientes donde conste el cumplido y los documentos no recibidos, con la respectiva justificación.

Se considerarán como únicas causales de devolución de los envíos las siguientes

a)- Rehusado; b)- Dirección deficiente; c)- No reside; d)- Cerrado; e)-No existe número

(…)

Notificaciones de la Dirección Distrital de Impuestos

Adicional a las relacionadas con la correspondencia general, el contratista realizará las siguientes actividades propias de las notificaciones de la Dirección Distrital de Impuestos.

Los responsables de notificaciones de la Dirección Distrital de Impuestos entregarán diariamente un archivo plano junto con los juegos de actos oficiales para notificar.

El contratista entregará diariamente a los mismos funcionarios lo siguiente:

– Reporte Impreso: que contiene el listado de actos oficiales notificados.

– Original de los actos oficiales notificados y guía de acuse o prueba de entrega.

– Archivo plano que contiene el listado de actos oficiales notificados, elaborando con el diseño técnico desarrollado por la Dirección de Sistemas de la Secretaría de Hacienda, referido en el 4.6.44 Obligaciones del contratista.

En el caso de que en la primera visita no se pueda efectuar la entrega por la causal “cerrado” se efectuará una segunda visita en el término de dos días hábiles.

(…)

4.2  TIEMPOS DE ENTREGA

El contratista deberá efectuar las entregas de acuerdo con los siguientes términos:

Tipo: Tiempo Máximo de entrega

Envíos Urbanos: 24 horas

Entrega de Guía: 2 días hábiles

Entrega de acuses de recibo correspondencia enviada a través de ADPOSTAL.         2 días hábiles después de recibidos de ADPOSTAL por el contratista

(…)”

En estos casos tenemos que las notificaciones a través servicios de mensajería especializadas contratados por la Secretaría Distrital de Hacienda, una vez entregado a la empresa contratista, debe ser entregada en cada dirección o destino, dentro del término establecido en el contrato (dependiendo del sitio de entrega) obteniendo la firma e identificación de quien recibe el envío en planillas del contratista, por lo cual es el único aceptado como prueba., y por eso se utiliza para el manejo de toda clase de correspondencia que requiere.

Quiere decir lo anteriormente trascrito, que existiendo la obligación del contratista del servicio de mensajería especializada dentro del contrato suscrito con la Administración Tributaria Distrital, de entregar la correspondencia  y en su defecto al no poder efectuar esta entrega devolver la misma al remitente estamos frente a una situación que puede concluirse así:

a) En los casos en donde a pesar de la inexistencia de la guía, el contribuyente continúa con el desarrollo del mismo, interviniendo activamente dentro del proceso, estaríamos frente a una notificación por conducta concluyente,  ya explicada anteriormente.

b) Cuando no existe guía, pero tampoco devolución de la correspondencia, debe en primera medida basarse la administración en el diligenciamiento por parte del contratista del archivo plano que contiene el listado de los actos oficiales notificados, por consiguiente, ante la no entrega del acuse de recibo o la no devolución del acto administrativo por parte del contratista, debe revisar el listado de actos oficiales notificados que debe entregar diariamente el contratista, como factor indicativo sobre que el correo como tal,  llegó a su destinatario, situación que como todas las presunciones, admite prueba en contrario.

Es decir que el contribuyente puede desvirtuar la notificación endilgada, cuando pueda demostrar que no se entregó el correo, que la información que contienen el listado de actos oficiales notificados no es la dirección de notificación, etc. haciendo valer su derechos de defensa y contradicción, en los procesos de determinación y cobro.

CONCLUSIONES

Como corolario y en cuanto tiene que ver con la utilización de servicios especializados prestados por ADPOSTAL, tenemos que nos encontramos frente a una situación fáctica que no nos permite identificar que el correo fue notificado pero tampoco nos precisa que fue devuelto, lo que nos lleva a que, observando el tipo de correo contratado y la efectividad casi plena que lo recubre (Correo certificado) no nos es dable argumentar que el acto administrativo no se notificó, por lo cual es nuestro deber continuar con el trámite del proceso a efecto de que en las etapas posteriores se determine con el contribuyente, si se surtió o no la debida notificación.

De otro lado y en cuanto tiene que ver con otros operadores de mensajería especializada, es más fácil el control, dada la opción de recibir diariamente no solamente el acuse de recibo o la devolución de correo, sino que además se dispone con esta misma periodicidad del listado de actos notificados, debiéndose continuar con el proceso.

Como corolario de lo anterior, tenemos que frente a una situación fáctica que no nos permite identificar que el correo fue notificado pero tampoco nos precisa que fue devuelto, lo que nos lleva a que observando el tipo de correo contratado y la efectividad casi plena que lo recubre, no nos es dable argumentar que el acto administrativo no se notificó, por lo cual es nuestro deber continuar con el trámite del proceso a efecto de que en las etapas posteriores se determine con el contribuyente, si se surtió o no la debida notificación.

CODIGO UNICO DISCIPLINARIO, LEY 734 DE 2002

 “Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público: (…) 2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función.

(…)

Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido: 1. Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitución, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo. (…) 7. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado. (…)”

Cordial saludo

C.C. Ivan Enrique Quasth Torres, subdirector de  Impuestos a la Propiedad

Rafael Duque Pabón: Subdirector de Impuestos a la Producción y al Consumo

Elaboró: Harold Ferney Parra Ortiz

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